Digitale Entgeltabrechnung : Nutzerfreundliche Digitalisierung von HR-Prozessen

Homeoffice, Kurzarbeit, Entlassungen: Im letzten Jahr hat sich die Arbeitswelt radikal gewandelt. Das hat auch Auswirkungen auf die HR-Prozesse im Unternehmen. Auf der einen Seite gilt es, die Kommunikation und Verteilung von Dokumenten zwischen Mitarbeiter und Unternehmen – mit und ohne tatsächliche Anwesenheit – weiterhin aufrechtzuerhalten. Auf der anderen Seite kommunizieren Mitarbeiter wie auch Kunden auf physischen und digitalen Kanälen, wollen nahtlos zwischen beiden Welten wechseln und erwarten hier eine zeitnahe Bearbeitung ihrer Anfragen und Anliegen. Um diese Anforderungen zu meistern, sind digitale Personalprozesse unumgänglich. Diese sollen gleichzeitig kostengünstig, einfach zu bedienen und so schnell wie möglich einsetzbar sein und sich zudem nahtlos in die Tagesabläufe der HR-Mitarbeiter eingliedern. Auch administrative Hürden wie die Registrierung oder Verwaltung der Zugangsdaten müssen möglichst gering sein. Genau hierfür bietet Swiss Post Solutions (SPS) ganzheitliche Lösungen an, die die Kommunikation über digitale Ein- und Ausgangskanäle erleichtern.

Einfach, sicher, schnell: Mobile Apps und Cloud-Technologien für digitale Prozesse in der Personalabteilung

Unzählige Geschäftsprozesse – vor allem auch in der Gehaltsabrechnung – erfordern die Verarbeitung und die Verteilung von Formularen und Dokumenten. Diese Prozesse lassen sich zukünftig mit den Produkten von SPS vollumfänglich mit nur einer Applikation durchführen. Ohne Medienbruch und mit individualisierbarer Nutzeroberfläche kann der Mitarbeiter so beispielsweise physische Dokumente via App abfotografieren, sicher erfassen, archivieren, prüfen, aufbereiten und direkt an das Unternehmen senden – und das unter Einhaltung aller Gesetze und Datenschutzvorgaben. Die Dokumente werden anschließend von der eingesetzten HR-Software eingelesen und die erkannten Schlüsselinformationen automatisch weiterverarbeitet. So lässt sich der Aufwand für die manuelle Bearbeitung einer Interaktion um bis zu 70 Prozent reduzieren. Indem fehlende Daten sofort erfasst und überprüft werden, ist eine doppelt so schnelle Abwicklungsdauer pro Fall möglich. Das führt – je nach Komplexität der Vorgänge – zu einer bis zu 60-prozentigen Steigerung der fallabschließenden Bearbeitung.

Auch die zunehmende Verlagerung von HR-Systemen in die Cloud erfordert innovative und praktische Lösungen. Da HR-Kernprozesse wie Gehaltsabrechnung und Zeitwirtschaft im SAP-Umfeld noch nicht ganzheitlich in der Cloud abgebildet sind, entwickelte SPS technische Schnittstellenlösungen, die eine End-to-End-Bearbeitung ohne Systembrüche in hybriden Systemumgebungen möglich machen. Dabei hat sich SPS zu einer Spezialistin darin entwickelt, die grundsätzlich inkompatiblen Konkurrenzprodukte von Workday und SAP zu integrieren und somit den automatisierten Datenaustausch zwischen den Systemen herzustellen. Die Daten können direkt aus einem globalen Workday-System in SAP eingespielt und dort weiterverarbeitet werden. Eine manuelle, doppelte Dateneingabe und -kontrolle ist nicht mehr erforderlich, was den Aufwand für die Entgeltabrechnung reduziert und zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Smarte Kommunikationslösungen

Schnelle und dennoch sichere Kommunikation wird, gerade in Krisenzeiten, wichtiger denn je. Mit den smarten Lösungen von SPS können Mitarbeiter jederzeit problemlos auf Dokumente zugreifen, ohne in komplizierten Systemen navigieren zu müssen. Die Prozesse sind anwenderfreundlich, kostengünstig und effizient und bieten somit ein zukunftsfähiges System für einen lückenlosen Austausch zwischen Unternehmen und Mitarbeitern. SPS versteht sich dabei als Innovative Thinker und setzt auf KI- und App-basierte Omni-Channel-Kommunikationslösungen – sicher und datenschutzkonform.