Generalisierung war gestern : Von Auskunftsersuchen bei langjähriger Betriebszugehörigkeit
Der Jahreswechsel birgt für viele Beschäftigte neue Gelegenheiten, sich weiterzuentwickeln. In diesem Zusammenhang sind auch potenzielle Auskunftsersuchen bei ehemaligen Arbeitgebern keine neue Entwicklung im heutigen Arbeitsumfeld. Besonders nach langjähriger Betriebszugehörigkeit sammelt sich einiges an personenbezogenen Daten an, die über die Jahre verarbeitet wurden. Jedoch gilt für das Auskunftsersuchen nicht: „Einmal alles, bitte!“
Das Urteil vom Arbeitsgericht in Heilbronn schafft einen Ansatz der Klarheit darüber, welche Verpflichtungen bei langjähriger Betriebszugehörigkeit in Auslegung des Auskunftsrechts nach Art. 15 Datenschutz-Grundverordnung (DS‑GVO) und des Schadenersatzanspruchs nach Art. 82 DS‑GVO für den Arbeitgeber zumutbar sind.
Urteil: Unzumutbares Generalisieren im Auskunftsersuchen nicht zulässig
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in der digitalisierten Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Jede E‑Mail, Termineinladung und Datenbearbeitung enthält personenbezogene Daten eines jeweiligen Arbeitnehmers. Demnach ist es nachvollziehbar, dass ein Auskunftsersuchen eines langjährigen Arbeitnehmers einen erheblichen Verwaltungsaufwand mit sich bringt. Die Datenmenge ist hierbei für ein Auskunftsersuchen jedoch nicht außer Acht zu lassen.
Entsprechend dem Urteil vom 27.03.2025, Az.: 8 Ca 123/24 obliegt es dem ehemaligen Arbeitnehmer, zu konkretisieren, welche Informationen oder Verarbeitungsvorgänge für ein Auskunftsersuchen verlangt werden. Je nach Datenmenge und Generalisierung eines Ersuchens sei eine vollumfängliche Auskunft dem Arbeitgeber nicht zuzumuten. Aus diesem Grund darf sich ein Arbeitgeber auf die Beauskunftung von Stammdaten, aus Datenbanken extrahierbaren Daten und anderer leicht zugänglicher Daten beschränken. Gemeint ist dabei allerdings nicht eine grobe Schilderung der verarbeiteten Datenkategorien, sondern eine konkrete Auskunft über gespeicherten Daten zum Auskunftsersuchenden.
In dem vorliegenden Fall war der ehemalige Arbeitnehmer (im Folgenden „Kläger“) 23 Jahre im Unternehmen tätig und das Auskunftsersuchen galt der Suche nach Daten, um einen Anspruch auf Auszahlung von angeblich 4.500 geleisteten Überstunden zu untermauern. Der Arbeitnehmer verlangte gestützt auf Art. 15 DS‑GVO eine Kopie aller über ihn gespeicherten Daten. Für den Arbeitgeber galt es, die Menge der gesamten verarbeiteten Daten auf solche mit Bezug zum Kläger zu filtern. Nicht von einem Auskunftsersuchen erfasst sind Geschäftsgeheimnisse oder Daten, welche Rückschlüsse auf dritte Personen zulassen. Es wurden für den Kläger ein USB-Stick mit einer Liste von E-Mail-Daten (Absender, Empfänger, Betreff sowie Datum und Uhrzeit) im Umfang von 55.000 Zeilen ohne den Inhalt des Schriftverkehrs bereitgestellt sowie umfangreiche Dokumente, welche die personenbezogenen Daten des Klägers enthielten. Dem Kläger nach sei die gegebene Auskunft und Datenmenge nicht ausreichend, doch dem widersprach das Gericht. Die geforderte Datenmenge sei unzumutbar. Vielmehr obläge es dem Kläger, die gewünschten Daten einzugrenzen.
Generalisierte Auskunftsersuchen in der Praxis
Es bleibt die Frage, wie in der Praxis nun auf generalisierte Ansprüche eingegangen wird. Muss jeder Verantwortliche die tausenden Zeilen an E‑Mails vorweisen, welche vor, während und nach der Betriebszugehörigkeit zu Stande kamen? Der Grad der Detaillierung der Auskunft ist an der Konkretisierung des Ersuchens zu messen. Dementsprechend hat der Verantwortliche verschiedene Möglichkeiten, wie zielgerichtet mit einem generalisierten Ersuchen umgegangen werden kann.
Eine tabellarische Veranschaulichung kann als Zusammenfassung der verarbeiteten Daten dienen. Je nach Tätigkeitsfeld ist die Verarbeitung bestimmter Daten absehbar, beispielsweise die Stammdaten des Arbeitnehmers in der Personalakte. Es empfiehlt sich, ein Muster für generalisierte Auskunftsersuchen zu erstellen, in dem bereits absehbare Datenkategorien oder -felder benannt werden. Sollte es dann zu einer Anfrage kommen, kann man die Daten desjenigen zügig eintragen und ergänzen, um fristgemäß dem Auskunftsersuchen nachzukommen.
Es bleibt dabei dennoch zu prüfen, ob die Dokumente Geschäftsgeheimnisse oder die Daten dritter Personen umfassen, auf welche der Auskunftsersuchende kein Anrecht hat. Es empfiehlt sich, dass die Daten per verschlüsseltem USB-Stick an den Auskunftsersuchenden übergeben werden, um die Involvierung dritter Parteien auszuschließen (beispielsweise Cloud-Services).
Um den Verwaltungsaufwand einzugrenzen, empfiehlt es sich außerdem, mithilfe eines Musters eine konkrete Regelung für den Umgang mit einem allgemeinen Auskunftsersuchen einzuführen. Wie oben bereits benannt, bestehen immer absehbare personenbezogene Daten, aber auch solche, welche gern vergessen werden. So zum Beispiel: system- oder softwareweite Userkürzel, Systemprotokolle und Log-ins, Protokollierungen aus Verzeichnisdiensten (z. B. Active Directory) oder Netzwerk- und Verbindungsprotokolle, etwa aus NATbasierten Gateways, sofern diese personenbezogene Zuordnungen zulassen.
Zur Orientierung für den Alltagsbetrieb ist all das, was einfach zugänglich und absehbar ist, zu beauskunften, sofern der Betroffene keine Konkretisierung vornimmt.
Fazit
Ein allgemeines Auskunftsersuchen kann anhand der Datenmenge zu einem hohen Verwaltungsaufwand führen. Mit der Einführung von konkreten Handlungsregelungen oder einem Muster kann dieser Aufwand begrenzt und dennoch fristgemäß ein umfassender Bericht für den Auskunftsersuchenden bereitgestellt werden.
Unabhängig von der Datenmenge und dem Verwaltungsaufwand ist ein Auskunftsersuchen mehr als eine reine Formalität. Das oben genannte Urteil (Az.: 8 Ca 123/24) nimmt etwas Druck aus einem Auskunftsersuchen heraus und ist im Grunde arbeitgeberfreundlich. Trotzdem sollte dieses Urteil als Initiative betrachtet werden, um als Unternehmen vorbereitet zu sein für den Fall eines Auskunftsersuchens. Die Bereitstellung von absehbaren und leicht zugänglichen Daten ist ein Verwaltungsaufwand, um den kein Weg herumführt, der aber mit den oben genannten Hilfsmitteln zielgerichtet zu bewältigen ist.
Sally Graham und Dr. Niels Lepperhoff, Xamit Bewertungsgesellschaft mbH