Future of Work : Neue Herausforderungen – neue Lösungswege
Das Ziel jeder Geschäftsführung ist es, die Marktposition des Unternehmens zu halten, Wettbewerbsvorteile weiter auszubauen und langfristiges Wachstum sicherzustellen. Daher ist es gerade in schwierigeren Zeiten wichtig, dass sich strategisch wichtige Abteilungen auf ihr Kerngeschäft fokussieren und sich den neuen Herausforderungen stellen.
Hier kommen auf die Abteilung Human Resources (HR) völlig neue Aufgabenfelder zu. Klassischerweise war die Kernaufgabe früher die Durchführung der korrekten Entgeltabrechnung, aber dies hat sich in den letzten Jahren massiv gewandelt. Innovative Firmen haben schnell erkannt, dass dieser Bereich nicht zu den wertschöpfenden Komponenten gehört, und strategische Veränderungen vorgenommen. Zur Umsetzung solcher erforderlichen Maßnahmen gehört es aber auch, zu prüfen, inwieweit das vorhandene „Handwerkszeug“, sprich die Softwarelösungen, eine solche Neuausrichtung zulässt.
Ein weiterer Baustein für eine sichere Zielerreichung ist es, den Kenntnisstand der HR-Mitarbeiter und Führungskräfte auf die neuen HR-Herausforderungen auszurichten. In den nachstehenden Punkten haben wir einen Leitfaden für die professionelle Umsetzung erstellt.
Step 1 – Überprüfung der vorhandenen Softwarepakete
Die Überprüfung der vorhandenen Softwarepakete im HR-Bereich ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die eingesetzten Tools den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und effizient genutzt werden können. Leider ist dies in den meisten Fällen nicht der Fall. Machen Sie eine Bestandsaufnahme der vorhandenen HR-Softwarepakete und -Plattformen, die Ihr Unternehmen derzeit verwendet. Dies beginnt mit der Lohnabrechnungssoftware und der Personalzeitwirtschaftssoftware und endet bei ggf. vorhandenen Personalmanagement-Tools. Wie erfolgt die Kommunikation zwischen den Systemen? Müssen Mitarbeiterdaten z. B. doppelt eingegeben werden? Welche Schnittstellen gibt es zu den einzelnen Systemen bzw. wo werden Daten noch manuell übertragen etc.? Durch die Einführung einer gesamtheitlichen HR-Lösung kann man schnell und nachhaltig die Effizienz und Effektivität einer HR-Abteilung verbessern.
Step 2 – Die Auswahl eines HR-Strategiepartners
Mit diesen Basisinformationen haben Sie schon ein gutes Fundament, um mit der Suche nach einem professionellen HR-Dienstleister zu beginnen. Ein seriöser HR Business Partner verkauft Ihnen nicht nur eine Software, sondern ist Ihr Sparringspartner für alle HR-Fragen. Er denkt in Prozessabläufen und optimiert Ihre HR-Abteilung gemäß der geforderten strategischen Ausrichtung. Hier ist es von großer Bedeutung, dass der zukünftige Partner auch bereit ist, sein Know-how aus vielen erfolgreichen Projekten bei Ihnen einfließen zu lassen, denn dies bedeutet geringere Projektlaufzeiten und somit auch geringere Kosten.
Step 3 – Der praxiserprobte Lösungsansatz
Um Ihre HR-Abteilung schlagkräftiger und effizienter zu machen ist eine Fokussierung auf die wertschöpfenden Arbeiten unabdingbar. Dies erreichen Sie am schnellsten und am erfolgversprechendsten durch die Auslagerung der Entgeltabrechnung an Ihren HR-Strategiepartner.
Welche Vorteile bietet diese Vorgehensweise?
Effizienzsteigerung: Die Auslagerung nicht-kerngeschäftlicher HR-Aufgaben ermöglicht es Ihren internen Teams, sich auf strategische Unternehmensziele zu konzentrieren, was wiederum zu einer verbesserten Effizienz führt.
Kosteneinsparungen: Durch die Nutzung externer Dienstleister reduziert Ihr Unternehmen Kosten, da sie auf die Infrastruktur und Expertise Ihres Partners zurückgreifen können, anstatt interne Ressourcen dafür zu binden.
Fachkenntnisse und Compliance: Professionelle HR-Partner verfügen über Fachkenntnisse und Erfahrung in Bezug auf Compliance-Anforderungen, was Sie dabei unterstützt, rechtliche Risiken zu minimieren und Gesetzesvorschriften einzuhalten.
Skalierbarkeit: HR-Outsourcing ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die HR-Ressourcen je nach Bedarf zu skalieren, was besonders wichtig ist, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich verändert.
Step 4 – Der Vorteil der obigen Outsourcing-Strategie
Durch die Auslagerung Ihrer administrativ aufwendigen Entgeltabrechnung erhalten Sie das dringend benötigte Zeitfenster, um sich um die wertschöpfenden HR-Arbeiten zu kümmern. Im Einzelnen sind dies Bereiche wie die strategische Personalplanung, Talentmanagement und -entwicklung, Förderung der Unternehmenskultur oder auch Themen wie die Digitalisierung von Prozessen.
Bei der strategischen Personalplanung ist es wichtig, dass sich HR von einer reaktiven zu einer proaktiven Rolle in der Personalplanung entwickelt. Dies bedeutet, sicherzustellen, dass das Unternehmen über die richtigen Fachkräfte in ausreichender Anzahl zum richtigen Zeitpunkt verfügt.
Im Talentmanagement liegt der Fokus auf der Identifizierung, Entwicklung und Bindung von Talenten, ein Bereich von hoher Priorität. HR muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter Ihres Unternehmens über die richtigen Fähigkeiten und Kompetenzen verfügen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Innovation voranzutreiben.
Eine positive Unternehmenskultur wird für die heutigen Mitarbeiter immer wichtiger und nimmt eine weitere Schlüsselrolle ein. Hier ist eine empathische Mitarbeiterführung ebenso von Bedeutung wie die Einbindung des geänderten Werteverhaltens der Mitarbeiter in die strategische Personalarbeit. Auch an der Digitalisierung von Prozessen geht kein Weg mehr vorbei. Er beginnt mit dem Self-Service-Portal für die Mitarbeiter, geht über die Digitale Personalakte bis hin zum Urlaubsbeantragungsworkflow oder zur eAU-Krankmeldung.
Fazit Durch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen HR-Strategiepartner lässt sich auch Ihre HR-Abteilung von einer administrativen Unterstützungsfunktion zu einem starken HR-Partner entwickeln, der aktiv zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt und einen prüfbaren Mehrwert für Ihr Unternehmen schafft.
Lothar Steyns, Geschäftsführender Gesellschafter der SUMMIT IT CONSULT GmbH
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