Fokus /// Reisekosten : Digitalisierung im öffentlichen Dienst

Genehmigungs- und Abrechnungsprozess in der Praxis

In der Praxis beantragt der Reisende die Genehmigung häufig noch mit Hilfe von Papierformularen. Die Anträge müssen ausgefüllt, ausgedruckt und unterschrieben werden. Dann werden sie an Vorgesetzte bzw. die zu genehmigende Stelle weitergeleitet. Manche Genehmigungsprozesse in den Verwaltungen sind so definiert, dass je nach Reisemittel wie etwa Bahn, Dienst-PKW und Reiseart (Fortbildungsreise, Dienstreise) unterschiedliche Personen zustimmen müssen. Bis alle Genehmigungen eingeholt sind, vergehen mitunter mehrere Tage.

Der Einsatz einer Genehmigungssoftware vereinfacht und beschleunigt den oben genannten Ablauf und vermeidet eine unnötige Papierflut. Weitere Vorteile ergeben sich dadurch, dass Reisende den Status des Genehmigungsprozesses jederzeit einsehen können und automatisierte Stellvertreterregelungen verhindern, dass Anträge im Falle von Abwesenheiten unbearbeitet bleiben. Die Einführung eines elektronischen Genehmigungsverfahrens kann darüber hinaus genutzt werden, um vorhandene Genehmigungsstrukturen zu überdenken. Ist es tatsächlich notwendig, dass mehr als ein Vorgesetzter eine Reise genehmigt? Oder können für bestimmte Dienstreisen den Beamten oder Beschäftigten nicht auch generelle Reisegenehmigungen erteilt werden?

Ein elektronisches Genehmigungsverfahren vermeidet auch Doppelerfassungen. Die wichtigsten Daten zur Abrechnung sind durch den Genehmigungsprozess schon im System hinterlegt. Der Reisende ergänzt diese Daten nach der Rückkehr nur noch um weitere Abrechnungsparameter, wie zum Beispiel um angefallene Hotelkosten. Die Software errechnet per Knopfdruck die auszuzahlenden Reisekosten und die zu versteuernden Beträge und leitet diese Werte mittels definierter Schnittstellen an das Finanzverfahren und an die Gehaltsabrechnungssoftware automatisiert weiter.

Ohne eine Reisekostensoftware muss der Reisende die für die Abrechnung benötigten Angaben wiederum in ein Papierformular eintragen, ausdrucken und an die Reisekostensachbearbeitung schicken. Diese berechnet die Beträge manuell oder mit Hilfe selbst erstellter Kalkulationstabellen. Die Werte werden ins Finanzwesen und in die Gehaltsabrechnung zur Auszahlung eingegeben. Weitere Prozessschritte, wie die Zahlungsanordnungen, das Erstellen von Auswertungen und die Überwachung von Ausschlussfristen, erfolgen ebenfalls manuell. Bei Änderung gesetzlicher Vorgaben wie Sachbezugswerte müssen selbst erstellte Kalkulationstabellen immer wieder angepasst werden.

Der Einsatz einer Reisekostensoftware für den öffentlichen Dienst, zum Beispiel das Verfahren OK.PWS der AKDB, automatisiert diese Bearbeitungsschritte. Benötigte Auswertungen und Informationen, unter anderem zum sogenannten Kennzeichen M für Mahlzeitengestellungen, können per Knopfdruck abgerufen werden. Fristen, wie die in vielen Landesgesetzen vorgesehene Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Abschluss der Reise, werden ebenfalls automatisch überwacht. Der Reisestatus wird nach Ablauf dieser Frist digital so verändert, dass eine Abrechnung und Auszahlung unmöglich wird.

Verwaltung von Belegen

Eine wichtige Frage im Zusammenhang mit der Genehmigung und Abrechnung von Reisen im öffentlichen Dienst ist immer die Frage nach dem Umgang mit Belegen. Grundsätzlich gibt es hier mehrere Möglichkeiten:

1. Stichprobenprüfung von Belegen: Verschiedene Länderrechte bieten die Möglichkeit, dass nicht alle Belege jeder Reise vom Dienstherrn geprüft werden müssen. Mittels eines Zufallsgenerators erfolgt eine stichprobenartige Prüfung. Dies bedeutet, dass der Reisende verpflichtet ist, Belege aufzubewahren, und diese nur nach Aufforderung der Reisekostenstelle vorlegen muss.
2. Einscannen aller Belege durch den Reisenden und elektronische Übermittlung an die Reisekostenstelle: Sie stehen dann für Prüfungen durch die Vorgesetzten bzw. die Reisekostensachbearbeitung jederzeit zur Verfügung. Softwareprodukte zur Reisekostenabrechnung bieten meist eine entsprechende Funktion an.
3. Bestimmte Belege werden immer vorgelegt, andere nur nach Aufforderung: Der Beschäftigte wird verpflichtet, alle Belege aufzubewahren und auf Verlangen vorzuzeigen. Eine Dienst- bzw. Betriebsvereinbarung regelt das Vorgehen für die jeweilige Belegart, etwa Hotelbeleg, Taxibeleg oder Parkbeleg.

Reisekostenmanagement – ein optimales Themenfeld zur Digitalisierung

Gerade ein Themenfeld, das durch klare gesetzliche Vorgaben und eindeutige Arbeitsabläufe gekennzeichnet ist, bietet sich zur Digitalisierung an. Hier können durch den Einsatz einer entsprechenden Software und durch die Straffung der internen Genehmigungs- und Prüfabläufe Arbeitsprozesse signifikant vereinfacht werden. Die dabei eingesparten Ressourcen werden in Zeiten des Fachkräftemangels sicher anderweitig dringend benötigt.