Welche echten Vorteile bietet der Umstieg? : Insellösung contra gesamtheitliche HR-Lösung
Eine gesamtheitliche Lösung für Human Resources (HR) – also ein integriertes, digitales System zur Verwaltung aller HR-bezogenen Aufgaben – bringt eine Vielzahl von Vorteilen für Ihr Unternehmen mit sich.
Dabei ist eine Effizienzsteigerung durch Automatisierung der wichtigste Punkt von einer Vielzahl an Vorteilen.
Durch die Digitalisierung von Standardprozessen, ausgehend von der Personalzeitwirtschaft über die Lohnabrechnung bis hin zum Personalmanagement und Recruitment, sparen Sie erhebliche Zeit und Kosten und die Fehlerquote tendiert gegen null.
Workflows und Genehmigungsprozesse für Krankmeldungen, Abfragen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), Onboarding-Prozesse, Feedback-Gespräche oder Zielvereinbarungen laufen automatisiert und strukturiert unter Nutzung von Wiedervorlagen- und Erinnerungsfunktionen ab. Sämtliche Dokumente werden direkt nach der Erstellung in der digitalen Personalakte abgelegt und können von den berechtigten Nutzern sofort eingesehen und heruntergeladen werden. Dies umfasst auch die Lohnabrechnungen, die darüber hinaus den Mitarbeitenden im Self-Service zeitgleich zur Verfügung stehen. Gerade der Self-Service-Bereich für Mitarbeitende wird in der heutigen Arbeitswelt immer wichtiger. Diese können neben der Abrechnung noch viele weitere Bereiche nutzen: beginnend mit der Krankmeldung über die Urlaubsbeantragung bis hin zum Hochladen des Führerscheins für die Führerscheinprüfung. Auch der Bereich der Weiterbildung bzw. Personalentwicklung ist in einem leistungsfähigen Self-Service-Portal für die verschiedensten Anforderungen vorhanden. Egal, ob die Datenschutzvereinbarungen aktualisiert werden müssen oder Unterweisungen z. B. für das Qualitätsmanagement als E-Learning-Schulung aktiv durchgearbeitet und nach durchgeführter Prüfung durch einen Onlinetest abgeschlossen werden: Die Möglichkeiten lassen sich beliebig fortsetzen.
Ein weiterer Aspekt ist der Außenauftritt Ihres Unternehmens. Gerade in dem seit Jahre andauernden „War for Talents“ ist es wichtig, den Bewerbern bereits im ersten Kontakt das Gefühl zu geben, dass es sich um ein modernes, fortschrittliches und digital optimal aufgestelltes Unternehmen handelt. Gerade die jetzt wirtschaftlich für viele Unternehmen nicht so rosigen Zeiten sollten Sie nutzen, um Ihre HR-Struktur und -Prozesse mit einer gesamtheitlichen Lösung zu optimieren und für die Zukunft optimal aufzustellen.
Neben dem reinen Optimieren Ihrer Softwarelandschaft sind aber auch die einzelnen Personalaufgaben und Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen. Die heutigen Mitarbeitenden haben eine ganz andere Erwartungshaltung, als dies noch vor Jahren der Fall war. Work-Life-Balance, Wechselwilligkeit und die Grundeinstellung in Bezug auf Arbeit als solche sind nicht mehr mit einer monatlichen Gehaltsüberweisung zu lösen. Gerade in den Punkten Mitarbeiterbindung und Know-how-Transfer im Unternehmen müssen ausgereifte Lösungen zur Verfügung stehen, um Ihre Mitarbeitenden tagtäglich zu unterstützen.
Jedoch fehlt hierfür häufig die Zeit, wodurch eine weitere Lösungsvariante zum Tragen kommt. Die Lohnabrechnung war früher das Hauptaufgabenumfeld innerhalb der Personalabteilung. Dies ist bereits seit Jahren nicht mehr so. Sie gehört nicht mehr zu den wertschöpfenden Aufgaben der Personalabteilung. Aus diesem Grund sollte hier eine Veränderung in Betracht gezogen werden.
Ein professioneller gesamtheitlicher Lösungsanbieter hat auch hierfür eine kostengünstige und praxiserprobte Lösung.
Wie kann eine solche gesamtheitliche Lösung aussehen?
Man teilt die Aufgaben in wertschöpfende und administrative Tätigkeiten auf. Der Dienstleister übernimmt im Full Service (FSP) den gesamten Bereich der Lohnabrechnung, den hauptsächlich administrativen Bereich. Die eigenen Mitarbeitenden kümmern sich um die Bereiche Personalzeitwirtschaft, Personalmanagement und Recruitment. Diese Aufgabenfelder verlangen einen direkten Kontakt zum Mitarbeitenden. Hierbei ist es egal, ob der Kontakt durch die Führungskräfte im Mitarbeitergespräch oder seitens der Personalabteilung für Fragen der Entgeltzuordnung, die Personalentwicklung oder Weiterbildungsmöglichkeiten erfolgt.
Auch der Rekrutierungsprozess innerhalb der gesamtheitlichen Lösung ist ein wichtiges Aufgabengebiet der eigenen Personalabteilung und sollte daher immer im Unternehmen verbleiben.
Fazit
Eine effektive und effiziente Personalabteilung benötigt viel Zeit, die jedoch in den meisten Unternehmen durch fehlende automatisierte Prozesse mit einem hohen manuellen Aufwand nicht optimal genutzt wird. Nutzen Sie die Zeit, schauen Sie sich professionelle Lösungen und HR-Partner an und richten Sie Ihre Personalabteilung auf die Zukunft aus.
Lothar Steyns, Geschäftsführender Gesellschafter, SUMMIT IT CONSULT GmbH