Im Blick: Sozialversicherungsrecht
Verfahrensänderung auf 2027 verschoben
Gleichwohlgewährung
In der Besprechung des GKV-Spitzenverbandes, der Deutsche Rentenversicherung Bund und der Bundesagentur für Arbeit vom 20.11.2025 zum gemeinsamen Beitragseinzug wurde eine wichtige Entscheidung zur sogenannten Gleichwohlgewährung getroffen: Die ursprünglich für den 01.01.2026 geplante Verfahrensumstellung wird auf den 01.01.2027 verschoben.
Die Gleichwohlgewährung greift in Fällen, in denen Arbeitslose zwar einen Anspruch auf Arbeitsentgelt haben, dieses jedoch tatsächlich nicht erhalten, etwa bei laufenden Kündigungsschutzverfahren. In diesen Konstellationen wird Arbeitslosengeld trotz des bestehenden Entgeltanspruchs gezahlt. Versicherungs- und beitragsrechtlich handelt es sich dabei um besonders komplexe Sachverhalte, da Arbeitsentgeltansprüche, Ersatzansprüche der Bundesagentur für Arbeit und Sozialversicherungsbeiträge ineinandergreifen.
Geplant war, die beitrags- und melderechtliche Behandlung dieser Fälle ab 2026 grundsätzlich auf das Verfahren umzustellen, das bislang nur bei Gleichwohlgewährung nach einem Insolvenzgeldzeitraum Anwendung findet. Gleichzeitig sollte sich die Bemessungsgrundlage für die vom Arbeitgeber oder Insolvenzverwalter zu zahlenden Beiträge ändern. Künftig sollte nicht mehr der volle Bruttoarbeitsentgeltanspruch maßgeblich sein, sondern ein um die beitragspflichtigen Einnahmen aus dem Arbeitslosengeld verminderter Betrag.
In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass diese Umstellung deutlich komplexer ist als zunächst angenommen. Insbesondere die technische Umsetzung in den Abrechnungsprozessen sowie offene Abgrenzungsfragen zwischen Arbeitgebern, Insolvenzverwaltern und Sozialversicherungsträgern erfordern mehr Vorlaufzeit. Vor diesem Hintergrund haben sich die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung auf eine Verschiebung des Umsetzungstermins auf den 01.01.2027 verständigt.
Bis zur ersten Jahreshälfte 2026 sollen die noch offenen Verfahrensfragen geklärt werden, insbesondere im Hinblick auf Insolvenzsachverhalte und die beitragsrechtliche Abwicklung nachträglich erfüllter Arbeitsentgeltansprüche. Für Arbeitgeber und Payroll-Verantwortliche bedeutet die Verschiebung vor allem eines: kurzfristig keine Systemumstellung, mittelfristig jedoch weiterhin Vorbereitungsbedarf.
Änderungen im Meldeverfahren
Die Besprechung des GKV-Spitzenverbandes, der Deutschen Rentenversicherung Bund, der Bundesagentur für Arbeit und der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung vom 12.03.2025 markiert einen deutlichen Einschnitt im gemeinsamen Meldeverfahren. Die dort gefassten Beschlüsse führen nicht lediglich zu redaktionellen Anpassungen der Gemeinsamen Grundsätze, sondern bewirken strukturelle Änderungen, die seit dem 01.01.2026 zwingend umzusetzen sind. Für Arbeitgeber, PayrollAbteilungen und Softwareanbieter entsteht daraus konkreter Handlungsbedarf.
Erweiterung der Meldedaten an gemeinsame Einrichtungen (TOP 1)
Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz wurde erstmals eine klare gesetzliche Grundlage geschaffen, um Meldungen nach § 28a Sozialgesetzbuch (SGB) IV nicht nur an die Einzugsstellen, sondern zusätzlich an sogenannte gemeinsame Einrichtungen zu übermitteln. Ab dem 01.01.2026 sind Arbeitgeber verpflichtet, bei Meldungen nach § 110 Abs. 5 SGB IV zwingend sowohl die Arbeitnehmernummer als auch die Betriebskontennummer anzugeben. Diese Angaben waren bislang im klassischen Meldeverfahren nicht erforderlich und müssen künftig vollständig und korrekt vorliegen.
In der Praxis bedeutet dies, dass gemeinsame Einrichtungen, zunächst insbesondere die Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft sowie die Sozialkasse des Berliner Baugewerbes, eine vollständige Dublette der an die Krankenkassen übermittelten Meldungen erhalten. Das Verfahren orientiert sich an der bereits bekannten Systematik bei berufsständischen Versorgungseinrichtungen, geht jedoch darüber hinaus, da perspektivisch weitere gemeinsame Einrichtungen in dieses Meldeverfahren einbezogen werden können.
Technisch wird diese Erweiterung durch die Einführung eines neuen Datenbausteins „Gemeinsame Einrichtung“ umgesetzt. Dieser Datenbaustein ist ab 2026 zwingender Bestandteil der relevanten Meldungen. Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass bestehende Abrechnungsprozesse und die Stammdatenpflege angepasst werden müssen. Fehlerhafte oder fehlende Angaben können zu Rückweisungen führen, da es sich nicht um optionale Zusatzinformationen handelt, sondern um verpflichtende Meldebestandteile.
Meldungen für berufsmäßig unständig Beschäftigte (TOP 2)
Bei berufsmäßig unständig Beschäftigten, etwa in der Medien-, Bühnen- oder Synchronbranche, war es bislang zulässig, einzelne Beschäftigungstage innerhalb eines Kalendermonats zusammenzufassen, sofern die Unterbrechung zwischen den Einsätzen nicht mehr als drei Wochen betrug. Diese Möglichkeit war in den Gemeinsamen Grundsätzen zwar vorgesehen, wurde in der Praxis jedoch kaum genutzt. Die Besprechungsteilnehmer gehen davon aus, dass dies weniger an fehlendem Willen der Arbeitgeber lag, sondern vielmehr an der unzureichenden Umsetzung dieser Option in den Abrechnungsprogrammen.
Ab dem 01.01.2026 wird diese bislang fakultative Regelung in eine verpflichtende Vorgabe überführt. Arbeitgeber müssen dann zwingend die einzelnen Beschäftigungstage innerhalb eines Kalendermonats in einer zusammengefassten Meldung abbilden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Einzelmeldungen für jeden Beschäftigungstag sind künftig nicht mehr vorgesehen.
Diese Änderung hat erhebliche praktische Auswirkungen, da sie unmittelbar in die Melde- und Abrechnungslogik eingreift. Abrechnungssysteme müssen in der Lage sein, Unterbrechungszeiträume korrekt zu erkennen und Meldungen automatisiert zusammenzuführen. Andernfalls drohen fehlerhafte Versicherungsverläufe, Rückfragen der Sozialversicherungsträger und ein erhöhter Korrekturaufwand.
Elektronischer Widerruf von SEPA-Lastschriftmandaten (TOP 4)
Künftig ist ein elektronischer Widerruf eines SEPA-Lastschriftmandats frühestens ab dem sechsten Kalendertag nach dem Erstelldatum zulässig. Bisher war dies bereits ab dem vierten Kalendertag möglich. Diese zeitliche Verschiebung dient der Stabilisierung des Einzugsverfahrens und soll technische und organisatorische Fehlkonstellationen vermeiden.
Gleichzeitig wird klargestellt, dass eine Änderung der Bankverbindung ausschließlich über eine Änderungsmeldung an die Einzugsstelle mitzuteilen ist. Eine gesonderte Widerrufserklärung ist nicht mehr vorgesehen. Mit der Änderungsmeldung wird das bisherige SEPA-Mandat automatisch zum Vortag des angegebenen Ab-Datums widerrufen. Für die Praxis bedeutet dies, dass Bankwechsel zwingend korrekt und fristgerecht gemeldet werden müssen, da andernfalls Fehlabbuchungen oder Zahlungsstörungen entstehen können.
Abschaffung der Geschlechtsableitung aus der Versicherungsnummer (TOP 6)
Eine der grundlegendsten Änderungen betrifft die Versicherungsnummer selbst. Bislang konnte aus der Seriennummer der Versicherungsnummer das Geschlecht der versicherten Person abgeleitet werden. Diese Systematik ist mit dem Gesetz über die Selbstbestimmung in Bezug auf den Geschlechtseintrag nicht mehr vereinbar, da frühere Geschlechtseinträge oder Vornamen grundsätzlich nicht offenbart werden dürfen.
Die Besprechungsteilnehmer haben sich daher darauf verständigt, das Geschlecht als Merkmal vollständig aus der Versicherungsnummer zu entfernen. Die Seriennummer dient künftig ausschließlich der fortlaufenden Nummerierung von Versicherten, die am selben Tag geboren wurden und deren Geburtsname mit demselben Anfangsbuchstaben beginnt. Entsprechende gesetzliche Klarstellungen werden in § 147 SGB IV vorgenommen. Die Umsetzung erfolgte zum 01.01.2026.
Für die Praxis bedeutet dies, dass sämtliche Systeme, die bislang aus der Versicherungsnummer Rückschlüsse auf das Geschlecht gezogen haben, angepasst werden müssen. Prüfmechanismen, Plausibilitätslogiken und historische Auswertungen dürfen keine Geschlechtsableitung mehr enthalten. Datenschutzrechtlich handelt es sich hierbei um eine besonders sensible Anpassung, da ein Rückschluss auf frühere Geschlechtseinträge ausdrücklich ausgeschlossen ist.
Besprechung zum gemeinsamen Meldeverfahren vom 11.09.2025
Dialogverfahren zur Betriebsdatenpflege ab dem 01.01.2027 (TOP 1)
In der Besprechung der Sozialversicherungsträger wurde beschlossen, ab dem 01.01.2027 ein verbindliches elektronisches Dialogverfahren zur Pflege betrieblicher Daten einzuführen. Arbeitgeber und die Bundesagentur für Arbeit tauschen betriebliche Angaben künftig unmittelbar miteinander aus. Grundlage hierfür ist die im 8. SGB IV-Änderungsgesetz geschaffene gesetzliche Verpflichtung zu einem elektronischen Datenaustausch.
Arbeitgeber übermitteln ihre aktuellen Betriebsdaten über den neuen Datensatz DXBD, während die Bundesagentur für Arbeit mit dem Datensatz DXBE reagiert und gegebenenfalls Prüfaufforderungen versendet. Das bisherige Verfahren zur Betriebsdatenpflege wird letztmalig zum 31.12.2026 verarbeitet. Parallel werden die Gemeinsamen Grundsätze strukturell angepasst und um neue Anlagen ergänzt, in denen Inhalte, Abgabegründe und Prüfbestätigungen der neuen Datensätze verbindlich geregelt sind.
Erweiterung der elektronischen Bescheinigungs- und Antragsverfahren ab dem 01.01.2026 (TOP 2)
Bereits zum 01.01.2026 werden die Gemeinsamen Grundsätze für die Systemprüfung nach § 22 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) erweitert. Bestimmte Bescheinigungen gegenüber der Bundesagentur für Arbeit werden nach Ablauf einer Übergangsphase ausschließlich elektronisch angenommen. Dies betrifft unter anderem Bescheinigungen zum Teilarbeitslosengeld sowie zur Arbeitslosenversicherungspflicht auf Antrag.
Darüber hinaus wird das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren bei Entsendungen von Beschäftigten in Abkommensstaaten nach § 106c SGB IV als Zusatzmodul in die Gemeinsamen Grundsätze aufgenommen. Das bisherige BA-BEA-Verfahren für elektronische Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen wird dem Basismodul zugeordnet. Verfahren für Selbstständige nach § 106c SGB IV sind hiervon ausgenommen und werden ausschließlich über das SV-Meldeportal abgewickelt, das die entsprechenden Funktionen ab 2026 bereitstellt.
Janette Rosenberg