Arbeitsunfähigkeit : Neuerungen im eAU-Abrufverfahren
Seit dem 01.01.2023 sind Arbeitsunfähigkeitsnachweise von den Arbeitgebern verpflichtend elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über eine maschinelle Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal bei den Krankenkassen anzufordern.
Jährlich werden den Arbeitgebern rund 80 Millionen elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) über diesen Weg zur Verfügung gestellt. Zum 01.01.2025 erfährt das Verfahren erstmals Optimierungen.
Strukturiertere Darstellung der Zeiträume
Die Darstellung von Zeiträumen, die die Krankenkassen den Arbeitgebern im eAU-Abrufverfahren zurückmelden, wurde übersichtlicher strukturiert. Ab dem 01.01.2025 werden die Zeiträume, unabhängig von der Art der Abwesenheit der Arbeitnehmer, in den Feldern „Nachweis_seit“ und „Voraussichtlich_Nachweis_bis“ bzw. „Tatsaechlich_Nachweis_bis“ abgebildet. Zur Unterscheidung für den Arbeitgeber, aus welchem Grund der Arbeitnehmer abwesend ist, wurden neue Auswahlkriterien
bei der Rückmeldung „2 = AU“, „3 = Krankenhaus“, „5 = Reha/Vorsorge“ aufgenommen.
Integration von Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen in das eAU-Abrufverfahren
Auf eAU-Anfragen erhalten Arbeitgeber ab dem 01.01.2025 auch dann eine elektronische Rückmeldung, wenn Arbeitnehmer stationäre Rehabilitations- und Vorsorgeleistungen wahrgenommen haben, bei denen die jeweilige Krankenkasse der Kostenträger ist. Zudem werden Zeiträume übermittelt, wenn die Deutsche Rentenversicherung die Leistungen gewährt und die entsprechenden Arbeitnehmer krankengeldberechtigt sind. Dies erfolgt mit dem neuen Kennzeichen der Rückmeldung „5 = Reha/ Vorsorge“.
Mit dem Unfallversicherungs-Weiterentwicklungsgesetz wurde Ende August 2024 zudem beschlossen, dass Vorsorge- oder Rehabilitationsleistungen und Krankenhausaufenthalte zu Lasten der gesetzlichen Unfallversicherung ab dem 01.07.2025 in das eAU-Abrufverfahren integriert werden.
Neuerungen bei der Meldung von Krankenhausaufenthalten
Die Rückmeldeprozesse der Arbeitgeber bei eAU-Anfragen zu Krankenhausbehandlungen werden verbessert. Sofern der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der elektronischen Anfrage des Arbeitgebers bereits aus der stationären Krankenhausbehandlung entlassen ist, wird im eAU-Abrufverfahren unter „Tatsaechlich_Nachweis_bis“ künftig das tatsächliche Entlassdatum angegeben.
Wurde dem Arbeitgeber ein Datum „Voraussichtlich_Nachweis_bis“ übermittelt, weil der Krankenhausaufenthalt zum Zeitpunkt der Anfrage noch nicht beendet war (Aufnahme oder Verlängerung eines Aufenthalts), erfolgt ab dem 01.01.2025 neuerdings die proaktive Übermittlung des tatsächlichen Entlassdatums an den Arbeitgeber, wenn der Krankenkasse die Entlassmitteilung vom Krankenhaus zugegangen ist.
Zudem werden teilstationäre Behandlungen in Krankenhäusern ab dem kommenden Jahr mit einem neuen separaten Meldegrund ohne Von- und Bis-Datum an die Arbeitgeber elektronisch zurückgemeldet, um bislang aufgetretene Probleme in der Praxis bei der Übermittlung von teilstationären Behandlungen künftig zu vermeiden.
Ambulante sowie vorstationäre und nachstationäre Behandlungen werden weiterhin nicht im eAU-Abrufverfahren übermittelt. In diesen Fällen wird bei Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit eine eAU vom behandelnden Arzt ausgestellt und über das Abrufverfahren an den Arbeitgeber übermittelt.
Neuer Rückmeldegrund „anderer AU-Nachweis“
Sofern der Krankenkasse für einen vom Arbeitgeber angefragten Zeitraum nur ein privatärztlicher oder ein ausländischer AU-Nachweis vorliegt, können diese Daten den Arbeitgebern aktuell nicht über das eAU-Abrufverfahren bereitgestellt werden.
Ab dem 01.01.2025 ist dies möglich. Die Krankenkassen übermitteln in solchen Fällen im Feld „Kennzeichen_der_Rueckmeldung“ den neuen Meldegrund „8 = anderer Nachweis liegt vor“ ohne Von- und Bis-Datum der Arbeitsunfähigkeit.
Es besteht für Arbeitgeber aber bei der Abfrage von privatärztlichen oder ausländischen Arbeitsunfähigkeitsnachweisen kein Anspruch auf Vollständigkeit gegenüber den Krankenkassen.
Wurden ggf. ausgestellte privatärztliche oder ausländische Arbeitsunfähigkeitsnachweise durch die Versicherten nicht bei der Krankenkasse vorgelegt, wird eine Anfrage der Arbeitgeber wie bisher mit dem Rückmeldegrund „Nachweis liegt nicht vor“ beantwortet, weil die Krankenkasse keine Kenntnis hiervon hat. Versicherte haben keine gesetzliche Verpflichtung, entsprechende Nachweise der Krankenkasse vorzulegen.
Neuer Rückmeldegrund „in Prüfung“
Krankenkassen erhalten elektronische Daten und teilweise auch im Ersatzverfahren in Papierform von Arztpraxen, Krankenhäusern oder Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen, welche objektiv falsche Angaben enthalten. Die Quote dieser fehlerhaften Daten ist gering.
In solchen Sachverhalten gab es bislang nicht die Möglichkeit, Arbeitgebern im elektronischen Datenaustausch mitzuteilen, dass eine Klärung durch die Krankenkasse mit den Arztpraxen, Krankenhäusern oder Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen erfolgt.
Die Krankenkassen melden in solchen Fällen dem Arbeitgeber ab dem 01.01.2025 auf dessen Anforderung hin im Feld den neuen Meldegrund „7 = In Prüfung“ zurück. Gleiches gilt auch, wenn den Krankenkassen Daten im Ersatzverfahren in Papierform von Arztpraxen, Krankenhäusern oder Vorsorge- und Rehabilitationseinrichtungen übermittelt werden, welche nicht den Vorgaben des Datensatzes entsprechen und daher nicht vollständig digitalisiert werden können. Diese Sachverhalte werden durch die Krankenkassen bereits bei Eingang der Daten auf Basis der fachlichen Prüfungen selektiert und geklärt.
Eine Rückmeldung der Krankenkasse mit dem Meldegrund „7 = In Prüfung“ stellt ähnlich wie der schon vorhandene Meldegrund „4 = Nachweis liegt nicht vor“ eine Zwischennachricht und damit keine abschließende Rückantwort der Krankenkasse dar.
Kann die Prüfung durch die Krankenkasse innerhalb eines Zeitraums von 28 Tagen abgeschlossen werden, prüfen die Krankenkassen erneut ihre Zuständigkeit. Liegt eine Zuständigkeit vor, erfolgt eine proaktive Übermittlung der eAU-Daten von der Krankenkasse an den Arbeitgeber.
Kann eine Klärung durch die Krankenkasse nicht innerhalb des Zeitraums von 28 Tagen abgeschlossen werden, wird kein weiterer Datensatz an den Arbeitgeber übermittelt. Für den Arbeitgeber bedeutet daher die fehlende Übermittlung eines neuen Datensatzes durch die Krankenkasse, dass weiterhin kein übermittlungsfähiger Nachweis vorliegt.
Sofern innerhalb von 28 Kalendertagen nach der Erstanfrage des Arbeitgebers keine abschließende Klärung durch die Krankenkasse erfolgreich erfolgen konnte, jedoch weiterhin eine Klärung des Sachverhalts wichtig ist, kann der Zeitraum durch den Arbeitgeber neu über das eAU-Abrufverfahren angefordert werden.
Neuer Rückmeldegrund „Weiterleitung bei Kassenwechsel“
Zum 01.04.2024 wurde ein neuer Datenaustausch zwischen den Krankenkassen implementiert, der sicherstellen soll, dass Arbeitgeber bei einem Krankenkassenwechsel eines Arbeitnehmers dennoch unverzüglich Rückmeldungen auf ihre eAU-Abfragen erhalten. Solche Sachverhalte werden ab dem 01.01.2025 mit dem neuen Rückmeldegrund „9 = Weiterleitungsverfahren nach § 304 SGB V“ übermittelt und nicht mehr als Grund „4 = Nachweis liegt nicht vor“. Für den Arbeitgeber bedeutet eine Rückmeldung mit dem neuen Rückmeldegrund, dass eine Übermittlung der eAU-Daten bedingt durch den Krankenkassenwechsel durch eine andere Krankenkasse erfolgt als die, die angefragt wurde.
Versionswechsel zum 01.01.2025
Durch die Neuerungen wird ab dem 01.01.2025 eine neue Datensatzstruktur im eAU-Abrufverfahren in der Version 2 zum Einsatz kommen. Seit dem Start des Verfahrens ab 01.01.2023 ist die Version 1 im Einsatz. Für die Umstellung auf Version 2 ist wie bei solchen Versionsumstellungen üblich eine Übergangszeit vom 01.01.2025 bis zum 28.02.2025 vorgesehen. Während dieses Zeitraums werden von den Krankenkassen beide Versionen 1 und 2 – sofern nötig nach Anwendung entsprechender Konvertierungsregeln – angenommen. Die Krankenkassen werden die elektronische Antworten ab dem 01.01.2025 ausschließlich in der neuen Version 2 an die Arbeitgeber abgeben bzw. aus der Version 1 entsprechend in Version 2 konvertieren.
Weiterführende Informationen |
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Grundsätze für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten im Rahmen des Datenaustausches (eAU – § 109 Abs. 1 Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) und eAU § 109a Abs. 1 SGB IV) in der ab 01.01.2025 geltenden Fassung. Verfahrensbeschreibung für die Erstattung der Meldung im Rahmen des Datenaustauschs elektronische Arbeitsunfähigkeit (eAU) nach § 109 SGB IV und § 109a SGB IV in der ab 01.01.2025 geltenden Fassung. |