Digitalisierung : Am papierlosen Büro führt kein Weg vorbei

640 Prozent innerhalb von zehn Jahren: Ein derartiger Wachstumsschub bringt die Augen jedes Betriebswirtschaftlers zum Leuchten. Die 16-köpfige HR-Abteilung der Mediengruppe Westfälischer Anzeiger in Hamm brachte diese Entwicklung allerdings an die Kapazitätsgrenze. Das Medienunternehmen gehört zu den größten in Westfalen und ist zugleich Teil der fünftgrößten Zeitungsgruppe Deutschlands, der Ippen-Gruppe mit mehr als 30.000 Mitarbeitern. Rund die Hälfte davon wird in der HR-Abteilung in Hamm verwaltet. „Als ich vor zehn Jahren anfing, habe ich 2.500 Abrechnungen betreut. Ende dieses Jahres werden es 16.000 Abrechnungen in meinem Verantwortungsbereich sein. Diesen Zuwachs von 640 Prozent können wir nur durch effiziente Prozesse stemmen“, sagt Eva-Maria Post, Leiterin Personalmanagement bei der Mediengruppe.

Automatisierung spart Zeit und Nerven

Die Grundlage dafür schafft das Unternehmen seit Jahren durch eine kontinuierliche digitale Transformation. Stichwort papierloses Büro: Schon seit 2001 arbeitet der Westfälische Anzeiger mit der Personalabrechnung und elektronischen Zeiterfassung von Sage. „Wir haben Schritt für Schritt geprüft, welche Aufgaben bei uns im Haus einen hohen administrativen Aufwand erzeugen und welche Unterstützung Softwarelösungen hier bieten“, erklärt Eva-Maria Post. Etwa bei Urlaubsanträgen, die zur Prüfung und Freigabe in Papierform durchs Haus schwirrten. „Der elektronische Weg über das Mitarbeiterportal ist um Längen zeitsparender und schont die Nerven aller Beteiligten“, so die HR-Leiterin. Auch die monatliche Bereitstellung der Lohnscheine sei früher sehr aufwendig gewesen. „Ein Kraftakt bei der Anzahl an abzurechnenden Mitarbeitern.“ Seit die Mitarbeiter ihre Lohnscheine elektronisch erhalten, ersetzt ein Knopfdruck das bisherige Ausdrucken, Kuvertieren und Verschicken. Die Basis dafür schafft eine digitale Personalakte, also ein Dokumentenmanagement-System (DMS) speziell für den HR-Bereich.

Das Beispiel der Mediengruppe Westfälischer Anzeiger zeigt: Mit Hilfe von DMS lässt sich das Papier- und Dateichaos nicht nur im Personalbüro, sondern im gesamten Unternehmen mühelos in den Griff bekommen. Ein wichtiger Schritt zu schlankeren Prozessen und mehr Effizienz. Trotz dieser Vorteile verwaltet nicht einmal jedes zweite (47 Prozent) kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland seine Dokumente digital. Bei großen Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern sind es dagegen stolze 96 Prozent.

Das ergab die Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ des Branchenverbandes Bitkom. Dabei bescheinigen Mittelständler, die eine Lösung zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen einsetzen, ihrer Software einhellig einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz beim Zugriff auf Informationen (94 Prozent) sowie eine bessere Daten- und Informationssicherheit im Umgang mit Dokumenten (78 Prozent). „Effizientes und rechtskonformes Informationsmanagement ist ein wesentlicher Vorteil für mittelständische Unternehmen, der mit der digitalen Dokumentenverwaltung einhergeht“, erklärt Nils Britze, Bitkom-Experte für digitale Geschäftsprozesse.

Auf einen Blick: alle Vorteile eines DMs

• elektronisches Archivieren aller gescannten und digitalen Dokumente
• strukturierte Dokumentenablage
• schneller, standortunabhängiger Zugriff, auch mobil
• schnelle und einfache Recherche
• optimale Transparenz und Aktualität
• Qualitätssteigerung (weniger Fehler, zufriedene Kunden)
• Produktivitätssteigerung
• Zeitersparnis durch optimierte Prozesse
• standardisierte Arbeitsprozesse
• Verbesserung der internen Kommunikation
• einfaches Änderungsmanagement
• Vermeidung von Dubletten
• zuverlässige Umsetzung von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Einsparungen bei Räumen (Archive) und Büromaterial • Schutz vor Verlust und Diebstahl

Mehr als ein digitales Ablagesystem

„Dadurch erhalten Unternehmen etwa Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben“, so Britze.

Ein DMS ist jedoch viel mehr als ein digitales Ablagesystem, das Papierverbrauch und Druckkosten reduziert: Es ist das Informationszentrum eines Unternehmens und vereinfacht das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten aller Art. Eine weitere Aufgabe ist die sogenannte Versionskontrolle: Dadurch wird nachvollziehbar, wann welches Dokument von wem geändert wurde und welches die genehmigte Schlussversion ist. „Ein DMS schafft also eine einheitlich strukturierte, vollständige und zentrale Dokumentenverwaltung: Alle Informationen – gleichgültig, aus welcher Quelle sie ursprünglich stammen – sind jederzeit und an jedem Standort in der korrekten Version abrufbar“, sagt Christian Zöhrlaut, Director Products Medium Segment bei Sage. Das setzt jedoch voraus, dass das Dokumentenmanagement-System nahtlos mit sämtlichen IT-Systemen verzahnt ist, in denen Dokumente erstellt oder genutzt werden.

Wie funktioniert elektronisches Dokumentenmanagement?

Grundsätzlich umfasst ein DMS also nicht nur die Dokumente selbst, sondern auch die Möglichkeit, sie strukturiert in digitalen Akten abzulegen und revisionssicher zu archivieren. Der Vorteil: Dank Volltextsuche sowie Filter- und Sortierungsmöglichkeiten lässt sich jedes beliebige Dokument auf Knopfdruck finden. Zudem können Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt, von jedem Ort und über jedes Endgerät direkt auf Akten und gewünschte Unterlagen zugreifen. Ein wichtiger Mehrwert, angesichts des immer größeren Wunsches vieler Beschäftigter nach flexiblen Arbeitsmodellen.

Der Nutzen eines DMS ist aber auch deshalb so groß, weil es grundlegende Änderungen für Arbeitsabläufe mit sich bringt. So lassen sich beispielsweise darüber auch Freigabeprozesse mühelos steuern: Mit Hilfe hinterlegter Workflows werden alle Beteiligten informiert, können sich erforderliche Unterlagen aus der entsprechenden Akte im Handumdrehen auf den Bildschirm holen und per Mausklick kommentieren und abgeben. „Der Zugriffsschutz auf Dokumente wird in der Regel durch das DMS selbst gewährleistet, und zwar ganz einfach durch ein Rollenkonzept, in dem Benutzergruppen, Zugriffsrechte und Sicherheitsstufen klar definiert sind“, so Christian Zöhrlaut. Dabei werden jeder Dokumentenart die entsprechenden Benutzergruppen mit ihren jeweiligen Lese-, Schreibund Änderungsrechten zugeordnet. Auch Genehmigungs- und Kontrollprozesse oder das Vier-Augen-Prinzip zur Qualitätssicherung lassen sich mit einem DMS zuverlässig steuern. Das stellt sicher, dass vertrauliche Dokumente wie beispielweise Gehaltsabrechnungen oder Einkaufskonditionen nicht in die falschen Hände geraten und sämtliche Compliance-Vorgaben zuverlässig eingehalten werden. Ein wichtiger Vorteil. Immerhin sind laut einer IDC-Umfrage drei von vier Unternehmen aufgrund fehlerhafter Verarbeitung von Dokumenten schon einmal gehörig ins Schwitzen gekommen, fast jedes Vierte hatte dadurch sogar Verluste zu beklagen.

Mehr Zeit für wichtige Aufgaben

Mit einem DMS lässt sich also nicht nur die immer größere Informationsflut in den Griff bekommen und gezielt steuern, auch der Organisationsaufwand bei Freigaben und der Bereitstellung von Informationen sinkt. „Das zahlt sich bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten und -dokumenten über eine digitale Personalakte nachweislich aus“, betont Christian Zöhrlaut. Davon kann auch die Mediengruppe Westfälischer Anzeiger ein Lied singen. Das Unternehmen nutzte vor rund zwei Jahren einen Umzug, um mit Hilfe von Sage einen großen Schritt in Richtung papierloses Büro zu gehen. „Wir haben uns damals entschieden, dass wir ein fast papierloses Büro haben wollen und Aktenschränke mit Papierakten der Vergangenheit angehören“, erinnert sich HR-Leiterin Eva-Maria Post. Das war leichter gesagt als getan: Die rund 15.000 Personalakten wurden jeweils an zwei Standorten geführt – in der Personalabteilung und in der Geschäftsführung.

Daher mussten die Akten zunächst zusammengeführt und inhaltlich auf einen gemeinsamen Stand gebracht werden, bevor sie digitalisiert und in der digitalen Personalakte abgelegt werden konnten. Danach war schnell klar: Der Aufwand hat sich gelohnt. Heute möchte niemand in der HR-Abteilung mehr auf die digitale Personalakte verzichten. Eva-Maria Post: „Der komplette Prozess hat sich geändert: Die 800 Blatt Posteingang werden täglich unter Verwendung von QR-Codes gescannt und automatisch in Sage HR abgelegt. Wir sparen dadurch jährlich 600 Arbeitsstunden für die Ablage. Und nebenbei macht das Arbeiten gleich mehr Spaß. Früher ist diese Arbeit auch gerne mal liegengeblieben.“

Anderswo ist man davon jedoch noch meilenweit entfernt: Vielerorts wühlen sich Personaler Tag für Tag durch Aktenberge und sortieren Bewerbungsunterlagen, Personalfragebögen, Einstellungsbeurteilungen, Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsänderungen, Krankheitsbescheinigungen oder Abmahnungen ein und aus. So ergab eine Studie der Unternehmensberatung Kienbaum und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung, dass Personalabteilungen durchschnittlich 39 Prozent ihrer Ressourcen für reine Administrationstätigkeiten benötigen. Optimal wären 15 bis 25 Prozent. Hinzu kommt die mühsame Suche, denn benötigte Dokumente liegen längst nicht immer am richtigen Ort. Da wundert es nicht, dass bei konventioneller Aktenhaltung etwa 15 Prozent der Arbeitszeit für die Recherche gewünschter Informationen verloren gehen.

Dank der Digitalisierung lassen sich diese zeitfressenden Verwaltungshürden allerdings mühelos überwinden. So steigert der Einsatz digitaler Lösungen die Effizienz im Personalwesen um 20 bis 30 Prozent. Das geht aus der Studie „Personal 4.0: Digital gestalten statt analog verwalten“ der internationalen Managementberatung Bain & Company hervor. „Beispielsweise stellt die digitale Personalakte eine effiziente Alternative zu manuellen administrativen Verwaltungsprozessen dar.

Alles unter einem Dach

Als zentrales und zuverlässiges Informations- und Ablagesystem bündelt die digitale Personalakte alle relevanten Mitarbeiterdaten und -dokumente in einem elektronischen Ordner – und zwar unabhängig von Dokumentart und Format. Neben Stammdaten, Personalnummer und anderen mitarbeiterrelevanten Informationen werden Eigenbelege wie Lohnabrechnungen in der digitalen Personalakte abgelegt. Auch externe Dokumente wie Originalzeugnisse, Krankmeldungen, unterschriebene Arbeitsverträge oder digitale Dokumente wie Rentenbescheinigungen lassen sich via Barcodescanner unkompliziert per Mausklick in der korrekten Akte ablegen. Das schont nicht nur die Nerven der Personaler. Es schafft Gestaltungsspielräume für wichtige Personalaufgaben, die der Mitarbeiterbindung dienen. Und es hilft, gesetzliche Anforderungen wie Aufbewahrungsfristen besser im Griff zu haben.

Den Mitarbeiter im Blick

Die digitale Personalakte hilft, jeden Mitarbeiter über die gesamte Dauer seines Arbeitsverhältnisses im Blick zu halten. Das betrifft Zielvereinbarungen ebenso wie Weiterbildungsmaßnahmen, Mitarbeiterbewertungen oder auch Vergütungsvereinbarungen und personenbezogene Projektdaten. „Damit legen Unternehmen den Grundstein, um Mitarbeiterentscheidungen nicht mehr aus dem Bauch heraus, sondern aufgrund fundierter Erkenntnisse zu treffen. Dadurch wird es möglich, jeden Mitarbeiter auf seinem Karriereweg individuell zu begleiten und gezielt weiterzuentwickeln“, erklärt Christian Zöhrlaut. Vor allem mittelständische Unternehmen mit 50, 250 oder 500 Mitarbeitern profitieren bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung von IT-Werkzeugen. Denn sie haben meist nur wenige Personalverantwortliche. Umso wichtiger ist es, sie so gut wie möglich von administrativen Tätigkeiten zu entlasten. Dabei geht es nicht nur um die Vermeidung von zusätzlichem Aufwand durch möglicherweise redundante Eingaben, unterschiedliche Vorgaben oder Bewertungen, sondern vor allem um die zentrale Verfügbarkeit aller Maßnahmen, Daten und Ergebnisse für alle Beteiligten zu jeder Zeit – ohne Medienbrüche. Das betrifft Zielvereinbarungen ebenso wie flankierende Weiterbildungsmaßnahmen, Mitarbeiterbewertungen oder auch Vergütungsvereinbarungen sowie personenbezogene Projektdaten – kurzum alle Maßnahmen, die im Verlauf des gesamten Arbeitsverhältnisses, von der Anwerbung bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters, durchgeführt werden.

Auch in Hamm profitieren davon Personalabteilung und Geschäftsführung der Mediengruppe Westfälischer Anzeiger. Sie erhalten durch die digitale Personalakte einen viel besseren Überblick über sämtliche mitarbeiterrelevanten Daten. „Alle neuen Dokumente wie Arbeitsverträge werden auf den Tag genau in der Akte abgelegt und können standortübergreifend eingesehen werden. Ebenfalls wird die elektronische Betriebsprüfung deutlich vereinfacht“, sagt Eva-Maria Post. „Heute haben wir tatsächlich ein fast papierloses Büro.“

DMS – ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung

Der Weg in die Digitalisierung führt in vielen Unternehmen nicht an einem Dokumentenmanagement vorbei. Damit die abgelegten Dokumente in vielen Anwendungen und für die unterschiedlichsten Aufgaben zur Verfügung stehen, bietet eine Integration des Dokumentenmanagements in CRM-, HR- und ERP-Lösungen echte Mehrwerte. Es entstehen abteilungsübergreifende Workflows, die Effizienz schaffen und mit denen die Mitarbeiter Vorteile der Digitalisierung konkret erfahren.

Weitere Informationen unter: www.sage.com/de-de/dokumentenmanagement

Was gehört in die digitale Personalakte?

• Bewerbungen und Lebenslauf
• Arbeitsverträge
• Arbeitszeugnisse
• Abmahnungen
• Gehaltsmitteilungen
• Lohnscheine
• Beförderungen
• Bescheinigungen
• Jahresmeldungen
• Bilder von Mitarbeitern
• Leistungsbeurteilungen
• Schriftverkehre aller Art
• Anträge und Genehmigungen (Urlaub, Dienstreisen etc.)
• Pfändungen, Darlehen
• DEÜV-Protokolle
• Kündigungen

Was gehört nicht in die digitale Personalakte?

• Dokumente, die das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter gefährden.
• Daten über den gesundheitlichen Zustand von Mitarbeitern
• Unterlagen des Betriebsarztes über Mitarbeiter
• psychologische Gutachten
• grafologische Gutachten

Darum lohnt sich der Einsatz einer digitalen Personalakte

Weniger Kosten

Papier, Kopien, Ordner und Schränke – mit der digitalen Personalakte lässt sich jede Menge Geld sparen. Hinzu kommen weniger Ausgaben für Archivmiete und Raumkosten. Insgesamt können Unternehmen ihre Kosten hier um bis zu ein Drittel reduzieren. Bei circa 35 Euro, die pro Papierakte jährlich zu Buche schlagen, kommt da – je nach Unternehmensgröße – eine erhebliche Summe zusammen.

Mehr Zeit

Mit der digitalen Personalakte laufen administrative Arbeiten wesentlich schneller und effizienter: Einer Studie zufolge sinkt die Ablagezeit pro Vorgang durchschnittlich um zwei Minuten, die Suchzeit sogar um bis zu fünf Minuten. So gewinnen Personaler bis zu drei Stunden pro Woche, die sie für wichtige strategische Aufgaben nutzen können.

Höhere Transparenz

Falsch einsortierte Belege, verlegte Akten, Irrläufer in der Hauspost – nicht selten gehen papierbasierte Akten und Dokumente verloren. Und selbst korrekt abgehefteter Schriftverkehr ist zuweilen nur schwer auffindbar. In der digitalen Personalakte stehen dank Schlagwortsuche sämtliche Informationen dagegen umgehend und zuverlässig bereit. Eine Versionierung sorgt dafür, dass der Status von Akten sowie deren Bearbeitung jederzeit im Blick bleiben. Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten standortunabhängig Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente und können gespeicherte Daten und Listen jederzeit auf Knopfdruck einsehen.

Besserer Datenschutz

Die besonderen Sicherheitsanforderungen, die bei der Bearbeitung von Akten und Dokumenten im Personalmanagement gelten, lassen sich mit der digitalen Personalakte mühelos erfüllen. So schützt ein Berechtigungskonzept die Dokumente vor unerlaubtem Zugriff. Dadurch erhält jeder Mitarbeiter genau die Informationen, die er benötigt. Zudem lassen sich kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Verschieben von Dokumenten oder Akten, zuverlässig überwachen. Eine Löschung, insbesondere von sensiblen, steuerrechtlichen Daten, ist nicht ohne weiteres möglich.