DEÜV-Meldeverfahren : DEÜV-Meldungen – die Meldegründe

Ältere Personaler erinnern sich vielleicht noch: Zu Beginn der elektronischen Datenverarbeitung bei den Sozialversicherungsträgern gab es für jeden Beschäftigten das „Versicherungsnachweisheft“, in dem maschinenlesbare Vordrucke wie Anmeldungen und Entgeltmeldungen enthalten waren. Diese wurden mit der Schreibmaschine oder mit der Hand ausgefüllt und per Post an die Krankenkasse geschickt. In Ausnahmefällen wurden die Daten mittels Diskette oder Magnetdatenbank abgegeben. Seither hat sich viel getan. Vordrucke im Meldeverfahren sind bis auf wenige Ausnahmen abgeschafft, die Übermittlung der Daten auf elektronischem Wege im Gesetz vorgeschrieben. Auch hat sich die Anzahl der Meldeanlässe erhöht. Wir geben einen Überblick über den aktuellen Stand.

Der Zweck

Das Meldeverfahren in der Sozialversicherung war ursprünglich in erster Linie für die Rentenversicherung konzipiert. Daran hat sich bis heute nichts geändert. Die Meldedaten sind für die Rentenversicherung die Basis für die Führung des Rentenkontos und die spätere Rentenberechnung.

Darüber hinaus nutzen aber auch andere Institutionen die übermittelten Daten. Für die Krankenkassen sind insbesondere die Angaben über Beginn und Ende einer Versicherung von Bedeutung. Dabei geht es um die Begründung einer Mitgliedschaft oder das Ende der Leistungspflicht.

Die Bundesagentur für Arbeit zieht aus den gesammelten Meldungen zahlreiche statistische Auswertungen zur Analyse des Arbeitsmarktes. Zudem werden inzwischen auch die Unternehmensstammdaten elektronisch gepflegt. Die Betriebsnummerndatei steht allen Sozialversicherungsträgern für ihre Arbeit zur Verfügung.

Als letzter Versicherungsträger ist die gesetzliche Unfallversicherung in das Meldeverfahren integriert worden. Aus der übermittelten UV-Jahresmeldung werden die Beiträge für den Arbeitgeber festgesetzt.

Von besonderer Bedeutung sind die gesammelten Daten für die Betriebsprüfung durch die Rentenversicherungsträger. Sie sind die Basis für die Prüfung. Überprüft werden die Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags einschließlich der Umlagen zur Entgeltfortzahlungsversicherung und zur Insolvenzgeldsicherung und die Beitragszahlung zur Unfallversicherung.

Datenannehmende Stelle

Der Arbeitgeber muss seine Daten immer nur an eine Stelle senden, nämlich die Krankenkasse als Einzugsstelle. Diese leitet die Daten dann an die anderen Beteiligten weiter. Sind die Beschäftigten bei verschiedenen Krankenkassen versichert, gehen die Daten natürlich immer an die jeweilige Kasse. Ausnahme: Für geringfügig Beschäftigte ist die Minijobzentrale der Empfänger.

In der Praxis werden die Daten vom Abrechnungsprogramm automatisch der jeweiligen Datenannahmestelle zugeordnet und dorthin übermittelt. Neben dem direkten Versand aus einem – geprüften – Entgeltabrechnungsprogramm ist auch die Übermittlung mittels einer zertifizierten Ausfüllhilfe (z. B. sv.net) zulässig.

Meldeanlässe

Anmeldung

An erster Stelle steht die Anmeldung, die bei Beginn einer Beschäftigung abzugeben ist. Neben der Aufnahme einer Beschäftigung sind – in Kombination mit einer gleichzeitigen Abmeldung – weitere Anlässe für eine Anmeldung gegeben:

• Beginn einer Altersteilzeit,
• Änderung des Personengruppenschlüssels,
• Änderung des Beitragsgruppenschlüssels,
• Änderung der Krankenkassenzuständigkeit
• Wiederaufnahme einer Beschäftigung, nachdem zuvor eine Abmeldung wegen einer Unterbrechung von mehr als einem Monat vorgenommen wurde
• Wechsel des Entgeltabrechnungssystems (freiwillige Meldung, nur bei Bedarf).

Abmeldung

• Wie für die Anmeldung gibt es auch für die Notwendigkeit einer Abmeldung einige Gründe:
• Ende der versicherungspflichtigen Beschäftigung
• Änderung des Personengruppenschlüssels
• Änderung des Beitragsgruppenschlüssels
• Änderung der Krankenkassenzuständigkeit
• Ende der Versicherungspflicht nach einem Monat ohne Entgelt (z. B. bei unbezahltem Urlaub).

Die Abmeldung enthält immer auch das rentenversicherungspflichtige Arbeitsentgelt für den gemeldeten Zeitraum.

Unterbrechungsmeldung

Wird eine versicherungspflichtige Beschäftigung durch einen Leistungsbezug unterbrochen, aber nicht beendet, so ist eine Unterbrechungsmeldung abzugeben. Zu diesen Leistungen gehören:

• Krankengeld,
• Verletztengeld,
• Übergangsgeld,
• Versorgungskrankengeld,
• Mutterschaftsgeld,
• Elterngeld.

Eine Unterbrechungsmeldung ist darüber hinaus abzugeben bei Beginn der Elternzeit und bei Beginn des Freiwilligendienstes.

Eine Meldung ist nur abzugeben, wenn die Entgeltzahlung für mindestens einen vollen Kalendermonat unterbrochen wird. Hintergrund ist, dass im Rentenversicherungsrecht ein Monat als voller Beitragsmonat angerechnet wird, wenn mindestens ein Tag mit Beiträgen belegt ist.

Wichtig: Wird nach einer solchen Unterbrechungsmeldung die Beschäftigung wieder aufgenommen, so wird keine neue Anmeldung erstellt. Bei der nächsten Entgeltmeldung (Abmeldung oder erneute Unterbrechungsmeldung) wird dann nur das Entgelt und der Zeitraum ab Wiederaufnahme der Beschäftigung bis zum (neuen) Ende des Meldezeitraums gemeldet. Wird die Beschäftigung während eines Unterbrechungszeitraums beendet, ist eine Abmeldung ohne Entgelt vorzunehmen, da das gezahlte Entgelt ja bereits in der Unterbrechungsmeldung enthalten ist.

Jahresmeldung

Besteht eine Beschäftigung über das Jahresende hinaus fort, so ist eine Jahresentgeltmeldung abzugeben. Die Jahresmeldung entfällt, wenn zum 31.12. des Jahres eine Abmeldung abzugeben ist, entweder weil die Beschäftigung zu diesem Zeitpunkt beendet wird oder eine Meldung aufgrund eines anderen Tatbestandes abzugeben ist (z. B. wegen einer Beitragsgruppenänderung).

Eine Jahresmeldung ist auch für geringfügig entlohnte Beschäftigungen abzugeben (dann an die Minijobzentrale), nicht jedoch wegen Kurzfristigkeit einer versicherungsfreien Beschäftigung die über den Jahreswechsel fortbesteht.

Sofortmeldung

In Branchen, in denen die Beschäftigten zum Mitführen eines Personaldokumentes verpflichtet sind (z. B. Baugewerbe), muss vor Beschäftigungsbeginn eine Sofortmeldung abgegeben werden. Die Sofortmeldung erhält nicht die Einzugsstelle, sondern sie wird direkt an die Rentenversicherung übermittelt. Sie ersetzt nicht die reguläre Anmeldung.

Altersteilzeit

Der Beginn einer Altersteilzeit ist vom Arbeitgeber zu melden, weil es sich um eine Änderung der Personengruppe handelt. Bei den danach folgenden Entgeltmeldungen ist neben dem tatsächlich erzielten Entgelt auch das – vom Arbeitgeber aufgestockte – beitragspflichtige Entgelt zu melden.

Einmalzahlungen

Kann das Entgelt aus einer Einmalzahlung nicht in eine reguläre Entgeltmeldung einbezogen werden, ist eine gesonderte Meldung erforderlich. Als Zeitraum ist der erste bis letzte Tag des Auszahlungsmonats anzugeben.

Monatsmeldungen

Bei Mehrfachbeschäftigten ist auf Anforderung der Krankenkasse eine Monatsmeldung mit dem jeweiligen Monatsentgelt zu erstellen. Anhand dieser Meldungen prüft die Kasse, ob insgesamt die Beitragsbemessungsgrenzen überschritten und damit zu viele Beiträge gezahlt wurden. Die Kasse meldet ggf. das Gesamtentgelt zurück, damit der Arbeitgeber das zutreffende beitragspflichtige Entgelt für seine Beschäftigung ermitteln kann.

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