HR-Digitalisierung : Vom Durchhalten zum Durchstarten im Human Resources

In der neuen Rolle der Personalabteilung steht nicht im Fokus, Personalrichtlinien umzusetzen oder nur die Lohnabrechnung durchzuführen, sondern die HRler übernehmen die Verantwortung für die Neugestaltung der Arbeit im ganzen Unternehmen. Die Personalabteilung muss sich ihrer notwendigen Führungsrolle bei der Umgestaltung der Arbeitswelt/des Personalwesens klar werden, um in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und anderen Stabsstellen die „Arbeit“ im Unternehmen neu zu gestalten. Denn eines zeigt die Markt- und die Unternehmenssituation ganz deutlich: Eine Rückkehr zu ehemals gewohnten Routinen ist mehr als unwahrscheinlich.

Klassischerweise ist Human Resources (HR) das Bindeglied zwischen Belegschaft und Führungsebene. Hierzu ist ein intensiver Austausch zwischen der Geschäftsleitung und der HR-Abteilung bezüglich des Umgangs mit der Firmenpolitik, den Befindlichkeiten, Wünschen, Wertvorstellungen und Ängsten der Mitarbeiter notwendig. Mit anderen Worten, es geht mehr um Psychologie, und die braucht Zeit, Fachwissen und genügend Fachleute. Zum Glück sind viele Lohnmitarbeiter hochmotiviert.

Doch wie kann man die neuen Herausforderungen praxiserprobt bewältigen?

Bei genauerem Hinsehen ist zu erkennen, dass erfolgreiche Unternehmen bereits vor der Krise ihr Personalwesen neu strukturiert haben. Die Krise hat nur mit brutaler Gewalt gezeigt, es ist Zeit zum Handeln. Im ersten Schritt sollten Sie Ihre Softwarelösungen, angefangen von der Lohnabrechnung über die Personalzeitwirtschaft bis hin zur Personalkostenplanung und vom Personalmanagement bis zum Recruiting, auf den Prüfstand stellen. In vielen Unternehmen gibt es keine gesamtheitliche HR-Prozesslösung, meist sind es „Insellösungen“, mit hohem administrativem Aufwand und wenig Einsparpotenzial für die dringend benötigten Freiräume.

Im Fokus liegen die Lohnabrechnung und die Personalzeitwirtschaft, sodass für die neuen Aufgaben wenig Zeit bleibt. Erschwerend kommt hinzu, dass der Markt für gute Personaler praktisch leergefegt ist bzw. diese nur zu erheblich höheren Kosten zur Erweiterung der Personalabteilung zur Verfügung stehen.

Das Outsourcing der Lohnabrechnungen zu einem Full-Service-Anbieter ist ein praktikabler Schritt, um Zeit für wertschöpfende Arbeiten zu bekommen, da es sich bei der Lohnabrechnung um ein gesetzlich klar umrissenes Aufgabenfeld handelt. Die Abrechnung liegt außerhalb der wertschöpfenden Prozesse und stellt daher keinen Know-how-Abfluss dar. Doch dies ist nur ein Rad im Getriebe. Es nutzt nichts, wenn Sie weiterhin manuell Daten in Ihren Programmen von A nach B schieben müssen. Hier ist ein gesamtheitlicher HR-Prozess zwingend erforderlich. Dieser ist heute in der Regel ein Mix aus Lösungen im Bereich Application Service Providing (ASP) und Full Service Providing (FSP). Zum Glück gibt es HR-Spezialanbieter, die schon vor Jahren aufgehört haben, Software zu verkaufen, sondern auf Basis ihrer HR-Komplettlösung praxisbezogene Prozesse eingerichtet und weiterentwickelt haben. In den meisten Fällen können diese mit geringem Parametrierungsaufwand bei Ihnen eingeführt werden. Dies spart Kosten und Zeit.

Doch wie geht man in der Praxis bei der Implementierung einer solchen Lösung vor?

Siehe Grafik: Optimales Arbeiten

Wir beginnen meistens mit der Entgeltabrechnung, da wir dort die hohe Sicherheit haben, dass die Daten aktuell und gepflegt sind. Durch selbst entwickelte Migrationstools übernehmen wir die Mitarbeiterdaten inklusive Historiendaten in unsere HR-Entgeltlösung und prüfen sie auf Konsistenz und Vollständigkeit.

Sehr häufig nutzen unsere Neukunden gleichzeitig die Chance, von der Inhouse-Variante auf unsere Rechenzentrumslösung (RZ) zu wechseln.

Mittlerweile liegt der Lösungsanteil für eine RZ-Lösung bei unseren Kunden/Interessenten bei über 90 Prozent.

Siehe Grafik: Die Outsourcing-Lösung im Detail am Beispiel HR Entgelt

In der ASP-Leistungsstufe übernehmen wir die Release-Pflege und die Wartung der Programme, das Hosting inklusive Datensicherung und die Hotline.

Immer häufiger beauftragt uns der Kunde auch damit, seine eigentliche Entgeltabrechnung zu übernehmen. Der Vorteil beim FSP liegt für den Kunden darin, dass sich die HR-Mitarbeiter sofort auf ihre wertschöpfenden Prozesse wie Personalentwicklung, Recruiting, Mitarbeiterführung usw. konzentrieren können.

Sie kümmern sich z. B. nicht mehr um den Druck der Entgeltabrechnung, die in den meisten Fällen, ergänzt durch einen Stundenzettel aus der Zeitwirtschaft, kuvertiert, gegebenenfalls frankiert oder händig im Unternehmen verteilt werden musste.

Mit einem modernen System werden die Abrechnungen inklusive Belege dem Mitarbeiter in sein Self-Service-Portal eingestellt, so dass er direkt darauf zugreifen kann. Alle administrativen Arbeiten und die Kosten für den Druck und die Frankierung beziehungsweise die Unterverteilung im Unternehmen entfallen. Über das gleiche Self-Service-Portal kann der Mitarbeiter dem Personaler zum Beispiel Adressänderungen oder eine Änderung der Bankverbindung elektronisch mitteilen. Gleiches gilt für Bescheinigungen oder andere Dokumente. In einer gesamtheitlichen Lösung werden die Abrechnungsdokumente beziehungsweise der gesamte Schriftverkehr parallel in der Digitalen Personalakte abgelegt.

Doch zurück zum Prozessablauf: Wenn die Daten in HR Entgelt vorhanden sind, stehen sie quasi auf „Knopfdruck“ dem HR Manager oder den anderen Programmen zur Verfügung. Hohe administrative Aufwendungen wie doppelte Dateneingabe, Schnittstellenpflege oder gar manuelle Übertragungen usw. entfallen.

Das HR-Manager-Basissystem liefert den Kunden bereits viele Funktionen wie eine Digitale Personalakte, eine Organigramm-Funktion, eine Stellenwirtschaft, eine Prozess- oder Workflow-Engine, eine Data-Warehouse-Lösung mit integriertem Dashboard, eine Mitarbeiter-Self-Service-Lösung oder z. B. einen Formulargenerator für den Schriftverkehr. Allein die HR-Manager-Basislösung deckt bereits viele Aufgabenbereiche elektronisch ab.

Mit der Organigramm-Funktion im HR Manager erstellen wir ein erstes Organigramm des Unternehmens und seine Mitarbeiter. Dies verschafft den Personalern und den beteiligten Führungskräften einen detaillierten Überblick über die Unternehmensstruktur beziehungsweise deren Aufbau. Individuell kann man das Organigramm um benötigte Daten wie Mandantenstruktur, Vollzeitäquivalent (FTE), Kostenstellen, Vorgesetzte usw. ergänzen.

Natürlich ist die spätere Darstellung einer Matrixorganisation im Organigramm ebenso möglich wie das Simulieren verschiedener Szenarien.

Durch die im Organigramm abgebildeten Stellen können wir auf Knopfdruck sehen, welche Positionen zum Beispiel besetzt, unbesetzt usw. sind. Unbesetzte Stellen dienen bei Bedarf als Grundlage für den zu startenden Rekrutierungsprozess, der natürlich auch softwaretechnisch bis ins kleinste Detail unterstützt wird.

Fazit: Die strategische Bedeutung des Personals und des Personalwesens ist in jedem Bereich, von der Geschäftsführung bis hin zum Personaler selbst, angekommen. Damit sie die HR-Digitalisierung in der gewünschten Form vorantreiben können, suchen sich Unternehmen einen erfahrenen HR-Lösungsanbieter. Ist dieser dann bereit, seine Erfahrung, sein Know-how und sein Lösungskonzept ohne Zusatzkosten mit in ihr HR-Projekt einfließen zu lassen, sind sie auch in stürmischen Zeiten auf sicherem Zielkurs.