Steuerberater empfiehlt : Mahlzeiten für Mitarbeiter in Gastronomiebetrieben
In der Gastronomie gilt es schon fast als selbstverständlich, dass den Gästen angebotene Speisen auch den Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Regelmäßig führt die Verpflegung jedoch zu Beanstandungen – nicht wegen des Essens selbst, sondern aufgrund steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften. Denn bei der unentgeltlichen oder verbilligten Abgabe von Mahlzeiten an Arbeitnehmer liegt grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor.
Für Gastronomen ist dies kein neues Thema und viele haben die Gesetzesgrundlagen bereits verinnerlicht. Dennoch führt gerade die Mahlzeitenabgabe in der Gastronomie bei Betriebsprüfungen regelmäßig zu Diskussionen. Im Nachfolgenden zeigen wir die Möglichkeiten der steuerlichen Behandlung auf:
Versteuerung mit dem amtlichen Sachbezugswert
Sofern der Wert der Mahlzeit unter 60,00 Euro liegt, ist sie mit dem amtlichen Sachbezugswert in Höhe von 3,40 Euro je Mittag- oder Abendessen zu versteuern.
Die Versteuerung kann individuell nach den Merkmalen des einzelnen Arbeitnehmers erfolgen, der Arbeitnehmer trägt die anfallende Lohnsteuer und die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung.
Alternativ kann der Arbeitgeber den amtlichen Sachbezugswert pauschal mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer versteuern. Dies befreit von der Sozialversicherungspflicht.
Allerdings müssen über die überlassenen Mahlzeiten Aufzeichnungen je Arbeitnehmer geführt werden. Viele Kassensysteme unterstützen hierbei.
Anwendung des Rabattfreibetrags bei der Gewährung von Mahlzeiten
Unter der Voraussetzung, dass der Arbeitgeber die gewährten Mahlzeiten nicht nur für die Arbeitnehmer zum Verzehr herstellt (die Mahlzeiten also auf der Speisekarte stehen), ist die Anwendung des Rabattfreibetrags in Höhe von jährlich 1.080,00 Euro möglich.
Dabei wird der Endpreis für den Verbraucher zugrunde gelegt. Eine Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert kommt nicht in Betracht. Ebenso entfällt die Möglichkeit der Pauschalversteuerung.
Dies führt dazu, dass den Rabattfreibetrag übersteigende Beträge individuell nach den Merkmalen des Arbeitnehmers versteuert werden und entsprechend Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten sind.
Beispielberechnungen:
Bei Anwendung des Rabattfreibetrags und einer Mahlzeit pro Arbeitstag im Wert von beispielsweise 6,79 Euro ergeben sich 159 Mahlzeiten im Jahr, die steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Ausgehend von 15 Arbeitstagen im Monat können die Mitarbeiter also gut zehn Monate steuer- und sozialversicherungsfrei speisen.
Die verbleibenden Mahlzeiten sind zu versteuern. Dies entspricht einem durchschnittlich zu versteuerndem Betrag in Höhe von 203,70 Euro (15 Arbeitstage x 2 Monate x 6,79 Euro) je Arbeitnehmer. Für den Arbeitgeber entstehen zusätzliche Kosten in Höhe der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung in Höhe von ca. 22 Prozent = 44,81 Euro.
Bei Abrechnung der Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert sind bei durchschnittlich 15 Arbeitstagen im Monat 51,00 Euro entweder pauschal oder individuell zu versteuern. Bei individueller Versteuerung trägt der Arbeitgeber seinen Anteil zur Sozialversicherung in Höhe von ca. 22 Prozent = 11,22 Euro je Monat je Arbeitnehmer.
Bei der Pauschalversteuerung ergeben sich für den Arbeitgeber zusätzliche Kosten in Höhe von 25 Prozent = 11,25 Euro zzgl. Solidaritätszuschlag 5,5 Prozent = 0,61 Euro zzgl. pauschaler Kirchensteuer 8 Prozent = 3,60 Euro, also insgesamt 15,46 Euro je Monat und Arbeitnehmer.
Aufs Jahr gesehen ergibt sich folgender Vergleich aus Arbeitgebersicht: Wird der Rabattfreibetrag genutzt, ergeben sich zusätzliche Arbeitgeberkosten in Höhe von 44,81 Euro. Werden die eingenommenen Mahlzeiten je Monat mit dem amtlichen Sachbezugswert versteuert, ergeben sich bei pauschaler Versteuerung zusätzliche Arbeitgeberkosten in Höhe von 185,52 Euro (Sozialversicherungsanteile Arbeitgeber zzgl. pauschaler Steuern) und bei individueller Versteuerung 134,64 (nur die Sozialversicherungsanteile des Arbeitgebers).
Bei der vergleichenden Betrachtung ist in diesem Beispielsfall die Ausnutzung des Rabattfreibetrags also grundsätzlich für den Arbeitgeber günstiger. Schlussendlich kommt es aber auf den Preis der abgegebenen Mahlzeiten an. In jedem Fall sollte eine entsprechende Vergleichsberechnung durchgeführt werden.
Sabine Boldt, Steuerfachangestellte
Dierkes Partner, Hamburg
