Netzwerk für HR-Qualitätsmanagement und Prozesse : Schnittstellen im HR-Bereich
Schnittstellen spielen in der vernetzten Welt von heute eine immer wichtigere Rolle. Sie dienen als Verbindungspunkt zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen und ermöglichen so einen schnellen und medienbruchfreien Austausch von Daten und Informationen. Sie sorgen für eine nahtlose Integration von Systemen und Anwendungen.
Voneinander abhängige Prozesse sollten daher immer in ihrem Zusammenwirken betrachtet und beschrieben werden. Dazu gehört auch eine Risikoeinschätzung. Nur wenn ein Risiko in einem Prozess bzw. System identifiziert wird, können entsprechende Maßnahmen zur Risikominimierung eingeleitet werden. Im folgenden Schaubild werden einige Einflussfaktoren auf bzw. durch ein Entgeltabrechnungssystem dargestellt.
An diesem Schaubild wird deutlich, dass sowohl interne als auch externe Stellen Einfluss auf ein Entgeltabrechnungssystem nehmen. Zu den internen Stellen gehören Drittsysteme (beispielsweise Zeitwirtschafts- oder Reisekostenabrechnungssysteme), aber auch Self-Services, wo Mitarbeitende und Führungskräfte Änderungen an ihren Daten vornehmen können. Zu den externen Stellen gehört u. a. die ELStAM-Clearingstelle, über die monatlich die Änderungen von Steuerdaten der Beschäftigten geliefert werden. Gleiches gilt für Daten, die von den Sozialversicherungsträgern dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. Diese sind vom Arbeitgeber zunächst zu verarbeiten. Eine Prüfung auf Plausibilität ist an dieser Stelle nicht möglich.
Auf der anderen Seite gibt es auch Datenempfänger, auf die das Abrechnungssystem einwirkt. Als wesentlicher interner Datenempfänger sei hier die Finanzbuchhaltung erwähnt. Zu den externen Datenempfängern gehören beispielsweise Finanzbehörden und Sozialversicherungsträger.
Ein Fehler aufgrund von falschen Daten in einer einzelnen Abrechnung wird sich weniger auf die Folgesysteme auswirken als eine fehlerhafte Programmänderung durch die eigene IT bzw. des Softwareherstellers. Wichtig ist an dieser Stelle nur, dass eine transparente Darstellung der Risiken erfolgt.
An einem Beispiel möchte ich dies verdeutlichen. Der Arbeitgeber erhält im Rahmen des ELStAM-Änderungsdienstes neue Steuerdaten für eine/n Mitarbeitende/n. Diese werden ins Entgeltabrechnungssystem übernommen. Eine Prüfung auf Richtigkeit kann an dieser Stelle nicht erfolgen, da der Arbeitgeber zunächst davon ausgehen muss, dass die gemeldeten Daten korrekt sind. Erst nach erfolgter Abrechnung stellt sich heraus, dass diese nicht korrekt waren. Der bzw. die Mitarbeitende müsste sich in der Folge an sein Finanzamt wenden und die Daten korrigieren lassen. Mit dem nächsten Änderungsdienst erfolgt dann eine Korrektur der Steuerdaten.
In einem anderen Beispiel wird eine neue Abrechnungslohnart (einmaliger Bezug) im Entgeltabrechnungssystem angelegt. Beim Customizing wird die Lohnart versehentlich hinsichtlich der Versteuerung bzw. Verbeitragung als laufender Bezug statt als sonstiger Bezug geschlüsselt. Von der neuen Lohnart sind in diesem Fall mehrere Mitarbeitende betroffen, womit die Auswirkungen dieses Fehlers wesentlich größer sind als im ersten Beispiel. Die Behebung des Fehlers ist wesentlich aufwendiger (Berichtigung Customizing, Information der Betroffenen). Um einen Fehler dieser Art zu vermeiden, sind deshalb vor der Produktivsetzung umfangreiche Tests erforderlich.
In den Veranstaltungen des „Netzwerks für HR-Qualitätsmanagement und Prozesse“ (vorher ARGE IKS) ist das Thema „Schnittstellen“ bereits seit vielen Jahren ein wichtiges Thema. Aufgrund des ständigen Wandels von Prozessen, oft ausgelöst durch gesetzliche Änderungen, wird es auch künftig in diesen Veranstaltungen eine wichtige Rolle spielen. |