Experten antworten 5/2024
Wir sind ein Zeitungsverlag und wollen unseren Arbeitnehmern im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses unentgeltlich Zeitschriften zur Verfügung stellen. Diese Publikationen werden sowohl von uns selbst herausgegeben als auch von anderen Verlagen bezogen.
Unentgeltliche Bereitstellung von Zeitschriften
Wir sind ein Zeitungsverlag und wollen unseren Arbeitnehmern im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses unentgeltlich Zeitschriften zur Verfügung stellen. Diese Publikationen werden sowohl von uns selbst herausgegeben als auch von anderen Verlagen bezogen.
Unsere Arbeitnehmer sollen diese Publikationen sowohl privat als auch beruflich nutzen können. Beruflich dienen die Zeitschriften zur Informationsbeschaffung und zur Unterstützung bei den täglichen Aufgaben im Verlag, insbesondere zur Marktbeobachtung, zur Kenntnisnahme von Trends und Entwicklungen in der Branche sowie zur Verbesserung der eigenen journalistischen und redaktionellen Arbeit. Wir sehen diese Bereitstellung der Publikationen als betriebsnotwendige Maßnahme zur Förderung der Arbeitsleistung und der beruflichen Weiterentwicklung des Arbeitnehmers. Liegt in der unentgeltlichen Bereitstellung ein geldwerter Vorteil vor, der als Arbeitslohn zu versteuern ist?
Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten für Fachzeitschriften erstattet, gehört dieser Ersatz auch dann zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn die Zeitschriften als Arbeitsmittel des Arbeitnehmers dienen. Denn ein Werbungskostenersatz durch den Arbeitgeber ist – ohne ausdrückliche gesetzliche Steuerbefreiungsvorschrift – steuer- und beitragspflichtig.
Zwar muss der Arbeitnehmer den Ersatz des Arbeitgebers versteuern, er kann jedoch seine Ausgaben für Fachzeitschriften in derselben Höhe als Werbungskosten geltend machen. Eine Verrechnung von Arbeitslohn und Werbungskosten ist im Lohnsteuerabzugsverfahren durch den Arbeitgeber nicht erlaubt.
Erhält ein Arbeitnehmer, der bei einem Zeitungsverlag beschäftigt ist, unentgeltlich oder verbilligt Zeitschriften, ist dieser geldwerte Vorteil grundsätzlich steuerpflichtig. Es handelt sich nicht um eine steuerfreie Annehmlichkeit.
Der geldwerte Vorteil ist jedoch unter Anwendung des Rabattfreibetrags steuer- und beitragsfrei (1.080 Euro Rabattfreibetrag zuzüglich vier Prozent Abschlag vom Endpreis). Sollte der Rabattfreibetrag von 1.080 Euro nicht anwendbar sein, weil der Vorteil nicht vom Arbeitgeber selbst, sondern von einem verbundenen Unternehmen (Konzerngesellschaft) gewährt wird, bleibt der geldwerte Vorteil nur dann steuer- und beitragsfrei, wenn die Freigrenze von 50 Euro monatlich nicht überschritten wird und diese Freigrenze auch durch andere Sachbezüge noch nicht ausgeschöpft wurde.
Outplacement-Beratung
Wir befinden uns derzeit in einer Umstrukturierungsphase, die leider auch den Abbau von Arbeitsplätzen mit sich bringt. Um diesen Prozess für die betroffenen Mitarbeiter so reibungslos und unterstützend wie möglich zu gestalten, möchten wir eine professionelle Outplacement-Beratung in Anspruch nehmen. Wie verhält es sich mit dem Zufluss zum Arbeitslohn im Rahmen von Outplacement-Leistungen? Welche Outplacement-Leistungen sind nicht steuerpflichtig, und gibt es spezielle Regelungen, die wir beachten sollten? Können wir als Arbeitgeber Vorsteuerabzug für die Kosten der Outplacement-Beratung geltend machen?
Definition |
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Eine Outplacement-Beratung unterstützt Arbeitnehmer bei der beruflichen Neuorientierung nach einer Entlassung. Arbeitgeber beauftragen spezialisierte Unternehmen, um ausscheidende Mitarbeiter durch individuelle Betreuung, fachliche Beratung und organisatorische Hilfe bei der Jobsuche zu unterstützen. Ziel ist es, den Übergang zu einem neuen Arbeitsplatz für die betroffenen Mitarbeiter möglichst reibungslos und erfolgreich zu gestalten. |
Wenn der Arbeitgeber die Kosten für die Outplacement-Beratung übernimmt, handelt es sich um Arbeitslohn. Dies liegt daran, dass die Beratung überwiegend im Interesse des Arbeitnehmers und dessen zukünftiger beruflicher Entwicklung erfolgt und nicht primär im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers, der hauptsächlich an einer sozialverträglichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses interessiert ist.
Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers nach § 82 Abs. 1 und 2 Sozialgesetzbuch (SGB) III sowie Maßnahmen zur Verbesserung der Beschäftigungsfähigkeit des Arbeitnehmers sind steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 3 Nr. 19 Einkommensteuergesetz (EstG)). Dies umfasst auch Beratungsleistungen zur beruflichen Neuorientierung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, einschließlich Outplacement- und Newplacement-Beratung. Die Steuerfreistellung erstreckt sich auf sämtliche Teilleistungen der Outplacement-Beratung wie Perspektivberatung, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Beratung, Marktvorbereitung und Vermarktung/Neuplatzierung. Diese Leistungen sind separat zu beurteilen und können zu unterschiedlichen Zeitpunkten als Arbeitslohn zufließen. Die Bereitstellung eines Headhunters zur Jobsuche für Führungskräfte ist ebenfalls steuerfrei.
Aufgrund der Steuerfreiheit der Beratungsleistungen ist ein Werbungskostenabzug der geldwerten Vorteile beim Arbeitnehmer ausgeschlossen. Die Steuerfreiheit kommt allerdings nicht zur Anwendung, wenn die Leistungen überwiegend Belohnungscharakter haben.
Arbeitslohn liegt nicht vor, wenn das Beratungsunternehmen aufgrund eines pauschal für alle Arbeitnehmer geltenden Vertrags tätig wird und der individuelle Beratungsaufwand nicht zugeordnet werden kann (R 19.3 Abs. 2 Nr. 5 Lohnsteuer- Richtlinien (LStR)). Auch bei Trainings- und Qualifikationsmaßnahmen nach SGB III, die im Zusammenhang mit Auflösungsvereinbarungen vom Arbeitgeber oder einer Beschäftigungsgesellschaft erbracht werden, liegt kein Arbeitslohn vor (R 19.7 Abs. 2 Satz 5 LStR).
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass der Arbeitgeber die von einem Outplacement Unternehmen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen kann (BFH-Urteil vom 30.06.2022, BStBl. 2023 II S. 45). Dies gilt, wenn das Interesse des Arbeitgebers am Personalabbau überwiegt, insbesondere bei unbefristet und unkündbar beschäftigten Arbeitnehmern. In solchen Fällen besteht kein eigenständiger Wunsch der Arbeitnehmer nach einem Arbeitgeberwechsel, sondern es handelt sich um ein unternehmerisches Ziel des Arbeitgebers.
Da das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers umsatzsteuerlich und lohnsteuerlich einheitlich ausgelegt wird, liegt in solchen Fällen kein geldwerter Vorteil vor, für den die Steuerbefreiungsvorschrift für Outplacement-Beratungsleistungen anzuwenden wäre.