Der Steuerberater empfiehlt: Das Jahr 2020 : Ein turbulentes Jahr in der Entgeltabrechnung

Im März 2020 gab es gleich den ersten großen Brocken, den wir meistern mussten: die Abrechnung von Kurzarbeitergeld im großen Umfang.

Das gesellschaftliche Leben wurde nahezu vollständig eingeschränkt, unter anderem wurden Einzelhandelsgeschäfte, Unterhaltungseinrichtungen, Freizeiteinrichtungen und auch Schulen und Kindertagesstätten geschlossen. Dies hatte zur Folge, dass Einnahmen fast nahezu ausblieben, Aufträge zurückgezogen worden sind und Projekte gestoppt wurden. Um die Belastungen für die Unternehmen ein wenig zu mindern und Arbeitsplätze zu sichern, wurden die bisher geltenden Zugangsbeschränkungen zur Einführung der Kurzarbeit in den Unternehmen rückwirkend zum 1. März erleichtert und die Kurzarbeit auch von vielen Arbeitgebern eingeführt. Einigen der Entgeltabrechner*innen waren Kurzarbeit und das Kurzarbeitergeld aus der Vergangenheit noch bekannt. Viele kannten die Kurzarbeit und das Kurzarbeitergeld jedoch nur aus der Theorie. Somit mussten innerhalb kürzester Zeit die fachlichen Kenntnisse für die Berechnung des Kurzarbeitergeldes angelernt bzw. aufgefrischt werden.

Doch dies war nicht die einzige Herausforderung. Die technische Umsetzung in den Abrechnungsprogrammen stellte viele Entgeltabrechner*innen vor Probleme. Die kurzfristig beschlossenen Neuregelungen konnten rein technisch natürlich nicht sofort in den Abrechnungsprogrammen enthalten sein. Somit mussten häufig Abrechnungen mehrfach erstellt werden, da auf ein Update der Abrechnungsprogramme gewartet werden musste, um eine korrekte Darstellung des Kurzarbeitergeldes zu ermöglichen. Ebenfalls fehlten die hierfür erforderlichen Prozesse und auch die Zeit, um neue Prozesse zu definieren. Die Kurzarbeit und das Kurzarbeitergeld führten auch während der folgenden Monate zu einer hohen Arbeitsbelastung. Ab dem vierten Monat des Bezugs wird das Kurzarbeitergeld erhöht. Dies war für viele Unternehmen zu Beginn des Sommers der Fall. Doch dies sollte nicht die einzige Änderung bleiben, die in den Gehaltsabrechnungen umgesetzt werden musste.

Um die finanziellen Nachteile der Arbeitnehmer durch die Kurzarbeit auszugleichen, haben viele Unternehmen einen Zuschuss zum Kurzarbeitergeld gewährt. Dieser Zuschuss gehörte bisher zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Auf Grund der COVID-19- Pandemie wurde der Zuschuss zum Kurzarbeitergeld (bis 80 Prozent des Unterschiedsbetrags zwischen dem Soll-Entgelt und dem Ist-Entgelt) rückwirkend ab dem 1. März 2020 steuerfrei gestellt. Dies bedeutete in vielen Fällen, dass Gehaltsabrechnungen für mehrere Monate korrigiert werden mussten.

Schließlich gab es dazu noch das Infektionsschutzgesetz und daraus resultierende Entschädigungsleistungen. Was muss beachtet werden, wenn ein Arbeitnehmer auf Grund einer behördlichen Anordnung in häuslicher Quarantäne sein muss? Können Arbeiten auch von zu Hause ausgeführt werden? Erfolgt eine Krankschreibung während der Quarantäne? Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer wissentlich in Risikogebiete reist und nach der Rückkehr in Quarantäne muss? Dies sind nur Auszüge aus den diversen Fallgestaltungen, die in den Abrechnungen berücksichtigt werden müssen.

Da viele Arbeitnehmer in den letzten Monaten enormen Einsatz gezeigt haben, wurde mit § 3 Nr. 11a EStG eine besondere Vorschrift eingeführt: Demnach können Arbeitgeber ihren Beschäftigten in der Zeit vom 1. März bis zum 31. Dezember 2020 Beihilfen und Unterstützungen bis zu einem Betrag von 1.500 Euro steuerfrei auszahlen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Zahlungen zur Abmilderung der zusätzlichen Belastung durch die Corona-Krise und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden.

Die Lohnabrechnung für international tätige Arbeitnehmer ist in „normalen Zeiten“ schon herausfordernd genug. Eine kleine Auswahl an Themen, die man beachten muss: In welchem Land unterliegt der Arbeitnehmer der Sozialversicherung, welche Gehaltsbestandteile sind, wo zu versteuern, wie erfolgt die Aufteilung und wo muss ich Arbeitslohn ausweisen, der nach einem Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) steuerfrei ist? Auf Grund von Reisebeschränkungen konnten Arbeitnehmer in vielen Fällen ihre Tätigkeit nicht wie geplant in anderen Staaten ausüben, Entsendungen wurde ganz gestoppt. Dies kann ganz erhebliche Auswirkungen auf die Versteuerung des Arbeitslohns haben. Mit einigen Ländern hat Deutschland zur Abmilderung der Auswirkungen Verständigungsvereinbarungen für Grenzgänger geschlossen (z. B. mit Belgien und Luxemburg). Ende des Jahres bzw. spätestens vor Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigungen für 2020 sollte der aktuelle Stand dieser Vereinbarungen geprüft und eventuell notwendige Korrekturen vorgenommen werden. In diesem Zuge sollte auch geprüft werden, ob für alle Arbeitnehmer eine Steueridentifikationsnummer vorliegt und ob auch alle „Schattenabrechnungen“ für Sozialversicherungs-Zwecke erstellt wurden.

Wie geht es weiter? Es ist davon auszugehen, dass auch im kommenden Jahr das Coronavirus für die gesamte Wirtschaft prägend sein wird. Entgeltabrechner*innen werden sich weiterhin mit Themen wie Kurzarbeitergeld etc. beschäftigen müssen – nunmehr allerdings mit einem größeren Erfahrungsschatz, sodass die Herausforderungen 2021 von vielen sicher gut gemeistert werden können.

Sina Schmidt, Steuerberaterin bei Dierkes Partner (in cc).