Lohnmanagement für den Erfolg : Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung mit künstlicher Intelligenz

Die Prüfungen enden mit einem Bescheid. Wenn sich keinerlei Beanstandungen ergeben, wird eine Prüfmitteilung erstellt. Die Mitarbeitenden der Deutschen Rentenversicherung (DRV) Bund stehen somit vor drängenden Herausforderungen, denn tatsächlich steht ihnen rechnerisch weniger als ein Tag je Betriebsprüfung zur Verfügung. Das ist wenig Zeit, um die vollständige Menge an Prüfunterlagen auf Unregelmäßigkeiten zu untersuchen. Die Mitarbeitenden des Prüfdienstes müssen folglich Schwerpunkte setzen und sich auf Stichproben beschränken. Der demografische Wandel und der zunehmende Fachkräftemangel werden diese Situation in den kommenden Jahren verstärken.

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Zur Durchführung einer Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV sind die notwendigen Arbeitgeberdaten aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Die Einzelheiten des Verfahrens werden entsprechend § 28p Abs. 6a SGB IV in „Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ der DRV Bund geregelt. Die Übersendung der Daten erfolgt im Online-Verfahren unter Nutzung des eXTra-Standards (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren, www.extra-standard. de), der bereits in weiteren Verfahren innerhalb der Sozialversicherung (z. B. Sofortmeldung) verwendet wird. Anschließend werden die Daten des Arbeitgebers durch den Betriebsprüfer analysiert sowie auf Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsbe- und abrechnung überprüft.

Die Ergebnisse der Auswertungen werden durch den Prüfer gemeinsam mit dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater besprochen. Die prüfrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung konnten bis Ende 2024 freiwillig übermittelt werden, seit 2025 ist deren Übermittlung verpflichtend. Ziel ist es, die Betriebsprüfung mit den Daten maschinell zu unterstützen und den Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten zu verringern. Mit der elektronischen Übermittlung der Daten gibt man dem Prüfdienst alles an die Hand, was zur Prüfung benötigt wird. Umgekehrt stellt die Rentenversicherung dem Arbeitgeber Datensätze für die Meldekorrekturen sowie das Prüfergebnis elektronisch zur Verfügung. Dies bedeutet für beide Seiten eine enorme Arbeitserleichterung. Die überlassenen Daten werden nach Durchführung der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung gelöscht.

Gegenstand der Betriebsprüfung

In erster Linie wird die Entgeltabrechnung geprüft. Im Rahmen der Entgeltabrechnung bezieht sich die Prüfung auf die Abrechnungsergebnisse und Entgeltunterlagen (Arbeitszeitnachweise, Entgeltabrechnungen, Reisekostenabrechnungen usw.), die Beitragsabrechnungen, die Beitragsnachweise, die Meldungen und die sonstigen versicherungs-, beitrags-, und melderechtlich relevanten Unterlagen aus dem Bereich des Rechnungswesens sowie auf die Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden. Außerhalb der Entgeltabrechnung wird die Finanzbuchhaltung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens zur Prüfung herangezogen.

Die Betriebsprüfungen umfassen insbesondere die von den Arbeitgebern vorgenommenen Beurteilungen der Beschäftigungsverhältnisse (Versicherungspflicht bzw. Versicherungsfreiheit), die der Beitragsberechnung zugrunde liegenden Beurteilungen der Entgeltbestandteile und die Festlegung der Höhe des Arbeitsentgeltanspruchs, die zeitlichen Zuordnungen der Entgelte und Berechnungen der Beiträge, die abgegebenen DEÜV-Meldungen, die Berechnungen der Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichgesetz (AAG), der Insolvenzgeldumlage sowie die zu führenden Entgeltunterlagen. Die Prüfung erfolgt grundsätzlich stichprobenhaft. Die Prüfer sind gemäß § 11 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) berechtigt, über den Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung hinaus auch den Bereich des Rechnungswesens in die Prüfung einzubeziehen. Zu den vorzuhaltenden Unterlagen gehören beispielsweise Geschäftsbücher, Summen- und Saldenlisten, Sachkonten und die dazugehörigen Belege. Hier ist insbesondere die Kreditorenbuchhaltung im Fokus, denn dort sind die Rechnungen für Fremdleistungen erfasst.

Elektronische Entgeltunterlagen

Das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze vom 12.06.2020 sieht vor, dass diese Unterlagen dem Arbeitgeber künftig elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen. Dies bedeutet, dass nicht nur der Arbeitgeber in der Pflicht ist, diese Unterlagen elektronisch zu führen. Schon derjenige, welcher dem Arbeitgeber eine solche Unterlage einreicht (ein Student reicht beispielsweise eine Immatrikulationsbescheinigung ein), muss dies elektronisch tun.

Die wichtigsten dieser Unterlagen und Daten sind Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zu einer Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht, zu einer Entsendung, Mitgliedsbescheinigungen der gesetzlichen Krankenkasse, Daten zu den erstatteten Meldungen, Daten zu Rückmeldungen der Krankenkassen, Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (= Opt-out), die Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes, Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere solche Beschäftigungen, Kopien von Anträgen auf ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund, Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht, Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt sind, Nachweis der Elterneigenschaft, Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz. Die Regelung steht im engen Zusammenhang mit der Verpflichtung zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) ab 2023.

Beitragsabrechnung

Zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung sowie der Eintragungen im Beitragsnachweis hat der Arbeitgeber für jeden Abrechnungszeitraum alle Beschäftigten mit den folgenden Angaben in Listenform und nach Krankenkassen (Einzugsstellen) getrennt zu erfassen (Krankenkassen-Liste).

Die Liste ist entsprechend der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit folgenden Inhalten zu erstellen:

• dem Familien- und Vornamen und ggf. dem betrieblichen Ordnungsmerkmal,
• dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze (BBG) der Rentenversicherung,
• dem in der gesetzlichen Unfallversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelt,
• dem Unterschiedsbetrag nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. B Altersteilzeitgesetz,
• dem Beitragsgruppenschlüssel,
• den Sozialversicherungstagen,
• dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag, nach Beitragsgruppen getrennt,
• dem gezahlten Kurzarbeitergeld und den hierauf entfallenden beitragspflichtigen Einnahmen,
• den beitragspflichtigen Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen,
• den Kurzsätzen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und dem umlagepflichtigen Arbeitsentgelt,
• den Parametern zur Berechnung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld.

In der Beitragsabrechnung sind zusätzlich Beschäftigte, für die Beiträge nicht gezahlt werden, mit dem Familien- und Vornamen und ggf. dem betrieblichen Ordnungsmerkmal sowie dem Arbeitsentgelt nach § 14 SGB IV zu erfassen. Im Falle von Berichtigungen oder Stornierungen sind diese besonders kenntlich zu machen (§ 8 Abs. 1 Satz 5 BVV). Die Beitragsabrechnung kann mithilfe automatischer Einrichtungen erstellt oder auf Bildträgern aufgezeichnet werden (§ 9 Abs. 1 BVV).

Digitales Prüfergebnis

Auf Wunsch kann das Prüfergebnis digital zum Abruf bereitgestellt werden. Voraussetzung ist, dass die Betriebsprüfung mit euBP-Lohndaten durchgeführt und hierzu die Datensatzversion 3.4.0 oder höher verwendet wird. Nach Prüfabschluss wird das Prüfergebnis im Format eines PDF-Dokuments als Rückantwort auf die euBPDatensendung im eXTra-Verfahren zum Abruf bereitgestellt. Über die Bereitstellung wird die abrufberechtigte Person mit eine E‑Mail benachrichtigt. Für die Durchführung der Betriebsprüfung werden die geforderten euBP-Daten über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt. Besteht der Wunsch, das Prüfergebnis elektronisch per Datenabruf zu erhalten, gibt der Absender dies zusätzlich mit an. Zusammen mit der Wunschäußerung ist die E‑Mail-Adresse der abrufberechtigten Person anzugeben, an die die Benachrichtigung versendet wird, wenn das Prüfergebnis bereitgestellt wurde. Um den erfolgreichen Empfang der Nachricht für die abrufberechtigte Person zu gewährleisten, ist darauf zu achten, dass eine gültige E‑Mail-Adresse angegeben wird. Postkorb-Adressen sollten deshalb nicht verwendet werden. Mit Übermittlung dieser Angaben willigt der Absender ein, dass ihm das Prüfergebnis als Rückmeldung auf die euBP-Datensendung bereitgestellt wird (Zugangseröffnung). Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Abruf und die Anzeige des PDF-Dokuments erfolgen über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das Programm, mit welchem die euBP-Daten zur Betriebsprüfung übertragen worden sind. Die Deutsche Rentenversicherung behält sich bei berechtigtem Zweifel an einer rechtssicheren elektronischen Bekanntgabe vor, das Prüfergebnis postalisch zu übermitteln.

KI in der Sozialversicherungsprüfung

Die DRV Bund entwickelt eine KI-Anwendung, gefördert durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), um die Mitarbeitenden des Prüfdienstes bei der Auswahl der Prüfschwerpunkte zu unterstützen. Dies steigert die Effizienz der Betriebsprüfungen und gewährleistet weiterhin eine hohe Qualität der Prüfungen. Aktuell entscheiden die Mitarbeitenden basierend auf Erfahrungswerten, welche Stichproben sie nehmen und mit welchem Schwerpunkt sie prüfen.

Fazit

In Zukunft wird die künstliche Intelligenz für risikoorientierte Arbeitgeberprüfungen (KIRA) mit einer Vorauswahl unterstützen. Die Software scannt alle digital vorhandene Daten der Unternehmen, sucht nach Mustern und identifiziert Auffälligkeiten, wie ungewöhnlich hohe oder niedrige Beiträge oder fehlende Nachweise. KIRA kennzeichnet in den Unterlagen, wo die Auffälligkeiten zu finden sind. Mit diesen hilfreichen Informationen entscheiden die Prüfdienstmitarbeitenden, welche Fälle sie schnell bearbeiten können und wo sie die gewonnene Zeit für eine detaillierte Prüfung investieren. Die menschliche Entscheidung ist dabei weiterhin unerlässlich und wertvoll. Die Unterstützung durch KIRA steigert die Effektivität des Prüfdienstes und hilft bei der Abfederung des Fachkräftemangels.

Raschid Bouabba, MCGB GmbH