Digitale Urlaubsplanung : Der Klick in den Urlaub – bringt er’s wirklich?

Es klingt zunächst nach einem banalen Thema. Warum sollten Unternehmen beim Urlaubsantrag etwas ändern? Funktioniert doch seit Jahrzehnten reibungslos. Jeder weiß, was er zu tun hat, keiner beschwert sich über das bestehende Verfahren. Und das sieht häufig so aus: Der Mitarbeiter druckt seinen Urlaubsantrag aus, notiert darauf seine gewünschten freien Tage und lässt das Formular vom Vorgesetzten unterschreiben. Dann schickt er das Dokument per Hauspost an die Personalabteilung. Diese vermerkt den Urlaub in verschiedenen Systemen – in Outlook und in der Zeitwirtschaft beispielsweise. Bis zur Genehmigung können mehrere Tage vergehen. Schließlich läuft der Antrag durch mehrere Hände, ja sogar durch mehrere Abteilungen.

Anders ist das bei der digitalen Variante. Hier loggt sich der Mitarbeiter online in seinen persönlichen Bereich im Self-Service-Portal ein. Die An- und Abwesenheiten seiner Teammitglieder kann er dort direkt einsehen und per Mausklick seine gewünschten Tage beantragen. Der Vorgesetzte genehmigt unmittelbar, das System übernimmt die Abwesenheiten automatisch, bestenfalls auch in alle anderen Anwendungen wie Personaleinsatzplanung, Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft.

Vier Argumente, die für einen digitalen Urlaubsantrag sprechen

So weit, so gut. Jetzt mögen viele denken: „Ja, okay, die digitale Variante klingt schon ganz chic. Das machen wir einmal, wenn sich die Umstellung irgendwann anbietet.“ Die Frage ist jedoch, wann ist „irgendwann“? Muss da erst eine Pandemie kommen, die viele Prozesse in die Digitalisierung zwingt?

Um diese Entscheidung zu treffen, hilft ein Blick auf die vier schlagkräftigsten Argumente, mit denen Anbieter solche Lösungen bewerben. Diese wären:

1. Digital: Urlaubsanträge schnell und einfach abwickeln

Das machen die beiden bereits beschriebenen Szenarien deutlich: Die digitale Variante ist deutlich schneller und einfacher als der papiergebundene Prozess. Zusätzlicher Pluspunkt: Sie ist ortsunabhängig. Möchte ich beispielsweise mit meiner Freundin kommenden Sommer nach Kroatien verreisen, können wir unseren Urlaub von zu Hause aus planen. Gemeinsam klicken wir in das Self-Service-Portal unseres Arbeitgebers und sehen die bereits gebuchten Tage unserer Teamkollegen ein. Das sieht dann beispielsweise so aus: Aha – in den Ferien hat also mein Stellvertreter schon drei Wochen geblockt, Ende Juli die Teamkollegin meiner Lebensgefährtin. Schnell finden wir einen Zeitraum, der für uns und in die Personalplanung unserer beiden Teams passt. Per Mausklick beantragen wir die gewünschten Tage und freuen uns auf zwei Wochen Auszeit Anfang Juli.

2. Den Überblick über An- und Abwesenheiten transparent behalten

Wo wir auch schon beim zweiten Argument wären: der Personaleinsatzplanung. Hiervon profitieren vor allem Arbeitgeber. Sie haben im Self-Service-Portal online den vollen Überblick, wer wann an- oder abwesend ist, und können so gezielt planen zu welchen Zeiten Urlaube genehmigt oder besser abgelehnt werden. Im Idealfall greifen Zeitwirtschaft, Urlaubs- und Personaleinsatzplanung hier Hand in Hand, sodass Unternehmen sowie ihre Belegschaft bei der Jahresplanung den maximalen Gestaltungsspielraum erhalten.

3. Dem Datenschutz gerecht werden

Auch damit werben Anbieter: mit einem leichtgemachten Datenschutz. Denn ein digitales System bringt demzufolge viele Vorteile mit sich:

• Im Unternehmen existieren keine Excel- und Papierlisten mehr, die seitens der HR-Verantwortlichen nur schwer vor einem unbefugten Zugriff geschützt werden können.
• Unternehmen wickeln Urlaubsanträge über ein geschlossenes System ab – der Zugang ist nur Befugten gestattet.
• Urlaubspläne und -kalender hängen nicht mehr öffentlich – für jeden einsehbar – aus.
• Abwesenheiten der Mitarbeiter können anonymisiert dargestellt werden. So ist der Grund der Abwesenheit nicht nachvollziehbar.

4. HR gestalten statt verwalten

Das ist wohl eines der größten Versprechen, auf das Sie bei der Recherche zu digitalen Urlaubsanträgen stoßen werden. Als Personalabteilung werden Sie gestalten statt verwalten! Wenn Mitarbeiter und Führungskräfte eigenständig Genehmigungsprozesse abwickeln, bindet das keine Ressourcen mehr in der Personalabteilung. Der eine Anbieter verspricht beispielsweise, dass Sie Ihren administrativen Aufwand dank solcher digitalen Lösungen von 80 auf 30 Prozent reduzieren. Andere prophezeien Ihnen, dass Sie für die Abwicklung digital nur noch zwei Minuten benötigen – statt 20 Minuten wie bei der herkömmlichen Variante.

Lohnt es sich wirklich?

Diese Frage kann ich Ihnen so pauschal nicht beantworten – schließlich hängt das letztlich auch von Ihrer Unternehmensgröße sowie von Ihrem bereits realisierten Digitalisierungsgrad ab. Eines ist aber sicher: Die vier gängigsten Versprechen der Anbieter sind nicht völlig aus der Luft gegriffen, und über kurz oder lang werden auch Sie Urlaubsanträge nur noch digital abwickeln – vor allem, wenn Sie für die jungen Generationen Y und Z attraktiv sein möchten. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto mehr greifen die vier aufgeführten Aspekte.

Meine Empfehlung: Prüfen Sie, mit welchen Systemen Sie in Ihrer HR bereits arbeiten. Bietet beispielsweise Ihre HR-Software, Ihre Zeitwirtschaft oder auch Ihre Personaleinsatzplanungs-Software ein solches Modul an? Können Sie dieses günstig dazubuchen?

Falls ja, ist es auf jeden Fall eine Überlegung wert, an bereits bestehende Systeme anzudocken. Falls nein, stellt sich die Frage: Wie digital möchten Sie sich künftig aufstellen? Möchten Sie Ihre HR-Abteilung mit allen Prozessen in eine Software einbetten?

Dann beziehen Sie die Urlaubsplanung in Ihre Transformationsstrategie mit ein und suchen Sie nach einem Anbieter, der ein Komplettsystem für Ihre Anforderungen im Repertoire hat.

Philipp R. Kinzel