Blog „Entgelt & Co.“ : Bürokratieentlastung – eher ein theoretisches Konzept
Digitalisierung wird überall viel diskutiert. Doch wie sieht es in Wirklichkeit aus? Eines ist auf jeden Fall klar erkennbar: der gravierende Unterschied zwischen der Privatwirtschaft und dem öffentlichen Dienst.
Natürlich ist es ein schwieriger Weg, wann sind Änderungen jemals einfach gewesen? Doch mittlerweile ist ein klares Bild erkennbar. Die Privatwirtschaft hat in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte gemacht. Die Implementierung von digitalen Prozessen in Unternehmen zeigt es, insbesondere im Bereich E-Commerce oder Industrie 4.0 oder im Dienstleistungssektor. Es wurden Investitionen vorgenommen, etwa in Cloud Computing (Bereitstellung von Computing-Diensten, z. B. Server, Speicher, Software, sowie von Analytics- und Intelligence-Funktionen über das Internet) oder immer mehr in künstliche Intelligenz (KI). Große Unternehmen, aber auch Start-ups treiben das Thema Innovation voran. Dafür gibt es zahlreiche Beispiele.
Der öffentliche Dienst hingegen stellt sich mit seinen vielen „Regeln“ selbst ein Bein und hinkt einfach hinterher. Viele Prozesse sind nach wie vor papierbasiert oder zu zeitaufwendig.
Nehmen wir als Beispiel die Beantragung von Reisepässen oder Personalausweisen. In einigen Bundesländern wartet man vergebens auf einen passenden Termin, der nur online beantragt werden kann. Wenn dann ein Termin gefunden wurde und es um die Ausstellung von Papieren geht, dauern diese Prozesse mehrere Wochen. Die Personen, die aber die Dokumente (beispielsweise für Reisen) benötigen und nun schon Monate vorher einen Termin vereinbart haben, bekommen beim Vor-Ort-Termin von den Mitarbeitern die Aussage, dass die Fertigstellung der Dokumente bis zu neun oder zehn Wochen dauert, wenn nicht sogar länger. Meist bleibt dann nur die Expressbestellung, wo noch einmal zusätzliche „hohe“ Kosten entstehen Fragwürdig ist nur, warum diese Art der Beantragung schneller geht. Dass die Person rechtzeitig versucht hat, einen Termin zu bekommen, und schon Monate gewartet hat und nichts für diesen Prozess kann, spielt keine Rolle, zahlen müssen wir trotzdem.
Ein anderer Fall aus der Pflegebranche (nicht nur öffentlicher Dienst, man kann auch in der Kirche oder im privaten Sektor angestellt sein). Viele Einrichtungen arbeiten mit veralteten IT-Systemen, die nicht kompatibel mit modernen digitalen Kommunikationsmitteln sind. Die Investitionen in neue Systeme sind oft hoch und werden deshalb hinausgezögert. Beispielweise arbeiten viele noch mit dem „schönen alten Faxgerät“. Diese Geräte gelten in vielen Fällen als sicherer im Hinblick auf den Datenschutz, da sie im Gegensatz zu E‑Mails weniger anfällig für Cyberangriffe sind. Natürlich ist ein weiterer wichtiger Faktor die Interoperabilität der Systeme. Viele verschiedene Akteure im Gesundheitswesen (Krankenhäuser, Arztpraxen, Apotheken, Pflegeeinrichtungen) nutzen unterschiedliche Systeme, die oft nicht miteinander kompatibel sind. Das Faxgerät bietet eine einheitliche, wenn auch veraltete Kommunikationsmöglichkeit. Doch durch Nutzung dieser Geräte, die insbesondere auch für Anfragen und Kommunikation mit Ärzten oder Einrichtung des Gesundheitswesens genutzt werden, kommt es in den Prozessen zu erheblicher Verzögerung. Dadurch müssen Personen, die gepflegt werden müssen, teilweise Stunden, wenn nicht sogar Tage warten, bis eine interne Klärung im Pflegeheim zu Medikamenten etc. erfolgt. Das darf eigentlich nicht sein, passiert aber. Sehr zum Unverständnis der betroffenen hilfsbedürftigen Person oder der Angehörigen, gerade auch weil ein Pflegeplatz extrem teuer ist.
Einige Projekte und Initiativen im Gesundheitsbereich zeigen aber, dass es Bestrebungen gibt, die Digitalisierung voranzutreiben und veraltete Kommunikationsmethoden wie das Faxgerät abzulösen. Zum Beispiel sind die Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) oder das E-Rezept Schritte in die richtige Richtung. Dennoch ist es ein langer Weg, der kontinuierliche Anstrengungen und die Zusammenarbeit aller Beteiligten erfordert.
Das sind zwei Beispiele. Trotzdem gibt es noch viele andere Prozesse oder Beispiele, wo die richtigen Lösungen fehlen. Die größte Hürde ist die Bürokratie selbst. Komplexe Verwaltungsstrukturen und strenge Regel machen es schwierig, schnelle Entscheidungen zu treffen und neue Technologien zu implementieren. Oft fehlen Ressourcen wie qualifizierte Personen und natürlich finanzielle Mittel. Es gibt kaum IT-Fachkräfte in den Behörden, die diese Projekte umsetzen können. Weitere Gründe für den Rückstand sind unter anderem die Datenschutzbestimmungen in Deutschland, die fast überall die Eiführung von digitalen Prozessen erschweren, aber auch die politischen Interessen und Prioritäten auf Bundes-, Landes- und kommunaler Eben tragen zur Verzögerung bei. Mal abgesehen von allen vorherigen Gründen ist die digitale Infrastruktur in Deutschland auch nicht die beste.
Wir diskutieren viel über Bürokratieentlassung, aber das ist größtenteils immer ein theoretisches Konzept. Trotz zahlreicher Initiativen und Versprechen sind die Prozesse zu langsam und der Widerstand gegen Veränderung zu groß.
Fazit
In Deutschland präsentiert sich die Digitalisierung insgesamt zweigeteilt. Während die Privatwirtschaft Fortschritte macht und innovative Lösungen implementiert, bleibt der öffentliche Dienst deutlich zurück. Die genannten Hindernisse müssen überwunden werden, um eine echte Bürokratieentlastung und effizientere digitale Prozesse zu erreichen. Es bedarf einer stärkeren politischen Entschlossenheit, ausreichender Ressourcen und einer Kultur des Wandels, um die Digitalisierung im öffentlichen Dienst voranzutreiben.
Janette Rosenberg