Personaleinsatzplanung : Mittel zum Erfolg
Die Personaleinsatzplanung ist in vielen Unternehmen ein ungeliebtes Kind, weil kompliziert und undankbar. Dabei kann eine gute Planung in erheblichem Maße zum Unternehmenserfolg beitragen.
Allerdings darf die Personaleinsatzplanung nicht isoliert betrachtet werden. Sie muss stets in Kombination mit der Bedarfsplanung und der Zeitwirtschaft gedacht werden.
Die Basis ist zunächst der Personalbedarfsplan. Dieser bestimmt die verfügbaren Mitarbeiterkapazitäten, ist aber häufig ein eher theoretischer Wert. Denn hierbei wird festgelegt, wie viel Mitarbeiterkapazitäten (nicht zu verwechseln mit Köpfen) benötigt werden. In der Regel handelt es sich um eine Jahresplanung.
Die Personaleinsatzplanung muss dann die gesamten tatsächlich verfügbaren Kapazitäten (Stundenkontingent) vom Jahreswert auf den Monats-, Wochen- und gegebenenfalls Tagesverlauf herunterbrechen. Dabei gilt es, die Interessen des Betriebes und der Mitarbeiter gleichermaßen zu berücksichtigen.
Eine gute Personaleinsatzplanung ist deshalb so schwierig, weil es ja in der Regel nicht nur um Köpfe (Zahlen), sondern auch um deren Inhalt geht. Es geht also nicht nur um eine quantitative Planung, sondern auch um eine qualitative.
Es gibt inzwischen viele qualitativ gute elektronische Planungstools, die aber den menschlichen Faktor und den Instinkt eines guten Planers nicht vollständig ersetzen können.
Planungsfaktoren
Auf der einen Seite steht der voraussichtliche Bedarf an Arbeitskräften, differenziert nach der jeweils benötigten Qualifikation. Dieser Teil ist in der Regel verhältnismäßig gut planbar, zumindest für einen überschaubaren Zeitraum (Woche). Schon bei einer Planung für den ganzen Monat können plötzlich auftretende zusätzliche Anforderungen nicht immer sofort berücksichtigt werden. Das hängt aber sehr von der Branche und der Art der Tätigkeit ab. Problematischer, weil häufiger mit plötzlichen Abweichungen gerechnet werden muss, ist die Seite der Mitarbeiter. Plötzliche Ausfälle wegen Krankheit oder anderer privater Ereignisse können öfter auftreten. Dabei spielen allerdings die Motivation der Mitarbeiter und deren Identifizierung mit ihrer Arbeit und dem Unternehmen eine wichtige Rolle. Je engagierter und verbundener die Mitarbeiter sind, umso seltener sind plötzliche Ausfälle. Man kann dies schon allein am durchschnittlichen Krankenstand eines Unternehmens festmachen.
Auch wenn ein hoher Krankenstand natürlich verschiedene Ursachen haben kann, spielt erwiesenermaßen die Zufriedenheit der Mitarbeiter eine ganz entscheidende Rolle.
Unabhängig von plötzlich auftretenden Ausfällen ist schon die reguläre Planung nicht ohne Tücken. Insbesondere in Ferienzeiten und bei den Brückentagen ist in manchen Unternehmen die Planung eine echte Herausforderung.
Je besser die Mitarbeiter von Anfang an in die Planung einbezogen werden, desto höher ist die Akzeptanz und desto geringer der Ausfall. Im Idealfall organisieren die Mitarbeiter die Planung für ihr Team oder ihre Abteilung selbst. Die Führungskraft muss dann nur noch einen prüfenden Blick auf das Ergebnis werfen.
Aber Vorsicht! Eine solche „Selbstverwaltung“ ist nur dann möglich, wenn im Team ein gutes Klima, Vertrauen und Zusammenhalt herrschen.
Die „Eiserne Reserve“
„Wenn du willst, dass die Götter etwas zu lachen haben, mach Pläne!“ Auch die beste und noch so gut ausgefeilte Planung kann durch plötzliche Ereignisse über den Haufen geworfen werden. Das können plötzliche Krankheitsfälle (es muss ja nicht gleich eine Pandemie sein), ein Unwetter oder ein Streik der öffentlichen Verkehrsmittel sein. Und schon ist man im Bereich der Improvisation.
Gut ist es dann, wenn man auch für solche Fälle noch einen Joker im Ärmel hat. Um plötzlich und unerwartet auftretende Engpässe abfangen zu können, bedarf es engagierter, flexibler Mitarbeiter, die auch kurzfristig einspringen können. Es gibt immer Mitarbeiter, die gern eine zusätzliche Schicht übernehmen, weil sie entweder das Geld brauchen oder – im Idealfall – einfach Spaß an der Arbeit haben. Man muss sie nur kennen!
Die Bereitschaft dazu kann man durchaus stärken. Eine Möglichkeit wäre eine höhere Vergütung oder ein Zuschuss für Zeiten, in denen der Mitarbeiter kurzfristig eingesprungen ist. Oder – noch besser für die Planung – eine Art Bereitschaftspauschale. Mitarbeiter, die sich bereit erklären, im Falle eines Falles für bestimmte Schichten einzuspringen, erhalten dafür eine Bereitschaftspauschale. Die erhalten sie unabhängig davon, ob sie tatsächlich zum Einsatz kommen oder nicht. Mit einer solchen Maßnahme zeigt der Arbeitgeber, dass er das Engagement seiner Beschäftigten nicht als selbstverständlich ansieht, sondern es wirklich zu würdigen weiß. Ein solcher finanzieller Zuschuss ist allemal billiger, als wenn Liefertermine nicht gehalten werden können oder zusätzliche Mitarbeiter von einer Leiharbeiteragentur geholt werden müssen. Zumal die eigenen Beschäftigten ja bereits eingearbeitet sind und sofort mit voller Kraft loslegen können.
Und dann kam Corona …
Einfacher ist die Personaleinsatzplanung durch Corona nicht geworden. Hexenwerk ist sie aber auch nicht. Abhängig von der Branche sind die Auswirkungen unterschiedlich stark. Es beginnt bei Unternehmen, die ihre Mitarbeiter in großer Zahl ins Homeoffice geschickt haben (und dort noch weiter belassen). Dadurch ändert sich zwar der Ort der Arbeit, die Anforderungen an die zeitliche Abstimmung hingegen kaum. Anders sieht es aus, wenn beispielsweise mit Rücksicht auf die Pandemie die Flexibilität der Arbeitszeit ausgeweitet wurde, um etwa die Kinderbetreuung sicherstellen zu können. Dann kann es zu Verschiebungen und dem Erfordernis stärkerer Abstimmung der Mitarbeiter auch untereinander kommen.
Größer ist der Aufwand, wenn aus Sicherheitsgründen bisherige Teams in Subteams aufgeteilt werden. Ziel dieser Maßnahme ist es, im Falle einer Infektion und Quarantäne die Fortsetzung der Arbeit zu gewährleisten. Dazu muss sichergestellt sein, dass sich die Subteams nicht begegnen und sauber voneinander getrennt bleiben. So kann im Falle eines Falles die Fortsetzung der Arbeit durch das nicht betroffene Team zumindest in großen Teilen sichergestellt werden.
Jürgen Heidenreich