Wie künstliche Intelligenz (KI) die Payroll unterstützt : Ein Arbeitstag in der Entgeltabrechnung 2028
Es ist Montagmorgen, 8:15 Uhr. Abrechnerin Regina Muster arbeitet in einem mittelständischen Unternehmen und beginnt die Vorbereitung für den Monatslauf. Vieles davon läuft automatisiert: Das System hat bereits die Daten aus der Zeitwirtschaft übernommen, variable Entgeltbestandteile importiert, gesetzliche Parameter aktualisiert.
Was früher Stunden manueller Arbeit erforderte, erledigt Muster heute weitgehend systemgestützt. Doch der Arbeitstag der Payroll-Fachkräfte ist dadurch nicht leerer geworden – er ist anspruchsvoller
Der Sonderfall kommt wie so oft unerwartet
Kurz nach Arbeitsbeginn geht eine Anfrage aus dem HR-Bereich ein: Eine Führungskraft soll kurzfristig eine einmalige Sonderzahlung erhalten, rückwirkend für mehrere Monate, verbunden mit einer Vertragsänderung. Der Fall ist nicht außergewöhnlich, aber komplex. Steuerliche Behandlung, Sozialversicherung, Beitragsbemessungsgrenzen und Rückrechnungen muss unsere fiktive Abrechnerin Muster korrekt berücksichtigten.
Das Abrechnungssystem erkennt den Vorgang als Sonderfall. Eine KI-gestützte Assistenzfunktion analysiert die Konstellation und gibt Hinweise aus: erhöhte Abgabenlast, mögliche Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenze, erhöhte Prüfungsrelevanz. Zusätzlich schlägt das System zwei Berechnungsvarianten vor.
Unterstützung statt Entscheidung
Was das System nicht tut: eine Entscheidung treffen. Es berechnet, vergleicht und weist auf Risiken hin – mehr nicht. Die Verantwortung liegt weiterhin bei der Payroll-Fachkraft. Muster prüft die Vorschläge, gleicht sie mit der individuellen Vertragssituation ab und berücksichtigt unternehmensinterne Regelungen. Eine der vorgeschlagenen Varianten ist rechnerisch korrekt, würde aber in diesem Fall zu einer unerwünschten Nebenwirkung bei den Abgaben führen.
Die Entscheidung fällt bewusst gegen den Standardvorschlag des Systems. Muster dokumentiert die Entscheidung – inklusive Begründung. Die KI unterstützt dabei, indem sie eine strukturierte Entscheidungsdokumentation vorbereitet, die Muster ergänzt und final freigibt.
Payroll als fachlicher Sparringspartner
Im nächsten Schritt bindet Muster die HR ein. Sie erläutert die Auswirkungen der Sonderzahlung auf Nettobetrag, Abgaben und Kosten. Die KI stellt dazu automatisch eine übersichtliche Simulation bereit. Die Interpretation und Einordnung übernimmt jedoch der Mensch. HR kann auf dieser Basis fundiert entscheiden, wie die Zahlung umgesetzt wird.
Hier zeigt sich eine zentrale Veränderung der Rolle: Die Payroll ist nicht mehr reine Abrechnungsstelle, sondern fachlicher Sparringspartner. Die Kompetenz liegt nicht im schnellen Rechnen, sondern im Erklären, Abwägen und Beraten.
Kontrolle statt blindes Vertrauen
Vor dem Monatsabschluss führt das System eine automatisierte Plausibilitätsprüfung durch. Auffälligkeiten markiert es: Abweichungen zu Vormonaten, ungewöhnliche Kostenveränderungen, Sonderfälle mit erhöhtem Prüfpotenzial. Die KI priorisiert diese Hinweise, ersetzt aber keine Kontrolle.
Die Payroll-Fachkraft entscheidet, welche Punkte relevant sind und welche erklärbar. Ein Ausreißer entpuppt sich als bewusste Entscheidung aufgrund einer Tarifänderung. Auch dieser Zusammenhang wird dokumentiert – für spätere Rückfragen oder Prüfungen.
Prüfungssicherheit durch Transparenz
Einige Monate später findet eine Sozialversicherungsprüfung statt. Die Prüfer fragen gezielt nach der Sonderzahlung. Alle relevanten Informationen sind lückenlos dokumentiert: Berechnungslogik, Entscheidungsgrundlage, Freigaben. Die KI hat geholfen, Struktur und Vollständigkeit sicherzustellen – die fachliche Verantwortung lag durchgehend bei der Payroll.
Der Prüfer stellt fest: Die Abrechnung ist nicht nur korrekt, sondern auch nachvollziehbar. Genau hier liegt der Mehrwert digital unterstützter Payroll-Arbeit.
Was sich wirklich verändert hat
Dieses Szenario ist keine ferne Vision, sondern eine realistische Fortschreibung heutiger Entwicklungen. Die zentrale Veränderung liegt nicht in der Technik, sondern in der Arbeitsweise:
- Routineaufgaben sind weitgehend automatisiert.
- Sonderfälle stehen stärker im Fokus.
- Entscheidungen werden bewusster getroffen.
- Die Dokumentation wird systematisch unterstützt.
- Die Payroll agiert beratend statt reaktiv.
Die KI fungiert als Co-Pilot: Sie denkt mit, weist hin, strukturiert – entscheidet aber nicht.
Anforderungen an die Rolle der Payroll
Damit dieses Zusammenspiel funktioniert, braucht es qualifizierte Fachkräfte. Urteilsvermögen, Fachverständnis und Kommunikationsfähigkeit sind entscheidender als technisches Detailwissen. Payroll-Fachkräfte müssen Systeme verstehen, ohne ihnen blind zu vertrauen. Sie müssen Ergebnisse einordnen, Risiken benennen und Entscheidungen vertreten können.
Unternehmen, die die Payroll weiterhin ausschließlich als operative Abrechnungsfunktion betrachten, verschenken Potenzial. Wer sie dagegen als fachliche Instanz begreift und stärkt, profitiert von höherer Qualität, besserer Rechtssicherheit und klareren Entscheidungsprozessen.
Fazit
Die Zukunft der Entgeltabrechnung ist weder vollautomatisch noch menschenleer. Sie ist hybrid. KI übernimmt Rechenleistung und Struktur, der Mensch Verantwortung und Urteil. Genau darin liegt die Stärke moderner Payroll-Arbeit – und ihre wachsende Bedeutung im Unternehmen.
Hannah Höschel