Payroll der Zukunft : Global Mobility
Grenzüberschreitende Tätigkeiten in Telearbeit unterliegen grundsätzlich der Sozialversicherung des Mitgliedstaates der EU, in dem sich die Person und der Laptop befindet. Ausnahmen bestehen für sogenannte Entsendungen (inkl. „Workation“) und die regelmäßige Beschäftigung in zwei oder mehr Mitgliedstaaten. Das sind die sogenannten gewöhnlich in mehreren Staaten Erwerbstätigen.
Arbeitet ein Grenzgänger regelmäßig mehr als 25 Prozent vom Wohnsitz aus (klassisches „Homeoffice“), unterliegt die gesamte Tätigkeit grundsätzlich der Sozialversicherung des Wohnmitgliedstaats. Arbeitet ein Grenzgänger weniger als 25 Prozent im „Homeoffice“, dann unterliegt die Tätigkeit der Sozialversicherung des Mitgliedstaats, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat.
Arbeitsrecht
Es obliegt den Vertragsparteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer), die wesentlichen Bestimmungen des Arbeitsvertrags zu vereinbaren. Dies hat verschiedene Rechtsfolgen. Zunächst wird dort das anzuwendende Arbeitsrecht bestimmt. Dies kann das Recht am Sitz des Arbeitgebers, aber auch am abweichenden inländischen Arbeitsort (z. B. anderes Bundesland) oder am ausländischen Arbeitsort (z. B. anderer EU-Staat) sein. Ganz zentral ist die Festlegung des Arbeitsorts als Ort der Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistung durch den Arbeitnehmer. Dies hat Auswirkungen auf die Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistung, wenn Feiertage bestehen. Zählt dort der Arbeitsort oder der Wohnort des Arbeitnehmers?
Klassische Feiertagsregelung
Nicht der Wohnort, sondern der Arbeitsort entscheidet darüber, ob Arbeitnehmer an einem gesetzlichen Feiertag frei haben oder nicht. Nicht immer müssen Arbeits- und Wohnort identisch sein. Teilweise leben Arbeitnehmer direkt an der Grenze zwischen zwei Bundesländern oder an einer Staatsgrenze und fragen sich entsprechend, welcher Ort in Bezug auf bestimmte Feiertage maßgeblich ist. Schließlich gelten nicht alle Feiertage für jedes Bundesland. So gilt Allerheiligen in Baden-Württemberg, Bayern, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und dem Saarland als gesetzlicher Feiertag. Was geschieht, wenn der Arbeitnehmer in Hessen lebt, sein Arbeitsort sich aber in Bayern befindet? In diesem Fall gilt Folgendes: Arbeitsrechtlich zählen die Feiertage am Arbeitsort und nicht am Wohnort. Wenn in diesem Fall ein Arbeitnehmer in Hessen wohnt, kann er an Allerheiligen zu Hause bleiben, wenn er in Bayern arbeitet.
Arbeiten und rechtliche Begriffe
Mobile Feiertagsregelung
Und all das ändert sich, wenn das Homeoffice zum Arbeitsort wird, wenn also jemand in Brandenburg wohnt und hybrid (also sowohl im Homeoffice in Brandenburg als auch am Sitz des Arbeitgebers in Sachsen) arbeitet. Dann gilt der arbeitsrechtlich vereinbarte Arbeitsort für die Bestimmung der feiertagsrechtlichen Folgen. Aus der arbeitsrechtlichen Beurteilung folgt die Pflicht zur Erbringung einer Arbeitsleistung (= kein Feiertag am tatsächlichen Arbeitsort) oder die bezahlte Freistellung (Feiertag am Arbeitsort). Was folgt hieraus? Nun, wenn der Beschäftigte am Buß- und Bettag Homeoffice in Brandenburg vereinbart hat, dann besteht an diesem Tag eine Arbeitspflicht. Hätte er sich an diesem Tag hingegen für den Firmensitz in Sachsen als Arbeitsort entschieden, so wäre ein Rechtsanspruch auf bezahlte Freistellung an einem gesetzlichen Feiertag entstanden.
Steuerrecht
Diese arbeitsrechtlichen Folgen wirken sich gleichermaßen auf das Steuerrecht aus. Ob ein gesetzlicher Feiertag vorliegt, richtet sich nach dem Ort der Arbeitsstätte; dies ist der Ort, an dem der Arbeitnehmer jeweils beruflich tätig wird. Zu den gesetzlichen Feiertagen i. S. d. § 3b Abs. 1 Nr. 3 EStG gehören der Oster- und der Pfingstsonntag auch dann, wenn sie in den am Ort der Arbeitsstätte geltenden Vorschriften nicht ausdrücklich als Feiertage genannt werden.
Sozialversicherung bei grenzüberschreitendem Arbeiten
Sind Arbeitnehmer oder Selbstständige in der EU/im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR)/in der Schweiz grenzüberschreitend tätig, gelten für den Bereich der sozialen Sicherheit die Vorgaben der Verordnungen zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit (VO (EG) Nr. 883/2004 und 987/2009).
Art. 11 bis 16 VO (EG) Nr. 883/2004 enthalten Kollisionsnormen, die regeln, welche Rechtsordnung für einen grenzüberschreitenden Sachverhalt Anwendung findet. Ziel ist es, dass auf einen Sachverhalt ausschließlich die Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaats Anwendung finden sollen. Zudem sollen diese Regeln unnötige Wechsel zwischen den unterschiedlichen Sozialversicherungssystemen der einzelnen Mitgliedstaaten vermeiden. Nach Art. 11 VO (EG) Nr. 883/2004 unterliegt eine Person, die in einem Mitgliedstaat eine Beschäftigung ausübt, grundsätzlich den Rechtsvorschriften dieses Staates. Dies bedeutet, dass allein die entsprechenden Bestimmungen dieses Staates u. a. zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung anzuwenden sind. Bei Entsendungen im Sinne des Sozialversicherungsrechts (Art. 12 VO (EG) Nr. 883/2004) oder für den Fall, dass die betreffende Person mehrere Erwerbstätigkeiten in unterschiedlichen Mitgliedstaaten ausübt bzw. regelmäßig in mehreren Mitgliedstaaten eingesetzt wird (Art. 13 VO (EG) Nr. 883/2004), wird jedoch bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen von diesem Grundsatz abgewichen.
Sozialversicherungsrecht bei mobilem Arbeiten
Die sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten bei mobiler Arbeit innerhalb der Bundesrepublik Deutschland bestehen ab dem 01.07.2023 nur noch im Sonderfall Sachsen bei der Pflegeversicherung. Grund ist, dass die vorzeitige Realisierung des einheitlichen Rechtskreises Deutschland in der gesetzlichen Rentenversicherung zu diesem Termin und damit bereits ein Jahr vor der gesetzlich festgeschriebenen Angleichung erreicht ist. Doch widmen wir uns nun der mobilen Arbeit über die nationalen Grenzen hinaus. Ganz allgemein gilt hier ebenfalls: Bei grenzüberschreitender mobiler Arbeit gilt der Ort (oder die Orte) als Beschäftigungsort im Sinne des Sozialversicherungsrechts, an dem die Tätigkeit tatsächlich ausgeübt wird – bei mobiler Arbeit also der Ort, an dem zum Beispiel der Laptop steht. Arbeitet eine Person also ausschließlich von zu Hause aus für einen in einem anderen EU-Mitgliedstaat/EWR-Staat oder der Schweiz ansässigen Arbeitgeber, unterfällt sie dem System der sozialen Sicherheit ihres Wohnstaates, der gleichzeitig Beschäftigungsstaat im Sinne des Art. 11 Abs. 3 Buchstabe a) VO (EG) Nr. 883/2004 ist. Findet die Tätigkeit einer Person sowohl als mobile Arbeit/Telearbeit von zu Hause als auch vor Ort bei ihrem Arbeitgeber statt, sind insbesondere zwei Konstellationen denkbar:
Variante 1: Gewöhnlich in mehreren Staaten erwerbstätig
Arbeitet eine Person regelmäßig von zu Hause aus für einen Arbeitgeber mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat/EWR-Staat oder in der Schweiz und ansonsten vor Ort bei ihrem Arbeitgeber (z. B. in dessen Büro), gilt sie als Person, die ihre Beschäftigung gewöhnlich in zwei Mitgliedstaaten (= GME) ausübt.
Das anzuwendende Sozialversicherungsrecht bestimmt sich nach Art. 13 Abs. 1 VO (EG) Nr. 883/2004: Liegt der Anteil der mobilen Arbeit unter 25 Prozent, unterfällt die Tätigkeit insgesamt dem Recht der sozialen Sicherheit des Staates, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat (vgl. Art. 13 Abs. 1 Buchstabe b) Ziffer i) VO (EG) Nr. 883/2004, Art. 14 Abs. 8 VO (EG) Nr. 987/2009). Dies muss nicht zwingend der Ort sein, an dem das Büro liegt. Liegt der Anteil der Arbeit des mobilen Arbeitens im Wohnstaat über 25 Prozent, findet eine Gesamtbewertung der Tätigkeit statt, in der Regel mit dem Ergebnis, dass die Tätigkeit insgesamt dem Recht des Wohnstaates unterfällt. Dies bedeutet, dass ein vollzeitbeschäftigter Grenzgänger mit regelmäßig einem Tag Homeoffice pro Woche dem Recht der sozialen Sicherheit des Staates unterfällt, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat; ein vollzeitbeschäftigter Grenzgänger mit mehr als einem Tag Homeoffice pro Woche unterfällt hingegen dem System der sozialen Sicherheit des Wohnstaates.
Anträge für die rechtsverbindliche Festlegung des anzuwendenden Rechts der sozialen Sicherheit im konkreten Einzelfall mit Ausstellung einer A1-Bescheinigung als Nachweis für die Mehrfachbeschäftigung sind ausschließlich an den dafür zuständigen Träger des Wohnstaates zu richten. Einzelheiten zum Verfahren und den Zuständigkeiten sind z. B. auf der Webseite des GKV-Spitzenverbandes, Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) abrufbar.
Variante 2: Entsendung
Arbeitet eine Person ausnahmsweise für einen begrenzten Zeitraum ausschließlich von zu Hause oder einem anderen Ort (z. B. Ferienhaus) aus für einen in einem anderen EU-Mitgliedstaat/EWR-Staat oder in der Schweiz ansässigen Arbeitgeber und ansonsten vor Ort bei ihrem Arbeitgeber (z. B. in dessen Büro), gilt bei Vorliegen sämtlicher Voraussetzungen Art. 12 Abs. 1 VO (EG) Nr. 883/2004. Es liegt also eine sozialversicherungsrechtliche Entsendung der betreffenden Person vor, sodass das Recht der sozialen Sicherheit des gewöhnlichen Beschäftigungsstaates weiter anwendbar bleibt. Die Beantragung einer A1-Bescheinigung in diesen Fällen ist ratsam.
Pandemie und Homeoffice bis 30.06.2023
Aufgrund der verschiedenen Fallgestaltungen der mobilen Arbeit/Telearbeit/Homeoffice als Mittel der Pandemiebekämpfung („flatten the curve“) sollte bis einschließlich Juni 2022 eine pandemiebedingte Tätigkeit im Homeoffice keine Auswirkungen auf das anzuwendende Recht der sozialen Sicherheit haben. Dies ist jedenfalls die Rechtsauffassung der deutschen Spitzen der Sozialversicherung. Um etwaige Härten in Bezug auf die Freizügigkeit der Arbeitnehmer zu vermeiden und den Arbeitgebern ausreichend Zeit für eine etwaige Antragstellung (z. B. auf eine Ausnahmevereinbarung nach Art. 16 VO (EG) Nr. 883/2004 – siehe nachfolgend) einzuräumen, galt ein Übergangszeitraum bis einschließlich Juni 2023, während dessen sich an der pandemiebedingten Handhabung des Titels II der VO (EG) Nr. 883/2004 weder für Bestands- noch für Neufälle etwas ändert. Die A1-Bescheinigung ist nicht notwendig.
Ein Antrag auf eine A1-Bescheinigung muss nur dann gestellt werden, wenn dieser Nachweis ausdrücklich von einer zuständigen Stelle gefordert wird. Dies kann grundsätzlich und ohne zeitliche Befristung auch nachträglich erfolgen. Hintergrund für die Regelung ist laut DVKA, dass die Beschäftigung im Wohnmitgliedstaat mit dem Direktionsrecht des Arbeitgebers vereinbar ist und innerhalb des Artikels 12 Abs. 1 VO (EG) 883/2004 erfolgt. Eigentlich sollte ab 01.07.2023 wieder die bisherige Regelung gelten, nach der das Arbeiten im Homeoffice zu einem Wechsel des Sozialversicherungsrechts führt, wenn man nicht in dem Staat wohnt, in dem der Arbeitgeber sitzt, und wenn man mehr als 25 Prozent Homeoffice macht. Deswegen soll die Ausnahmeregelung grundsätzlich weiterhin bestehen. Schließlich ist Homeoffice oder Telearbeit seit der Pandemie sehr verbreitet und wird dies voraussichtlich auch bleiben. Eine EU-Arbeitsgruppe hat daher eine kurzfristige Lösung für die Zeit nach dem 30.06.2023 erarbeitet, die sich an die pandemiebedingten Sonderregelungen anschließen soll.
Rahmenvereinbarung ab 01.07.2023
Im Interesse einer betroffenen Person können die zuständigen Stellen in den Mitgliedstaaten gem. Art. 16 VO (EG) Nr. 883/2004 Ausnahmen von den oben genannten Regelungen der Verordnungen vereinbaren. Soll für einen Grenzgänger nach Deutschland z. B. trotz 40 Prozent Homeoffice im Wohnstaat ausnahmsweise das deutsche Recht weitergelten, kann ein entsprechender Antrag beim GKV-Spitzenverband, Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) gestellt werden. Eine solche Ausnahmevereinbarung steht im Ermessen der zuständigen Stellen und kann nur im Einvernehmen mit der zuständigen Stelle des jeweiligen anderen Staates getroffen werden. Zahlreiche Mitgliedstaaten, darunter Deutschland, haben sich jedoch in einer Rahmenvereinbarung darauf geeinigt, dass Anträgen auf Ausnahmevereinbarungen für bis unter 50 Prozent Telearbeit im Wohnstaat immer zugestimmt wird, sofern die Tätigkeit sowohl für einen oder mehrere Arbeitgeber mit Sitz in einem Mitgliedstaat als auch von zu Hause aus im Wege der grenzüberschreitenden Telearbeit erfolgt. Die Rahmenvereinbarung tritt am 01.07.2023 in Kraft und knüpft damit zeitlich nahtlos an die oben genannten Sonderregelungen an. Die Verwaltungskommission zur Koordinierung der sozialen Sicherheit hat im Juni 2022 einen ausführlichen Leitfaden zur Einordnung von Telearbeit im Rahmen der Koordinierung der sozialen Sicherheit verabschiedet und mehrfach aktualisiert.
Die Voraussetzungen für die neue Regelung
Es gelten die sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften des Landes, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat, wenn die Beschäftigten für den Arbeitgeber (oder mehrere Arbeitgeber, allerdings in demselben Staat) sowohl in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers als auch im Homeoffice/in Telearbeit im angrenzenden Wohnstaat arbeiten. Und zwar sofern eine entsprechende Vereinbarung geschlossen wurde und im Interesse der betroffenen Beschäftigten liegt, kein weiterer (dritter) Staat beteiligt ist und die Arbeit im Homeoffice oder in Telearbeit zwischen 25 und 50 Prozent der Beschäftigung ausmacht. Die neue Regelung wird ab 01.07.2023 zunächst für fünf Jahre gelten und soll dann um weitere fünf Jahre verlängert werden.
Antragstellung für die neue Regelung
Wenn feststeht, für welche Staaten die neue Grenzgängerregel gelten soll, stellt die DVKA Informationen zur Antragstellung bereit. Grundsätzlich soll das übliche Antragsverfahren für Ausnahmevereinbarungen gemäß Art. 16 Abs. 1 VO EG 883/04 zum Einsatz kommen. Für die Anträge soll es außerdem einen Übergangszeitraum geben: Wenn die Anträge bis zum 30.06.2024 gestellt werden, soll das beantragte Sozialversicherungsrecht rückwirkend ab 01.07.2023 gelten, wenn die betroffene Person durchgängig in dem Staat sozialversichert war, welcher laut Rahmenvereinbarung zuständig ist. Deswegen ist es laut DVKA auch nicht nötig, schon vor dem 01.07.2023 Anträge zu stellen.
Handlungsempfehlungen
Am 01.07.2023 tritt eine neue Ausnahmeregelung in Kraft, die es vielen Grenzgängern ermöglicht, weiterhin regelmäßig im Homeoffice zu arbeiten, ohne dass dabei die Sozialversicherung ins Wohnland wechselt. Die Vereinbarung ist optional, und es steht den EU-Mitgliedstaaten frei, diese Vereinbarung zu unterzeichnen und umzusetzen. Die folgenden Staaten haben bis 14.07.2023 das Rahmenabkommen unterzeichnet: Belgien, Deutschland, Frankreich, Finnland, Kroatien, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Niederlange, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Schweiz, Slowakei, Spanien; Schweden, die Tschechische Republik und weitere Staaten wollen dem Abkommen beitreten. Einzig das Vereinigte Königreich (UK) hat erklärt, dem Abkommen nicht beitreten zu wollen. Diejenigen, bei denen die Voraussetzungen erfüllt sind, und die weniger als 50 Prozent im Wohnland arbeiten, können beantragen, dass ihre Sozialversicherung im Land des Arbeitgebers bleibt. In diesem Fall wird eine A1-Bescheinigung auch im Arbeitgeberland ausgestellt. Damit verbleibt es bei der Sozialversicherungspflicht im Staat des Arbeitgebers. Die neuen Bestimmungen haben zwar keine Auswirkungen in steuerlicher Hinsicht, lösen aber arbeitsrechtlichen Handlungsbedarf aus.
Raschid Bouabba, MCGB GmbH