Personalkostenplanung : Geschüttelt und gerührt
Mehrarbeit und Überstunden anordnen oder lieber zusätzliche Mitarbeiter neu einstellen? Eine, wenn nicht die klassische Frage an die Personalkostenplanung. Eine andere, die das Management gelegentlich stellt, ist, um wie viel teurer die Einführung von Zielvereinbarungssystemen im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung kommt. Auskunftsfähig macht effiziente Personalkostenplanung.
Wie werden sich die Personalkosten in den kommenden Monaten oder gar Jahren entwickeln, wenn wir dabei bereits bekannte Fakten wie Elternzeitregelungen, zusätzliche Planstellen oder das Auslaufen von Zeitverträgen berücksichtigen? Tarifverträge sind auch bereits neu ausgehandelt, Änderungen bei den Sozialversicherungsabgaben in Berlin beschlossen. Die Geschäftsleitung möchte aber bitte schön nicht mit leidigen Details behelligt werden, sondern lediglich ein paar erlesene Zahlen aus diesem Datencocktail serviert bekommen.
Und natürlich ist es ureigenste HR-Aufgabe, sich auf genau diesen Mix zu verstehen und alle Informationen zu Fluktuation oder Altersstruktur, Bonusrunde oder Gesetzesänderung stets mundend zu vermengen. Die Rede ist von der Personalkostenplanung, gerne auch on the rocks, also angereichert durch HR Analytics.
Informationsbündelung ohne Einbahnstraße
Was aus dem Shaker kommen soll, ist in Sachen Verbindung von Personalkostenplanung und HR Analytics zunächst einmal ein technisches Projekt. So müssen die Daten aus dem Analytics-System wie etwa SuccessFactors oder auch einem Nicht-SAP-System in das Business-Intelligence- oder ERP-System gelangen. Der Nutzen der Verbindung von HR Analytics und Personalkostenplanung liegt darin, dass dadurch die Herausforderung entfällt, HR-Daten aus verschiedensten Vorsystemen im Unternehmen gezielt zusammenzuführen, da ja genau diese Leistung bereits HR Analytics erbracht hat.
Bei der Anbindung der Kostenplanung an HR Analytics entsteht der größte Nutzen dann, wenn der Datenfluss nicht nur als Einbahnstraße funktioniert, sondern die dezentral erarbeiteten Planungsdaten auch in die Analyselösung zurückfließen. Das erlaubt übergreifende, detaillierte und kontextspezifische Auswertungen. Um den Rückfluss der Daten zu gewährleisten, bieten die verschiedene Systeme unterschiedliche Möglichkeiten, die beispielsweise eine Verbindung der Lohnbestandteilen zu Sachkonten schaffen.
HR Analytics übernimmt die Interpretation
Ist der Datenrückfluss gewährleistet, dann unterstützt HR Analytics mit fundierten Daten den – immer ohnehin erforderlichen – Interpretationsprozess der Ergebnisse aus der Personalkostenplanung. Denn bei der Frage, ob das Unternehmen höhere Aufwendungen hat, wenn es Mitarbeiter neu einstellt oder aber bestehende mit Mehrarbeit betraut, bleibt ja zunächst einmal unberücksichtigt, dass die Leistungsfähigkeit Letzterer möglicherweise durch die zusätzliche Belastung sinkt.
Das gilt in umgekehrter Weise auch für den Fall, dass etwa flexible Gehaltsbestandteile erweitert oder für bestimmte Mitarbeitergruppen neu eingeführt werden sollen. Denn wenngleich dies im Regelfall eher zu einer Steigerung der Kosten führt, erhöhen sich dadurch möglicherweise Motivation und Arbeitseffizienz. Diese spekulative Annahme mit Fakten zu unterlegen, obliegt dem Controlling durch HR Analytics. Letztendlich liefert die Verzahnung also Argumente für oder wider bestimmte Maßnahmen – die häufig zu diskutieren sind.
Dezentrale Planung gewünscht?
Denn ein zentrales Anliegen ist in vielen Unternehmen, Abteilungs- oder Kostenstellenleiter mit in die Personalkostenplanung einzubeziehen. Dies ergibt auch durchaus Sinn, kennen sie doch letztlich den tatsächlichen Bedarf und viele Spezifika am besten. Ihre Beteiligung kann den Planungsprozess näher an die betrieblichen Realitäten heranführen und damit beschleunigen.
Letzteres muss sie freilich nicht zwingend tun, ganz im Gegenteil, denn bei dem Vorteil der stärkeren Realitätsnähe und einer hohen zu erwartenden Akzeptanz der fertigen Planung beim mittleren Management birgt die Einbindung der leitenden Mitarbeiter freilich gleichzeitig die Gefahr von Konflikten aufgrund unterschiedlicher Zielvorstellungen. Die allzu großzügige Planung von zusätzlichen Stellen ist ein gängiges Beispiel dafür.
Diese generelle Frage lässt sich technisch freilich nicht lösen, berührt sie doch im Grunde die Unternehmenskultur als solche und muss daher auch auf dieser Ebene geklärt werden. An der Mitwirkung der untergeordneten Ebenen vorbei kommt die Kostenplanung dann allerdings insbesondere bei Bonuszahlungen oder dem Einkalkulieren von NN-Stellen kaum noch.
Datenqualität bleibt das A und O
Ungeachtet dessen, wie weit der Einbezug der einzelnen Bereichs- und Abteilungsverantwortlichen nun gehen mag oder nicht – aus technischer Sicht erlauben dies Personalkostenplanungslösungen komfortabel dann, wenn sie dezentral, gleichgültig ob On-Premise oder in der Cloud, betrieben werden und über ein entsprechendes Rechtesystem verfügen.
Wichtig im Hinblick auf die Datenqualität, die weiterhin das oberste Ziel sein sollte, ist dabei, dass die Eingabemöglichkeiten Standardisiert sind. Nur so wird gewährleistet, dass sie später miteinander in Beziehung stehen und auch für andere nachgeordnete Systeme les- und interpretierbar sind.
Zwingende Planungsparameter
Dadurch, dass Personalkosten nicht allein das sind, was sich auf den Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter in Form von Löhnen und Gehältern niederschlägt, sondern insbesondere auch die Sozialkosten sowie immer stärker auch die Ausgaben für Recruiting und Weiterbildung eine große Rolle spielen, benötigt eine effiziente Personalkostenplanungslösung eine Vielzahl von Parametern.
Generell gilt dabei der Zusammenhang, dass die Landschaft an Arbeitsverträgen die Anzahl der Parameter bedingt: Je heterogener diese ist, desto mehr unterschiedliche Parameter, die sich aus den Lohnnebenkosten, den allgemeinen Stammdaten der Belegschaft sowie den Einzelheiten von Tarifverträge ergeben. Allein als gängige Lohnbestandteile kommen zum Grundgehalt das Urlaubsgeld, die vermögenswirksamen Leistungen und etwaige Sonderzahlungen hinzu. Bei einer effizienten Planung lassen sich die unterschiedlichen Parameter tabellarisch separat ausweisen und beliebig miteinander in Beziehung setzen.
Da die Personalkosten zudem nicht linear sind, sondern vielmehr permanent einer ganzen Reihe von Einflussfaktoren unterliegen – Tarifänderungen, Mutterschutz, Altersteilzeit oder neue Beitragsbemessungsgrenzen -, muss dies zeitnah in der Lösung Niederschlag finden, damit sich die aktuellen Abrechnungs- und Stellendaten tatsächlich realitätsnah hochrechnen lassen.
Hier gilt: Das Auge isst oder, in diesem Fall besser, trinkt mit. Denn während mancher Hersteller zwar tatsächlich noch mit Excel-Look-und-Feel-Optik wirbt, lassen sich Auswirkungen, Abweichungen oder Trends viel einfacher in ansprechend aufbereiteten Charts erfassen. Als mundgerechte Entscheidungsgrundlage funktioniert Personalkostenplanung dann, wenn wesentliche Aspekte und Unterschiede auf einen Blick sichtbar sind. So mundet der Datencocktail dann eben auch jedem – wohl bekomm‘s.
