Betriebliche Altersversorgung : Moderne Betreuung der Betriebsrente

Der Personalbereich sieht sich im modernen Selbstverständnis als Servicedienstleister gegenüber den Mitarbeitern. Unter diesem Aspekt führt die betriebliche Altersversorgung (bAV) noch immer ein Schattendasein. Gründe sind u. a. die geringe Greifbarkeit und die hohe Komplexität. Dabei wird die bAV als wesentlicher Vergütungsbestandteil keineswegs von den Arbeitnehmern als nachrangig empfunden. Insbesondere in den nachfolgend dargestellten Phasen des Erwerbslebens entwickelt der Mitarbeiter ein sehr hohes Interesse, woraus eine Erwartungshaltung gegenüber der Personalabteilung entsteht. Versetzen wir uns in die Perspektive des Mitarbeiters und betrachten, was eine moderne Betreuung der bAV ausmacht.

Wertigkeit greifbar machen

In Bewerbergesprächen wird die Betriebsrente oft nur in den Grundzügen beschrieben. Insbesondere wenn die Versorgung ganz oder teilweise vom Arbeitgeber finanziert wird, sollte durch eine Berechnung der Vorteil greifbar gemacht werden: „Sie müssten circa x Euro monatlich in eine private Rentenversicherung einzahlen, um die hier gebotene Versorgung zu erreichen.“ Das kann in Gehaltsverhandlungen der entscheidende Impuls sein und der Arbeitnehmer kann den Mehrwert besser einordnen.

Zusätzliche Entgeltumwandlung

Um die Möglichkeit der freiwilligen Entgeltumwandlung einzuschätzen, ist der Mitarbeiter auf persönliche Beratung und eine individuelle Analyse angewiesen. Sofern man sich auf Versicherungen stützt, muss dem Unternehmen und dem Mitarbeiter klar sein, dass der Berater der Versicherung u. a. ein vertriebliches Interesse hat. Somit sollte der Arbeitgeber den Beratungsprozess auch verfolgen, mitgestalten und die Kosten der Versicherungsverträge überprüfen. Dafür muss, insbesondere bei der Auswahl zwischen mehreren Modellen oder Anbietern, im Unternehmen eigenes Know-how vorhanden sein. In Anbetracht der Komplexität ist eine transparente Darstellung mit Fokus auf die für den Mitarbeiter entscheidenden Punkte (steuer- und sozialversicherungsrechtliche Förderung, Arbeitgeberzuschuss) wichtig. Auch sollte eine Simulation der individuellen Entgeltabrechnung mit und ohne Entgeltumwandlung angeboten werden.

bAV-Portal im Intranet

Der Mitarbeiter erwartet, dass er alle Informationen an einem Ort findet. Dafür bietet sich eine individualisierte, gesicherte Intranetseite an, wo er übersichtlich seinen Stand der Betriebsrente, die zusätzliche Entgeltumwandlung und eine adressatengerechte Darstellung der Versorgung abrufen kann. Auch die wichtigsten Formulare, der Volltext der Versorgungsordnung sowie die einschlägigen Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge sollten leicht auffindbar sein. Viele Mitarbeiter scheuen sich nämlich nicht, die konkreten Regelungen nachzulesen. Aus Transparenzgründen ist die Seite dabei möglichst dynamisch. Das heißt, der Mitarbeiter sieht nur das, was für ihn zutreffend ist. Wenn er selbst beispielsweise keine Altzusage hat, sollten dazu auch keine Informationen erscheinen.

Auskünfte im aktiven Arbeitsverhältnis

Es muss klar sein, wer Ansprechpartner bei Fragen ist und wie man diesen während der angemessenen Servicezeiten erreicht. Eine E-Mail-Adresse ist dabei Mindeststandard. Die Auskünfte oder Kontoauszüge über den Stand der Versorgung müssen leicht verständlich sein und mindestens einmal im Jahr proaktiv zugestellt werden. Je nach Zusage lassen sich die zu erwartenden Leistungen nicht ganz genau ermitteln. Hier ist eine Abwägung zwischen Relevanz und Zuverlässigkeit nötig. Auch sollten Sondereffekte wie Versorgungsausgleiche nach einer Scheidung beschrieben werden. Bei Angabe einer Telefonnummer für Rückfragen muss eine hohe Erreichbarkeit gewährleistet werden, da insbesondere nach der Zustellung die Anrufe geballt erfolgen.

Anlage der Vermögenswerte

Hängt die Höhe der Betriebsrente von der Entwicklung einer Vermögensanlage ab, übernimmt der Arbeitgeber eine große Verantwortung. So ist die Anlagestrategie unter Berücksichtigung der Laufzeiten von ihm regelmäßig zu hinterfragen. Insbesondere im anhaltenden Niedrigzinsumfeld ist die Gewichtung der Anlageklassen zu überprüfen. Zwar benötigt der Mitarbeiter mangels Mitspracherechts keine detaillierten Informationen zur Anlagestrategie. Dennoch hat er ein wesentliches Interesse an der Entwicklung und sollte darüber regelmäßig informiert werden.

Jobwechsel

Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen, sollte er wissen, wie hoch seine Anwartschaft ist (Unverfallbarkeitsbescheinigung), ob diese fortgeführt werden kann und wie der Prozess dazu ist. Weiter ist unbedingt anzugeben, an welche Stelle er sich im Leistungsfall wenden soll. Bis dahin können nämlich viele Jahre vergehen und Unternehmensstrukturen sich verändern. Hierfür ist die Papierform der digitalen vorzuziehen, da sich Papier zur langfristigen Verwahrung bewährt hat. Wenn ein Mitarbeiter kurz vor Vollendung der Unverfallbarkeitsfristen das Unternehmen verlassen will, sollte man ihn auf den gänzlichen Verfall der Anwartschaft hinweisen.

Renteneintritt

Das höchste Interesse an der bAV entwickelt sich in der Regel vor dem Übertritt in die Rente. So sollte der Rentenanwärter weit vorher über den Ablauf informiert werden. Der Austausch zwischen dem Arbeitgeber und den Dienstleistern oder Versicherungen sollte dazu automatisch erfolgen. Da auch Neurentner digitale Medien mittlerweile als selbstverständlich empfinden, ist umso bedenklicher, dass Onlinebeantragungen noch immer absolute Ausnahmen sind.

Hinterbliebenenrente

Zur Wertschätzung von ehemaligen, verstorbenen Mitarbeitern gehört auch der Umgang mit den Hinterbliebenen, die in der Trauer den Nachlass klären müssen. Daher sollten die Beantragung und die Abwicklung der Witwen-, Witwer- oder Waisenrenten so unbürokratisch wie möglich ablaufen.

Fazit

Anhand der Beispiele wird deutlich, dass für eine zeitgemäße, mitarbeiterorientierte Betreuung der bAV ein hoher Digitalisierungsgrad Voraussetzung ist. Er bietet gegenüber dem Mitarbeiter die Möglichkeit, der Komplexität mit Klarheit zu begegnen. Um ihren Ansprüchen gerecht zu werden, müssen die Personalabteilungen ihre Prozesse kritisch untersuchen. Weiter wird deutlich, dass internes Knowhow oder externe Beratung benötigt wird, um den Erwartungen der Belegschaft an die Personalabteilung nachzukommen.

Daniel Bilic, LL.M.