Videoaufzeichnungen von Besprechungen : Ein teurer Klick

Effizienz von Videoaufzeichnungen

Wirtschaftliche Effizienz liegt vor, wenn der Ressourceneinsatz für einen gegebenen Zweck minimal ist. Videokonferenzen dienen unterschiedlichen Zwecken, wie z. B.

• Besprechungen,
• Vertragsschluss,
• Vertragsverhandlungen und
• Schulungen.

Je nach Zweck kann die Antwort auf die Effizienzfrage anders ausfallen. Dieser Beitrag konzentriert sich auf Besprechungen im Sinne von Abstimmungen zwischen verschiedenen Personen über Sachverhalte. Es soll nicht um Vertragsschlüsse, Vertragsverhandlungen oder Schulungen gehen.

Die Aufzeichnung einer Besprechung, die als Videokonferenz stattfand, wäre effizient, wenn keine ressourcenschonendere Alternative vorhanden ist. Bekannte und etablierte Alternativen sind Ergebnis- und Verlaufsprotokolle, d. h. die Effizienz einer Videoaufzeichnung muss sich an der Effizienz von Ergebnis- und Verlaufsprotokollen messen lassen.

Ergebnis- und Verlaufsprotokolle (zusammengefasst „Protokolle“ genannt) sind das Ergebnis menschlicher Anstrengungen. Dagegen zeichnet die Videokonferenzsoftware die Besprechung automatisch auf. Die menschliche Anstrengung beschränkt sich auf einen Mausklick. In der Erstellung ist die maschinelle Aufzeichnung der Besprechung effizient.

Die Bilanz ändert sich, wenn man die anschließende Verwendung von Protokollen und Aufzeichnungen in den Blick nimmt.

Gut gemachte Ergebnisprotokolle stellen eine (stark) strukturierte Ergebniszusammenfassung dar. Der Leser kann optisch und inhaltlich schnell erkennen, welcher Beschluss getroffen wurde und wer was bis wann zu erledigen hat. Verlaufsprotokolle erlauben zusätzlich, die Diskussion nachzuvollziehen. Ergebnisprotokolle erzwingen, das Ergebnis zu benennen. Fehlende oder vage Ergebnisse fallen schneller auf.

Videoaufnahmen enthalten neben dem Ergebnis auch die Diskussion, d.h. ihr Informationsgehalt entspricht mindestens dem eines Verlaufsprotokolls. Bei einem Verlaufsprotokoll hat der Protokollant die Möglichkeit, Wiederholungen oder nicht zum Thema gehörende Diskussionen auszulassen oder zusammenzufassen, d. h. er kann das Geschehen leserfreundlich aufbereiten.

Um eine vergleichbare Strukturierung oder Reduktion auf das Wesentliche zu erreichen, müssten Videoaufnahmen in Kapitel eingeteilt (Strukturierung) und gekürzt (Reduktion auf das Wesentliche) werden. Eine solche Nachbereitung ist tendenziell aufwendiger als die Erstellung eines Protokolls.

Ein Leser kann sich den Inhalt eines Protokolls relativ schnell durch Überfliegen oder die Suche nach Begriffen erschließen. Eine Videoaufzeichnung muss man hingegen abspielen. Die Zeit lässt sich durch Vorspulen oder eine höhere Wiedergabegeschwindigkeit verkürzen. Je weniger eine Diskussion einer festen Themenstruktur folgt, desto weniger lassen sich durch punktuelles Hineinhören die relevanten Informationen finden. Der Zeitbedarf, ein Protokoll zu lesen, ist geringer, als den gleichen Informationsgehalt durch Ansehen einer Videoaufzeichnung zu erhalten.

Eine Durchsuchbarkeit von Videoaufnahmen bedarf einer vorherigen Transkription. Erfolgt die Transkription durch Menschen, ist der Zeitbedarf im Regelfall deutlich höher bei der Erstellung eines Ergebnisprotokolls. Bei einer automatischen Transkription muss man mit falschen Wörtern und unzutreffenden Aussagen rechnen. Die Transkription ist nicht mit dem gesprochenen Text in der Aufzeichnung identisch.

Auf der technischen Seite sind Protokolle immer speichereffizienter als Videoaufzeichnungen. Grob geschätzt braucht eine Datei für 8.378 Zeichen (ca. 3,5 DIN-A4-Seiten) im Format „docx“ 127 KB Speicherplatz. Ein Video im Format „mp4“ mit einer Auflösung von 1.920 x 1.080 Punkten, typisch für Bürobildschirme, von 60 Minuten Länge belegt ca. 6.877.074 KB, d. h. der Speicherplatzbedarf für die Aufzeichnung einer Stunde ist mehr als 54.150-mal höher als der eines Ergebnisprotokolls von 3,5 DIN-A4-Seiten. Selbst wenn man die Auflösung reduziert und damit die Bildqualität verschlechtert, lassen sich 60 Minuten Video nicht auf 127 KB Speicherplatzbedarf schrumpfen.

Das Anfertigen einer Besprechungsaufzeichnung ist effizient. Werden auch die spätere Nutzung und Speicherung in die Betrachtung einbezogen, ist eine Videoaufnahme weniger effizient als ein Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll.

Was sagt das Datenschutzrecht?

Das Datenschutzrecht stellt im Wesentlichen drei Anforderungen an eine rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten, die alle erfüllt sein müssen:

• die Verarbeitung dient mindestens einem eindeutigen und legitimen Zweck,
• alle verarbeiteten Datenarten sind für den verfolgten Zweck erforderlich und
• eine Rechtsgrundlage erlaubt ausnahmsweise die Verarbeitung.

Aufzeichnungen von Besprechungen, sei es in Protokollform oder als Videoaufzeichnung, dienen regelmäßig der Dokumentation. Ein solcher Zweck ist eindeutig und auch legitim.

Die zweite Anforderung, Erforderlichkeit für den Zweck, geht in eine ähnliche Richtung wie die bereits besprochene wirtschaftliche Effizienz. Die wirtschaftliche Effizienz fragt nach den eingesetzten Ressourcen. Im Datenschutzrecht ist die Eindringtiefe in das Persönlichkeitsrecht der betroffenen Personen die zu betrachtende „Ressource“. Erforderlich bedeutet, dass für den Zweck keine Alternative existiert, die weniger stark in das Persönlichkeitsrecht eingreift.

Bei einer Videoaufzeichnung einer Besprechung werden im Unterschied zu einem Protokoll zusätzliche personenbezogene Daten verarbeitet. Zu diesen zählen insbesondere

• Stimmlage,
• Sprechgeschwindigkeit,
• Artikulation,
• Mimik und Gestik,
• getragene Kleidung und
• Aussehen.

Sofern es bei einer Besprechung nicht um die persönliche Wirkung der Teilnehmer geht, sind diese zusätzlichen Datenarten im Regelfall nicht erforderlich. Nicht erforderliche Daten dürfen nicht verarbeitet werden (Art. 5 Abs. 1 lit. c) i. V. m 25 Abs. 2 Datenschutz- Grundverordnung (DS‑GVO)). Eine Videoaufzeichnung einer Besprechung ist folglich im Regelfall unzulässig.

Daher stellt sich die Frage nicht mehr, welche Rechtsgrundlage eine Videoaufzeichnung legitimieren könnte. Eine Einwilligung kann nicht die Verarbeitung nicht erforderlicher personenbezogener Daten legitimieren. Davon abgesehen sind Einwilligungen von Beschäftigten im Kernbereich des Beschäftigungsverhältnisses, zu dem Besprechungen regelmäßig zählen, im Ergebnis regelmäßig unzulässig. Auch bei externen Teilnehmern ist die Wirksamkeit einer Einwilligung fraglich, da diese in der Regel von ihrem Arbeitgeber angewiesen werden, an der Besprechung teilzunehmen. Insofern fehlt es auch hier an der Freiwilligkeit.

In besonderen Fällen kann eine Videoaufzeichnung von Besprechungen erforderlich sein und eine Rechtsgrundlage diese erlauben. Es empfiehlt sich, solche Aufzeichnungen strukturiert in Listen mit Zweck, Teilnehmern, Speicherort und Löschfrist zu erfassen. Eine solche Liste erleichtert die Umsetzung der durch die Erstellung ausgelösten Rechtspflichten. Aufzeichnungen sind ggf. im Rahmen von Auskunftsersuchen nach Art. 15 Abs. 3 DS‑GVO herauszugeben. Vor einer Herausgabe sind bis auf die auskunftsbeantragende Person regelmäßig alle übrigen Personen optisch und akustisch unkenntlich zu machen. Weiterhin müssen die Aufzeichnungen gelöscht werden, wenn sie für den Zweck nicht mehr gebraucht werden. Die Datenschutzinformation nach Art. 13 DS‑GVO sollte nicht vergessen werden.

Fazit

Videokonferenzsysteme erlauben eine einfach zu bedienende Aufzeichnung von Besprechungen. Der geringe Erstellungsaufwand von buchstäblich einem Mausklick verführt. Bei näherer Betrachtung zeigt sich, dass Ergebnis- und Verlaufsprotokolle wirtschaftlich effizienter sind. Im Regelfall scheitert eine Videoaufzeichnung zudem datenschutzrechtlich an einer fehlenden Erforderlichkeit für alle verarbeiten Datenarten.

Ist eine Videoaufzeichnung ausnahmsweise datenschutzrechtlich zulässig, was sie nicht automatisch wirtschaftlich effizient macht, sollten die Aufzeichnungen so verwaltet werden, dass sie im Rahmen von Auskunftsersuchen herausgegeben werden können und ihre fristgerechte Löschung sichergestellt ist.

Ein Aufzeichnungswunsch setzt die Teilnehmer, die keine Aufzeichnung von sich wünschen, unter Rechtfertigungszwang. Vielleicht hilft die Antwort auf die Effizienzfrage, den Rechtfertigungsdruck auf denjenigen zu lenken, der die Aufzeichnung will: „Warum willst Du unsere Zeit und unser Geld verschwenden?“