Aus der FALG-Gruppe : Wunschdenken – vom Traum zur Realität
Seit meinem letzten Bericht aus der Facebookgruppe Fachassistent/in Lohn und Gehalt hat sich einiges getan, gerade, was unsere Vorbereitungen zur Umsetzung der Anforderungen an die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung angeht.
Im letzten Heft habe ich noch erzählt, wie ich mir die Umsetzung vorstelle, welche Wege ich gehen werde, um diese Mehrarbeit überhaupt in meine Abläufe integrieren zu können. In der Gruppe habe ich die Diskussion wieder angefacht, auch, weil ich meinen ersten Entwurf des schon erwähnten Informationsschreibens für unsere Mandanten einstellte.
Wie schon berichtet, war das Informationsschreiben ein „Aha“-Moment für die Gruppenmitglieder – es kam ein wenig Panik auf. Das, was ich versuche, seit Jahren den Kolleginnen und Kollegen klarzumachen, kommt langsam an. Statt Arbeitserleichterung wird unweigerlich eine Menge Mehrarbeit auf uns zukommen.
Irgendwie war das Informationsschreiben aber auch ein „Aha“-Moment für meine Chefin und mich. Alle erforderlichen Schritte zusammenzufassen und in ein Schreiben zu verpacken, machte uns klar, dass meine 40-Stunden-Woche (die an sich schon nicht wirklich reicht) diese Mehrarbeit nicht abdecken kann.
Wir waren – wie auch viele Gruppenmitglieder – ratlos und haben letztendlich komplett umgeplant und das Schreiben geändert. Nach aktuellem Stand werden wir als Kanzlei den Abruf nicht für unsere Mandanten erledigen, sondern die Mandanten müssen uns zuarbeiten – also den Abruf über SV-Net selbst erledigen.
Eventuell ist dies Wunschdenken
Ja, das widerspricht unserem Servicegedanken, und ja, ich habe wenig Hoffnung, dass die Mandanten mir ohne Probleme zuarbeiten können. Eigentlich gehe ich sogar davon aus, dass die Mandanten überfordert sein werden, aber zunächst bleibt uns nichts anderes übrig und ich konnte aus den Kommentaren der Gruppenmitglieder herauslesen, dass wir damit nicht allein sind.
Diese Digitalisierungsmaßnahme ist nach aktuellem Kenntnisstand keine Arbeitserleichterung für uns Abrechner. Ich lasse mich im Juli gern eines Besseren belehren, aber bereits die zusätzliche Kommunikation mit den Mandanten wird eine Menge Zeit in Anspruch nehmen. Hinzu kommt die Kontrolle bzw. Überwachung der Rückmeldungen, das Herausfiltern fehlender Rückmeldungen und wiederum Telefonate, um weitere Schritte einzuleiten.
Wo soll die Zeit dafür herkommen?
In der Facebookgruppe „Fachassistent/in Lohn und Gehalt“ haben wir auch, wie in den letzten Jahren, mein Mandanten-Informationsschreiben zum Jahreswechsel durchgesprochen. Dies hat inzwischen schon eine gewisse Tradition, denn auch hier hilft das Schwarmwissen ungemein – und letztendlich haben alle etwas davon. Oftmals werden so sogar Wissenslücken geschlossen, weil sich nicht alle immer jede Neuerung angelesen haben.
So haben wir gemeinsam Fehlendes ergänzt und über den Sinn weiterer Informationen diskutiert. Auch kamen Zweifel auf, ob ein nunmehr vierseitiges Schreiben überhaupt von unseren Mandanten gelesen wird. Da diese Grundsatzfrage auch schon zwischen meiner Chefin und mir aufkam, konnte ich dies recht sicher beantworten. Wie in so vielen Bereichen unserer Tätigkeit geht es hierbei um die Nachweispflicht. Wir haben nachweislich informiert, was der Mandant mit der Information anfängt, liegt nicht mehr in unserem Ermessen.
Dies leuchtete den Gruppenmitgliedern ein. Dass später unweigerlich telefonische Nachfragen zu bestimmten Neuerungen folgen werden, ist uns allerdings auch klar.
Wir starten also zunächst mit dem Gefühl, gut vorbereitet zu sein, in das neue Lohn-Jahr. Ich bin gespannt, wie sich die einzelnen Neuerungen umsetzen lassen und welche Fragen und Probleme wir 2022 gemeinsam als Gruppe bewältigen werden. Und wer weiß, vielleicht läuft der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ja doch einfacher als gedacht.
Annette Bastigkeit, Fachassistentin Lohn und Gehalt