Betrieb & Familie : Zurück an Bord : DIE RICHTIGEN MASSNAHMEN ERLEICHTERN DEN (WIEDER-)EINSTIEG

Den Begriff Onboarding kennen die meisten Personaler. Gemeint ist die organisierte, strukturierte Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen und an den vorgesehenen Arbeitsplatz. Das wird auch von vielen Unternehmen — mehr oder weniger ausgeprägt — praktiziert. Besonderes Gewicht haben diese Maßnahmen bei der Integration ausländischer Mitarbeiter.

Weniger Unternehmen haben spezielle Prozeduren für ein reibungsloses Offboarding, also das Ausscheiden von Mitarbeitern, entwickelt. Dabei sind die Inhalte und die Intensität davon abhängig, ob der Mitarbeiter von sich aus das Unternehmen verlässt oder gekündigt wird.

Die meisten Personaler und Führungskräfte kümmern sich allerdings bis heute wenig oder gar nicht um Mitarbeiter, die nach einer längeren Abwesenheit wieder in das Unternehmen eintreten. Dabei werden die Schwierigkeiten, die eine solche Rückkehr für die Betroffenen (und die Vorgesetzten und Kollegen) bereiten können. Genau genommen ist Reboarding ein Onboarding in abgespeckter Form. Trotzdem gibt es hier einige Besonderheiten.

Gründe für eine längere Unterbrechung

Die Gründe, warum eine Beschäftigung im Unternehmen für eine längere Zeit unterbrochen wurde, sind vielfältiger Natur. Das kann eine längere Erkrankung sein, die Elternzeit, ein Sabbatical, eine Entsendung ins Ausland oder die Rückkehr nach einer Kündigung und einer vorübergehenden Tätigkeit in einem anderen Unternehmen. Viele Abwesenheiten stehen in einem engen Zusammenhang mit der Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Je nach Ursache der Unterbrechung sind unter Umständen Besonderheiten zu beachten, aber die grundsätzlichen Anforderungen an einen geordneten Eingliederungsprozess sind gleich.

Was hat sich geändert?

Die Veränderungen, die sich in der Zeit der Nicht-Beschäftigung im Unternehmen ergeben haben, werden häufig unterschätzt. Dabei erleben wir täglich, wie schnell sich Anforderungen verändern können. Das ist sicherlich je nach Branche und Beruf unterschiedlich viel und unterschiedlich schnell, aber Veränderungen an sich gibt es überall.

Die Veränderungen können sich durch gesetzliche Vorschriften oder die Rechtsprechung ergeben. Das gilt nicht nur für Juristen, sondern genauso für viele andere Bereiche. Denken Sie nur an den Personalbereich und die aktuellen Veränderungen etwa bei der Entsendung von Mitarbeitern (A1-Problematik, Meldevorschriften in den Zielländern, Entsendegesetz usw.). Neuregelungen beim Datenschutz, beim Verbraucherschutz oder andere Rechtsänderungen wirken sich auf viele Bereiche aus. Die Gefahr ist groß, dass bestimmte Veränderungen bei den durchgehend beschäftigten Kollegen schon „in Fleisch und Blut“ übergegangen sind, also als inzwischen völlig selbstverständlich angesehen werden, und deshalb niemand mehr auf die Idee kommt, der zurückgekommene Kollege könnte davon keine Kenntnis haben.

Es ist auch faszinierend, wie Zeitabläufe im Nachhinein (falsch) eingeschätzt werden. Überlegen Sie einmal selbst, wie lange die letzte größere Änderung beispielsweise im Abrechnungsprogramm zurückliegt. Dann schauen Sie nach und vergleichen Ihre Schätzung mit dem tatsächlichen Zeitpunkt. Sie werden überrascht sein.

Ähnliches gilt für grundsätzliche Änderungen innerhalb des Unternehmens, etwa was Organisation und Zuständigkeiten oder eine veränderte strategische Ausrichtung angeht. Vieles läuft eher „nebenbei“ und ist deshalb schnell vergessen, anderes wird mit großem Aufwand im Unternehmen vermittelt. Beides führt dazu, dass die Veränderungen schnell in den Tagesablauf übernommen werden und als „normal“ angesehen und nicht weiter als Änderung wahrgenommen werden.

Will man einen zurückgekehrten Mitarbeiter über die zwischenzeitlich eingetretenen Änderungen informieren, hilft nur eine gute Vorbereitung. Der Fehlzeitraum sollte gründlich und kritisch betrachtet werden, um keine der wichtigsten Änderungen zu vergessen. Hilfreich bei der Vorbereitung können interne Mails oder Mitarbeiter- oder Presseinformationen sein.

Eine Pause muss keine Kontaktpause sein

Aus den Augen — aus dem Sinn? Ist bei einer Unterbrechung der Beschäftigung nicht zu empfehlen. Und das aus mehreren Gründen. Zum einen ist der spätere Wiedereinstieg einfacher, wenn der Mitarbeiter Veränderungen auch während der Pause mitbekommt. Das kann durch die Weiterleitung schriftlicher Informationen (Mails), telefonischen oder persönlichen Kontakt geschehen. Es kann auch sinnvoll sein, die pausierenden Mitarbeiter zu zentralen Veranstaltungen einzuladen.

Welche Maßnahme sinnvoll, machbar und zulässig ist, hängt in erster Linie von der Art der Unterbrechung ab. So wird bei längerfristig erkrankten Mitarbeitern eine Einladung zu einer Veranstaltung eher ausscheiden. Gleiches gilt bei einem Sabbatical, wenn sich der Mitarbeiter bekanntermaßen auf einer längeren Auslandsreise befindet.

Hier muss also mit Verstand und Fingerspitzengefühl gehandelt werden. Ist die Abwesenheit geplant, kann im Vorwege mit dem Betroffenen abgestimmt werden, ob und wie er Informationen bekommen und den Kontakt halten möchte. Bei Mitarbeitern, die ins Ausland entsandt werden, sollten regelmäßige Gespräche und Kontakte — telefonisch oder persönlich — ohnehin selbstverständlich sein.

Paten- oder Buddy-Modell

Bei neuen Mitarbeitern hat sich bewährt, ihnen in der ersten Zeit einen Paten oder Buddy an die Seite zu stellen, der als persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung steht, Kontakte im Unternehmen herstellt und die Schwelle für „dumme“ Fragen senkt.

Ein ähnliches, wenn auch sicher abgespecktes Modell kann im Reboarding sinnvoll sein. Das gilt insbesondere, wenn der Rückkehrer in einen anderen Unternehmensbereich, vielleicht mit neuen Aufgaben, integriert werden muss.

Grund: längere Erkrankung

Eine längere — dann oft ja auch schwere — Erkrankung stellt einen besonderen Grund für die Abwesenheit dar. Hier ist ein besonderer, sensibler Umgang erforderlich. Ein regelmäßiger Kontakt mit dem Vorgesetzten kann schnell zu dem Eindruck führen, dass es sich um eine Überwachung oder Kontrolle handelt — je nach Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Chef.

In vielen Fällen wird eine Einladung zu einer Informationsveranstaltung als Kontaktmöglichkeit ausscheiden. Dafür kann das Betriebliche Eingliederungsmanagement, das ja bei der Rückkehr aus einer längeren Arbeitsunfähigkeit vorgeschrieben ist, eine gute Möglichkeit darstellen, den Bedarf an Informationen und Schulung zu ermitteln. So wird das oft ungeliebte Rückkehrgespräch, das nicht zu Unrecht im Ruf einer Repressionsmaßnahme für kranke Mitarbeiter steht, positiv besetzt und aufgewertet. Dazu sollten allerdings die Vorgesetzten die solche Gespräche führen (müssen), entsprechend geschult werden.

Grund: Elternzeit

Neben der Arbeitsunfähigkeit wahrscheinlich der häufigste Grund für eine längere Abwesenheit stellt die Elternzeit dar. Selbst wenn „nur“ ein Jahr in Anspruch genommen wird, ist der Zeitraum in der heutigen schnelllebigen Zeit ziemlich lang. Vernachlässigen kann man allerdings vielleicht die zwei Monate „Väterurlaub“, die inzwischen von vielen Männern genommen werden. Ein solcher Zeitraum ist leichter zu handeln, zumal in der Regel die Rückkehr an den alten Arbeitsplatz erfolgt und sich Neuerungen in dieser Zeit überschaubar und in den Köpfen der Kollegen noch sehr präsent sein dürften.

Nach einem oder mehreren Jahren Elternzeit sind die Anforderungen fast vergleichbar mit einer Neueinstellung. Es sei denn, es wurde regelmäßig Kontakt gehalten. Es kann auch sinnvoll sein Mitarbeiter in Elternzeit zu Fortbildungsveranstaltungen einzubeziehen, insbesondere bei Veränderungen in den IT-Anwendungen. Aber alles nur auf freiwilliger Basis — zwingen kann man die Mitarbeiter*innen dazu nicht.