HR-Analytics : Die Macht der (HR-)Daten

Daten sind in der gesamten Weltwirtschaft zur goldenen Währung geworden. Diese Entwicklung macht auch vor Human Resources nicht Halt, im Zuge der wachsenden Digitalisierung wird die effiziente Nutzung von personenbezogenen Daten im Betrieb zu einem wichtigen Entscheidungs- und Erfolgsfaktor. Doch um welche Daten geht es eigentlich und wie sehen erfolgreiche Analysen aus?

Auch im Zeitalter von Digitalisierung und Automatisierung bleibt der Mitarbeiter aus Fleisch und Blut die Brennzelle jedes Unternehmens, wenn auch wachsend flankiert von den Segnungen der künstlichen Intelligenz. Der Unternehmenserfolg hängt maßgeblich von den Kenntnissen der Belegschaft ab – und davon, ob diese optimal eingesetzt werden. Hinzu kommen weitere Faktoren wie Bezahlung und Fortbildung und selbstverständlich auch Motivation, Zufriedenheit und Gesundheit der Menschen im Betrieb. Nur wenn all diese Parameter im grünen Bereich sind, kann sich stabiler Erfolg einstellen. Das Personalmanagement und die Führungskräfte sind also angehalten, sich gründlich und fortgesetzt mit den einzelnen Mitarbeitern zu beschäftigen und aufkommenden Problemen oder Frustrationen rechtzeitig entgegenzuwirken. Ein modernes und probates Mittel, unauffällig und effektiv den Puls des Mitarbeiters zu fühlen, ist die regelmäßige Analyse seiner persönlichen Daten, Stichwort „HR Analytics“. Auf diese Weise kann rasch und zuverlässig festgestellt werden, was Sache ist und wie HR und/oder betroffene Führungskräfte gegensteuern sollten.

Werden HR-Daten mithilfe der geeigneten Analysten oder entsprechender Tools gescannt, so offenbaren sich Dinge, welche ohne diese Mittel nicht so schnell oder auch gar nicht aufgefallen wären. So kann in einer Abteilung durch zu hohes Arbeitsaufkommen Personalnot herrschen, die von den Mitarbeitern mit hohem Einsatz mühevoll ausgeglichen wird – die Überstundenkonten sind jedoch auffällig voll und vielleicht gesellt sich dazu eine unerwartete Kündigung oder die Zahl der Krankheitstage erhöht sich dort signifikant. Die Analyse der richtigen HR-Parameter macht eine solche Fehlentwicklung mit einem Klick transparent. In einer anderen Abteilung werden auffällig viele Fehler gemacht und die Ergebnisse sind schlecht. Die HR-Analyse zeigt auf, dass in dieser Abteilung entsprechende Fortbildungsmaßnahmen nicht stattgefunden haben und auch die Fluktuation hoch ist. In einer weiteren Abteilung häufen sich Fehlzeiten und Kündigungen, die HR-Schnellanalyse enthüllt, dass die meisten Beschäftigten in dieser Abteilung ungewöhnlich lange Arbeitswege haben.

Diese drei Beispiele dokumentieren die Möglichkeiten kluger Analysen von Personaldaten. Mehr noch, HR Analytics ermöglicht darüber hinaus auch einen Ausblick auf künftige Entwicklungen. Eine systematische Auswertung dieser Daten hilft der Unternehmensleitung, strategische Entscheidungen richtig auszurichten und Fehler zu vermeiden. Doch um welche Daten geht es im Einzelnen?

Die Personalakte

Die Personalabteilung ist Hüterin eines wertvollen „Schatzes“, sprich der entscheidenden Daten sämtlicher Beschäftigter im Unternehmen, man denke in diesem Zusammenhang alleine an die vielen Dokumente und Nachweise, welche sich üblicherweise in der Personalakte befinden. Hier lässt sich nicht nur der Karriereverlauf des Mitarbeiters im Unternehmen verfolgen, auch frühere Stationen sind dokumentiert, ebenso wie sämtliche Aus- und Fortbildungsdaten. Aus der Sammlung all dessen lässt sich leicht erkennen, an welcher Stelle beispielsweise Personalentwicklungsmaßnahmen zielführend wären und über welche besonderen Fertigkeiten der/die Beschäftigte verfügt, die möglicherweise gerade an anderer Stelle im Betrieb dringend benötigt werden. Die Personalakte vergisst nichts und wenn sie in digitalisierter Form von allen Beschäftigten verfügbar ist, liefert dieser Datenschatz stets neue wichtige Erkenntnisse.

Fehlzeiten und Fluktuation

Analysiert man in einer bestimmten Taktung die Fehlzeiten aller Mitarbeiter, zeigen sich ungünstige Entwicklungen und problematische Zustände in Sekundenschnelle. Die Analyse gibt Auskunft darüber, an welcher Stelle etwa die Einsatzplanung des Personals angepasst werden müsste und in welchen Bereichen des Unternehmens näher hingesehen werden sollte. So geben etwa häufige Erkrankungen mehrerer Mitarbeiter einer Abteilung einen Hinweis auf Schwierigkeiten, die in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Führungskräften und durch Gespräche mit den betroffenen Mitarbeitern näher erörtert werden sollten. Greift man rechtzeitig ein, lässt sich eine ansonsten drohende Kündigung einer wichtigen Fachkraft verhindern oder auch eine längere Krankheit einer überlasteten Mitarbeiterin. Gezielte Maßnahmen können eingeleitet werden, welche ohne die Analyse nicht möglich gewesen wären.

Ein durch intelligente Datenanalyse optimierter Personaleinsatz, eine umgehende Reaktion auf belastende Zustände und eine gegebenenfalls individuelle Bekümmerung bestimmter Mitarbeiter sind klare Signale der Chef-Etage an die Belegschaft: „Wir kümmern uns um euch!“ Ein solches Vorgehen fördert die Arbeitsmotivation und vermindert die Zahl an Kündigungen. Anders formuliert hilft eine gute Auswertung von Personaldaten vor allen Dingen den Menschen im Unternehmen, sie fühlen sich anerkannter und wohler.

Personalentwicklung

HR Analytics macht die individuellen Bedarfe an Weiterbildung deutlich, Human Resources und die zuständigen Führungskräfte können entsprechend reagieren und passende Bildungsformate einkaufen. Dies stärkt nicht nur die Motivation der Mitarbeiter, sondern auch ihre Identifikation mit dem Arbeitgeber. Wer gut gefördert und an der richtigen Stelle im Betrieb eingesetzt wird, kommt eher selten auf den Gedanken, das Unternehmen zu verlassen. Ein exzellentes Talent Management ist daher auch eine großartige Maßnahme zur Mitarbeiterbindung.

Entgeltabrechnung

Die Entgeltabrechnung im Unternehmen stellt weitaus mehr dar als den Weg vom Brutto- zum Nettoentgelt, die Payroll ist auch Lieferant etlicher weiterer Informationen zu den einzelnen Beschäftigten, man denke alleine an die Daten zum Bereich Compensation & Benefits wie zum Beispiel einen Dienstwagen oder ein Job-Ticket.

Die Daten aus der Entgeltabrechnung bilden natürlich auch die Grundlage für die Berechnung der Personalkosten oder für Personalkostenhochrechnungen bei anstehenden Einstellungen oder Tarifverhandlungen.

Datenschutz

Persönliche Daten sind im Sinne des Datenschutzes besonders sensibel. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung gibt strenge Regeln für deren Verarbeitung vor, bei Missachtung drohen empfindliche Strafen. Es ist daher dringend zu empfehlen, dieses Thema nicht zu unterschätzen und sich gegebenenfalls externe Expertise einzukaufen, bevor ein Verstoß viel Geld kostet – und das Vertrauen von Mitarbeitern und Kunden.

Fazit

Die moderne Analyse von HR-Daten kann ein Segen für die Personalabteilung und die Führungskräfte im Unternehmen sein. Gut abgestimmt und überlegt eingesetzt funktioniert HR Analytics wie ein Frühwarnsystem für den Betrieb und trägt dazu bei, Fehlentwicklungen frühzeitig zu identifizieren und abzufangen. HR Analytics sorgt insgesamt für bessere Abläufe und weniger Fehler im Bereich Human Resources. Die Förderung und Bindung wertvoller Mitarbeiter wird systematisch vorangetrieben, Stimmung und Motivation im Betrieb werden verbessert. Die Firmenleitung bekommt wichtige Daten als eine Grundlage für strategische Entscheidungen.

Wer sich heutzutage bereits eingehend mit dem Thema HR Analytics beschäftigt, verfügt über einen echten Wettbewerbsvorteil, gerade im „War for Talents“. Ein Unternehmen mit systematisch aktiver HR-Analyse kann schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren und ist mit Blick auf die eigenen Mitarbeiter und Personalbedarfe stets auf dem Laufenden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist jedoch eine sensible Sache und es gilt, die Regelungen des Datenschutzes jederzeit vollständig zu beachten.