Drei Fragen an …
Lohnabrechnungen digital über ein Cloud-Portal bereit-stellen liegt im Trend – warum ist eine solche Lösung gera-de in Sachen Datenschutz ein Gewinn?
Die Cloud-Lösung eines seriösen Anbieters wie Agenda ist SSL-verschlüsselt. Anwender können sich also sicher sein, dass sie über ein solches Portal ihre Lohnabrechnungen DS-GVO-konform bereitstellen. Die Authentifizierung erfolgt mehrstufig.
Der Mitarbeiter stimmt zunächst zu, dass er die Cloud-Lösung aktivieren möchte. Das Unternehmen schaltet dann die Belegschaft im System frei, und die Angestellten erhalten eine E-Mail, mit der sie ihre E-Mail-Adresse bestätigen. Anschließend bekommen die Mitarbeiter einen Aktivierungscode und können sich mit dem eigenen Passwort ihren persönlichen Zugang zum Personal-Portal einrichten. Damit bieten wir von Agenda Anwendern den bestmöglichen Schutz ihrer Daten durch Einwilligung, Bestätigung der korrekten E-Mail und ein eigens vergebenes Passwort.
Gibt es noch weitere Vorteile jenseits des Datenschutzes?
Personalabteilungen sparen durch eine solche Lösung Zeit und Kosten. Per Mausklick übergeben sie die Dokumente aus der Lohn-Software ans Cloud-Portal. Mühselige Arbeiten wie das Ausdrucken, Kuvertieren und das postalische Versenden fallen weg. Die Mitarbeiter greifen von ihrem internetfähigen Endgerät eigenständig auf das Agenda-Personal-Portal zu und laden sich ihre Dokumente herunter. Die Dokumente bleiben im Portal für einen gewissen Zeitraum gespeichert – bei Rückfragen zu Unterlagen funktioniert das Portal somit als digitales Archiv.
Mit welchen Kosten müssen Unternehmen bei der Umstellung auf ein digitales Portal rechnen?
Bei Agenda entstehen keine zusätzlichen Kosten, wenn Entgeltabrechner die Lohnunterlagen über das Personal-Portal bereitstellen. Sprich: Unternehmen sparen tatsächlich die kompletten Porto- und Druckkosten und profitieren zusätzlich vom Datenschutz.
