Lohnsteuer – KOMPAKT für die Personalpraxis : Einführung ArbeitgeberIdentabgleich bei ELStAM

Durch Etablierung der vollständigen Validierung der IdNr kann es in Einzelfällen dazu kommen, dass das bisherige Antwortverhalten nicht erreicht wird. Insbesondere im Kontext technischer Wartungen ist es in Einzelfällen möglich, dass die Beantwortung des Abrufes der ELStAM um bis zu drei Tage verzögert erfolgt. Das BZSt gibt folgende Empfehlungen für Arbeitgeber bei einer verzögerten Antwort auf den Abruf der ELStAM:

1. Beachten Sie, dass die Antworten auf Abrufe der ELStAM ggf. verzögert erfolgen.
2. Bitte warten Sie bis zu drei Tage auf die Antwort.

Empfehlungen für Arbeitgeber bei einer Abweisung des Abrufs der ELStAM im Zuge des Verfahrenshinweises „IdNr kann nicht verifiziert werden“:

3. IdNr und Geburtsdatum prüfen, die der Arbeitnehmer für den ELStAMAbruf mitgeteilt hat (§ 39e Abs. 4 EStG).
4. Wenn der Abruf der ELStAM technisch nicht möglich ist, gelten die Ersatzregelungen unverändert:

• 39c EStG (Steuerabzug ohne ELStAM anhand bestimmter Merkmale) und
• 39e Abs. 8 EStG (Übergangsregelungen).
• Beachten Sie die Ausführungen des geltenden BMF-Schreibens vom 13.12.2024.

Rückwirkende Korrektur der Beiträge zur Pflegeversicherung ab dem Jahr 2023

Mit dem Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetz (PUEG) vom 08.06.2023 wurde § 55 Abs. 3 Sozialgesetzbuch (SGB) XI neu gefasst. Seit dem 01.07.2023 erfolgt eine Beitragsdifferenzierung nach der Zahl der berücksichtigungsfähigen Kinder. Eltern erhalten ab dem zweiten Kind einen Abschlag von 0,25 Prozentpunkten je Kind auf den Beitragssatz zur sozialen Pflegeversicherung, höchstens 1,0 Prozentpunkte.

Mit dem ersten digitalen Abruf ab Mitte des Jahres 2025 kam es zu Korrekturen der Kinderanzahl und somit zu nachfolgenden Änderungen bei den Zu- oder Abschlägen der Beschäftigten zur Pflegeversicherung. Bis zum digitalen Abruf konnten die Arbeitgeber auf einen Nachweis verzichten und den Angaben der Beschäftigten vertrauen. In der Praxis stellte sich nun die Frage, wie damit umzugehen ist, wenn die Zuschläge oder Abschläge korrigiert wurden und somit Pflegeversicherungsbeiträge entweder zu wenig oder zu viel gezahlt wurden bzw. vom Arbeitgeber einbehalten wurden.

Die Frage ist vor dem Hintergrund relevant, dass die Beiträge des Beschäftigten zu einem höheren oder zu niedrigeren Sonderausgabenabzug führten und damit die tatsächliche Einkommensteuerfestsetzung nicht korrekt ist.

Das BMF hat am 28.11.2025 ein Schreiben zur Anwendung der Vorsorgepauschale gem. § 39b Abs. 2 Satz 5 EStG nach dem PUEG sowie zur rückwirkenden Korrektur der Beitrage zur Pflegeversicherung für die Jahre 2023 bis 2025 im Lohnsteuerabzugsverfahren veröffentlicht.

Zur lohnsteuerlichen Umsetzung wurde § 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 Buchst. c EStG ab dem 01.01.2024 angepasst, um bei der Ermittlung der Vorsorgepauschale den verminderten Beitragssatz zu berücksichtigen.

Für die lohnsteuerliche Behandlung ruckwirkender Beitragskorrekturen in der sozialen Pflegeversicherung gilt nach dem PUEG Folgendes:

Seit dem 01.07.2025 steht nach § 55 Abs. 3c SGB XI ein digitales Datenaustauschverfahren (DaBPV) zur Verfügung, das die automatische Ermittlung der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder und die Anwendung der zutreffenden Beitragssatze in der Pflegeversicherung sicherstellt.

Arbeitgeber mussten den Initialabruf über das DaBPV für Beschäftigte, die schon vor dem 01.07.2025 bei ihnen beschäftigt waren, spätestens bis zum 31.12.2025 vornehmen. Hat der Arbeitgeber bislang eine unzutreffende Anzahl der Kinder bei der Ermittlung des Beitrags zur sozialen Pflegeversicherung berücksichtigt, wird er vom Sozialversicherungsträger gegebenenfalls zu einer ruckwirkenden Korrektur des Pflegeversicherungsbeitrags nach dem PUEG ab dem Jahr 2023 verpflichtet.

In diesen Fällen sind für die Jahre 2023 und 2024 keine Änderungen im Lohnsteuerabzugsverfahren vorzunehmen. Eine Anzeigepflicht des Arbeitgebers nach § 41c Abs. 4 EStG besteht insoweit nicht. Entsprechendes gilt für das Jahr 2025, wenn eine Änderung des Lohnsteuerabzugs aufgrund der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung nicht mehr zulässig ist. Die im Rahmen einer ruckwirkenden Korrektur verrechneten bzw. erstatteten Beitrage zur sozialen Pflegeversicherung sind im Kalenderjahr der Verrechnung bzw. Erstattung von den in Zeile 26 der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bzw. Besonderen Lohnsteuerbescheinigung einzutragenden Beitragen zur sozialen Pflegeversicherung abzuziehen.

„Geringe Entfernung“ im Sinne des Reisekostenrechts

Das Bundesverwaltungsgericht (BVerwG) hat mit Urteil vom 04.12.2025 zum Aktenzeichen 5 C 9.24 entschieden, dass die „geringe Entfernung“ zwischen der Dienststätte oder Wohnung des Dienstreisenden und dem Ort, an dem das Dienstgeschäft erledigt wird, höchstens zwei Kilometer beträgt und nach der Straßenentfernung zu bemessen ist und dann die Gewährung von Tagegeld als Ersatz von Mehraufwendungen für Verpflegung aus Anlass einer Dienstreise ausschließen darf.

Im betreffenden Verfahren stritt eine Bundesbeamtin um die Reisekostenabrechnung mit ihrem Dienstherrn. Sie führte Anfang 2020 an ihrem Dienstort 24 Dienstreisen von mehr als acht Stunden Dauer durch. Ihren Antrag auf Gewährung eines Tagesgelds für Verpflegungsmehraufwand i. H. von insgesamt 336 Euro wies der Dienstherr zurück. Tagegeld könne nicht gewährt werden, wenn zwischen der Dienststätte und der Stelle, an der das Dienstgeschäft erledigt wurde, nur eine „geringe Entfernung“ bestehe. Der Dienstherr beruft sich auf § 6 Abs. 1 Satz 3 des Bundesreisekostengesetzes, die die zugehörige Verwaltungsvorschrift mit zwei Kilometern festlege. Hier liege die Entfernung nach Luftlinie bei 1,9 Kilometern.

Streitig war, wie die Entfernungsdistanz zu ermitteln ist – nach Luftlinie oder tatsächlichen Wegekilometern. Die kürzeste Entfernung zwischen der Wohnung und dem Dienstort betrug 2,1 km. Die hiergegen gerichtete Klage hatte vor dem Verwaltungsgericht Erfolg. Das zusprechende Urteil hat der Verwaltungsgerichtshof auf die Berufung der Beklagten geändert und die Klage abgewiesen. Die pauschale Festlegung der Verwaltungsvorschrift auf zwei Kilometer sei sachgerecht. Diese Entfernung sei nach Luftlinie zu bestimmen. Innerhalb dieses Bereichs gehe das Gesetz davon aus, dass kein Mehraufwand für Verpflegung entstehe, weil sich der Beamte Verpflegung in ihm bekannter Umgebung beschaffen oder von zu Hause oder der Dienststätte mitbringen könne.

Die Revision der Beamtin hatte vor dem BVerwG Erfolg:

Die Entscheidung des Verwaltungsgerichtshofs ist nicht zu beanstanden, soweit dieser davon ausgegangen ist, dass der Bedeutungsgehalt des Ausschlusskriteriums der „geringen Entfernung“ im Hinblick auf die vom Gesetzgeber angestrebte Verwaltungsvereinfachung nicht – wie das Verwaltungsgericht angenommen hat – nach den Umstanden des Einzelfalles und auch unter Berücksichtigung topografischer Gegebenheiten, sondern typisierend und pauschal zu bestimmen ist und sich die Festlegung auf höchstens zwei Kilometer als noch gesetzeskonform erweist. Nach der Systematik und insbesondere dem Sinn und Zweck des Gesetzes ist die Entfernung als „gering“ anzusehen und daher ein Tagegeld nicht zu gewahren, wenn eine Dienstreise typischerweise keine Mehrkosten für Verpflegung veranlasst. Das ist der Fall, wenn der Beamte in zumutbarer Weise zu seiner Dienststatte oder Wohnung zurückkehren und sich dort oder in der Umgebung wie an Tagen ohne Dienstreise verpflegen kann. Mit diesem Gesetzeszweck, nach dem es auf die Möglichkeit der tatsachlichen Erreichbarkeit von Dienststatte oder Wohnung ankommt, steht die Annahme der Zwei-Kilometer-Höchstgrenze in der Verwaltungsvorschrift, die mangels eines Beurteilungsspielraums der Verwaltung gerichtlich voll überprüfbar ist, noch in Einklang. Die Entfernung ist aber entgegen der Ansicht der Vorinstanz nicht nach der Luftlinie, sondern nach der kürzesten mit einem Kraftfahrzeug zurücklegbaren Straßenentfernung zu bestimmen. Danach kann die Klägerin das Tagegeld beanspruchen, weil diese Entfernung zwischen ihrer Dienststatte und dem Ort, an dem sie die Dienstgeschäfte erledigt hat, nach den das BVerwG bindenden Feststellungen des Verwaltungsgerichtshofs 2,1 Kilometer betrug.

Daniela Karbe-Geßler