Neue Lösung : Bei der Transformation an die Dokumente denken
SAP-Transformationsprojekte stellen hohe Anforderungen an die Personalabteilungen – dabei sind sie oft gar nicht der Auslöser. Wer diese Chance nutzt, um das Thema HR-Dokumente neu zu denken, kann von den Veränderungen profitieren.
Die Modernisierung eines SAP-Systems kann erhebliche Auswirkungen auf die Personalabteilung haben. Das gilt zum Beispiel, wenn das gesamte Unternehmen auf SAP S/4HANA umsteigt, aber auch, wenn sich HR selbst für die Einführung von SAP SuccessFactors entscheidet. In jedem Fall ist diese Transformation eine Chance, den Umgang mit HR-Dokumenten mithilfe der Dokumentenmanagement- Lösungen von Centric neu zu gestalten und bestehende papierbasierte Prozesse vollständig abzulösen.
Migration auf SAP S/4HANA: unternehmensweiter Wandel
Eine Umstellung auf SAP S/4HANA geht in der Regel nicht von der Personalabteilung aus – die gesamte Enterprise-Resource-Planning-Landschaft wird auf eine neue technologische Basis gestellt. Sie bietet unternehmensweite Funktionen wie Datenverarbeitung in Echtzeit, umfassende Analysen und eine intuitive Benutzeroberfläche.
Doch viele HR-Prozesse lassen sich in der neuen HANA-Welt nicht wie gewohnt abbilden und einige ältere HR-Lösungen können nicht wie bisher geschehen weiterbetrieben werden. Dass dies nicht immer eine schlechte Nachricht sein muss, zeigt das Beispiel der Diakonie Stetten.
Mit der neuen Lösung fünfmal schneller
Dort war angesichts der anstehenden Umstellung der gesamten Organisation auf SAP S/4HANA schnell klar: Die alte Personalaktenlösung der Diakonie ist nicht kompatibel mit dem neuen SAP-System, eine Alternative muss her. Die Diakonie entschied sich für das Centric Employee File als neue digitale Personalakte.
Die Diakonie arbeitet bereits erfolgreich mit den Centric-Lösungen zur Optimierung der Entgeltabrechnungsprozesse PLK/PLX und MADAP. IT-Projektleiter Markus Schmalzried: „Mit dem Support waren wir hier in den letzten Jahren immer äußerst zufrieden. Ob neue Prüfregeln, neue gesetzliche Anforderungen – Centric setzt diese immer sofort in seiner Software um.“
Ausschlaggebend für die Entscheidung unter mehreren Anbietern war auch das vielseitige Produktportfolio für HR-Dokumentenprozesse von Centric, bei dem selbstverständlich alle Produkte voll in SAP integriert sind. So entschied sich die Diakonie im Rahmen des Projekts neben der mit vielen überzeugenden Funktionen ausgestatteten Akte auch für die Einführung der Centric Payslip Box, einer Lösung zur digitalen Bereitstellung von Entgeltnachweisen für die Mitarbeitenden.
Die notwendige Modernisierung erforderte ein kurzes Einführungsprojekt – nun vereinfacht die Centric Payslip Box den Versand der Gehaltsabrechnung und das Centric Employee File wiederum erleichtert der Personalabteilung die Arbeit mit den Mitarbeiterdokumenten. Petra Rieger aus der Personalabteilung ist Key-Userin des Centric Employee File. Sie und ihre Kolleginnen und Kollegen können nun von überall aus auf die Personalakten zugreifen, egal ob im Büro, zu Hause oder mobil.
„Das Hochladen von Dokumenten funktioniert mit Centric sehr gut, auch das Entfernen, wenn man mal etwas falsch hochgeladen hat“, erzählt sie. „Außerdem können wir, wenn es neue Dokumente gibt, zusätzliche Ordner anlegen. Man kann also sehr viel selbst steuern. Was früher mehrere Minuten dauerte – das Einbringen von Dokumenten –, ist heute eine Sache von gerade mal 60 Sekunden. Hier sind wir um den Faktor fünf schneller geworden.“ Das ausgefeilte Berechtigungskonzept sorgt zudem für ein Plus an Sicherheit. Nach dem Transformationsprozess kann sich die Personalabteilung über eine Reihe von Verbesserungen freuen.
SAP SuccessFactors – aber mit Dokumentenlösungen
Wer bei der Einführung von SAP SuccessFactors das Thema HR-Dokumente rechtzeitig berücksichtigt, kann den Transformationsprozess auch nutzen, um die Personalarbeit an den richtigen Stellen zu digitalisieren. So hat die BRITA Gruppe nicht nur SAP SuccessFactors eingeführt, sondern auch das Centric Employee File.
Die Personalakte ergänzt SuccessFactors insofern, als es zuvor in der HR-Lösung allein nur eine Handvoll Dokumente gab, die mit dem digitalen Profil eines Mitarbeiters verknüpft waren, wie zum Beispiel Studienbescheinigungen. Für den Großteil der HR-Dokumente war weiterhin der Griff zum Aktenordner notwendig. Arbeitsverträge wurden in SuccessFactors erstellt und mit Daten gefüllt, alles Weitere geschah außerhalb des Systems: Dokumente wurden beispielsweise per E‑Mail verschickt, ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt.
Langfristige Vorteile nach der Umstellung
Seit der Einführung des Centric Employee File können die HR-Mitarbeiter bei BRITA alle Dokumente – die Papierakten sind inzwischen digital erfasst – aus SAP SuccessFactors heraus einsehen und versenden, die SAP-Plattform und die Aktenlösung sind vollständig miteinander verzahnt. „Der langfristige Nutzen dadurch, dass frühere manuelle Handgriffe nun elektronisch stattfinden, ist groß. Die Anzahl der Dokumente, die in Papierform bearbeitetet werden müssen, ist deutlich zurückgegangen, da viele Vorgänge innerhalb von SuccessFactors abgebildet werden können“, sagt Jenny Schilling, Senior Manager HR Services der BRITA SE. Auch hier hat es sich ausgezahlt, dass BRITA beim Transformationsprozess gleich das Thema Dokumente mitgedacht hat.
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