Vom Muss zum Mehrwert : Digitale Personalakte: Bereit für elektronische Entgeltunterlagen ab 2027
Ab dem 01.01.2027 sind Arbeitgebende gesetzlich verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen ausschließlich elektronisch zu führen. Was heute noch vielfach in Papierordnern oder verstreuten Excel-Dateien liegt, muss dann digital, strukturiert und jederzeit prüfbar verfügbar sein. Mischformen aus Papier und digitalen Dokumenten sind nicht mehr zulässig.
Damit wird die Einführung einer digitalen Personalakte zur Voraussetzung für die rechtssichere Erfüllung der neuen Vorgaben. Eine Entwicklung, die viele begrüßen – die aber auch konkreten Handlungsbedarf auslöst. Wer nicht rechtzeitig umstellt, riskiert Mehraufwand, Verzögerungen bei Prüfungen und Compliance-Probleme.
Was verändert sich durch die neue Verordnung?
Die Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen ist in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) geregelt und stellt einen Bestandteil der Digitalisierungsstrategie der deutschen Sozialversicherung dar. Ziel ist es, Prozesse zwischen Arbeitgebenden, Krankenkassen und der Deutschen Rentenversicherung effizienter und papierlos zu gestalten.
Konkret bedeutet das: Alle lohnrelevanten Dokumente müssen digital aufbewahrt werden. Dazu zählen unter anderem Arbeitsverträge, Sozialversicherungsnachweise sowie Bescheinigungen zu Elternzeit, Mutterschutz, Pflegezeit oder Immatrikulation. Eine vollständige Auflistung der betroffenen Unterlagen liefert die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Wichtig ist dabei, dass diese Daten nicht nur digital aufbewahrt, sondern auch elektronisch erzeugt, empfangen und verarbeitet werden müssen. Bei Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung ist zudem ein vollständig digitaler Zugriff auf sämtliche relevanten Unterlagen sicherzustellen.
Warum das ohne digitale Personalakte kaum umsetzbar ist
Viele Unternehmen haben zwar bereits Lohnabrechnungsprogramme oder Zeiterfassungstools im Einsatz, aber die lohnrelevanten Dokumente liegen häufig dezentral auf lokalen Rechnern, in E-Mail-Postfächern oder in Papierform. Diese Zettelwirtschaft lässt sich ab 2027 nicht mehr mit den gesetzlichen Anforderungen vereinbaren.
Die Lösung: Eine digitale Personalakte, die alle relevanten Dokumente zentral, datenschutzkonform und revisionssicher bündelt. Sie bildet das Herzstück einer modernen, digitalen HR-Organisation – nicht nur für Konzerne, sondern gerade auch für kleine und mittlere Betriebe, Kanzleien und Dienstleister im Bereich Business Process Outsourcing (BPO).
Eine digitale Personalakte sorgt nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern bringt auch spürbare betriebliche Vorteile mit sich. Sie spart wertvolle Zeit, da Dokumente in Sekundenschnelle statt in mühseliger Suche gefunden werden können. Durch automatisierte Abläufe wie die strukturierte Ablage, Fristenkontrollen und Vollständigkeitsprüfungen werden zudem Fehler deutlich reduziert.
Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern – etwa Steuerkanzleien oder Lohnbüros – wird durch die zentrale und transparente Datenhaltung erheblich erleichtert. Gleichzeitig erfüllt eine digitale Personalakte höchste Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit.
Nicht zuletzt ist sie zukunftssicher, da sie sich flexibel skalieren lässt und sich daher sowohl für wachsende Unternehmen als auch für Betriebe mit mehreren Standorten oder Dienstleister mit einer Vielzahl an Mandanten eignet.
So unterstützt gastromatic beim Aufbau einer digitalen Personalakte
Die digitale Personalakte von gastromatic ist der zentrale Ort für alle personellen Daten und Dokumente – übersichtlich, papierlos und ohne langes Suchen. Alle Informationen sind strukturiert an einem Ort gebündelt und automatisch konform mit der Datenschutz-Grundverordnung (DGSVO) gespeichert, sodass Unternehmen jederzeit rechtssicher agieren können. Änderungen an Mitarbeitendendaten lassen sich vorausschauend planen und treten zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch in Kraft. Durch die Möglichkeit, individuelle Eingabefelder zu erstellen, lässt sich die digitale Akte flexibel an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen.
Abb 1.: Dokumentenablage in der digitalen Personalakte
Abb 2.: Stammdatenübersicht in der digitalen Personalakte
Auch das Dokumentenmanagement wird spürbar einfacher: Zugriffsrechte lassen sich individuell festlegen, Lohnscheine oder Verträge können gesammelt an mehrere Mitarbeitende verteilt werden, und über die integrierte Erinnerungsfunktion behalten HR-Teams wichtige Fristen stets im Blick. Dokumente lassen sich unkompliziert per App anfordern und landen nach dem Upload direkt in der jeweiligen Personalakte – strukturiert, nachvollziehbar und revisionssicher.
In Kombination mit Funktionen wie Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung entsteht ein nahtloser Prozess: Arbeitszeiten und Abwesenheiten fließen automatisch in die digitale Personalakte ein und bilden die Grundlage für eine korrekte Lohnabrechnung. Das reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen – ein echter Vorteil für moderne HR-Arbeit.
Heute schon die digitalen Weichen für 2027 stellen
Die Pflicht zur digitalen Führung von Entgeltunterlagen ist keine ferne Zukunftsmusik – sie kommt verbindlich ab 2027. Der richtige Zeitpunkt zum Handeln ist jetzt, denn die Digitalisierung von Entgeltunterlagen erfordert Zeit für Systemwahl, Prozessanpassung, Schulungen und Datenmigration. Unternehmen, Steuerkanzleien und HR-Dienstleister, die frühzeitig auf eine digitale Personalakte setzen, sichern sich nicht nur technologische Vorteile, sondern entlasten auch ihre Teams und verbessern die Zusammenarbeit. Wer vorbereitet ist, profitiert von effizienteren Abläufen, weniger Rückfragen und einer stärkeren Position als moderner Servicepartner. Digitale Lösungen wie gastromatic zeigen schon heute, wie das rechtssicher und praxisnah umgesetzt werden kann.
Kontaktdaten: gastromatic – Software für Personalmanagement Landwehrstraße 58 64293 Darmstadt