HR-Pioniere im öffentlichen Dienst : Leichter mitarbeiten
Das Thema Digitalisierung ist selbstverständlich auch bei den Personalabteilungen der öffentlichen Hand angekommen, viele Einrichtungen beschäftigen sich mit großer Sorgfalt mit digitalisierten und somit schlankeren Prozessen im Personalbereich.
Derzeit gibt es in vielen Amtsstuben des öffentlichen und kirchlichen Dienstes noch etliche papierbasierte HR-Prozesse. Diese tradierten Strukturen lösen sich jedoch inzwischen wachsend zugunsten eines modernen Dienstleistungsgedankens auf, welcher die Mitarbeitenden als Kunden der Personalabteilung betrachtet, die mithilfe moderner Personalsoftware zeitgerecht und umfassend bedient werden wollen.
Es macht einen Unterschied, ob eine angeforderte Bescheinigung von Hand auf Papier ausgefüllt und anschließend per Post versandt werden muss – oder ob dieser Beleg mit nur wenigen Klicks digital erzeugt und in Sekundenbruchteilen in das elektronische Postfach des jeweiligen Beschäftigten transferiert werden kann. Setzt man dieses Beispiel in größere Zusammenhänge, ist man schnell bei den übergeordneten Bereichen wie Entgeltabrechnung, Zeiterfassung oder Personalakte. Überall werden die Wege einfacher und zeitsparender, wenn digitale Produkte eingesetzt werden.
Die gewählte Software muss allerdings sehr flexibel und leistungsstark sein, um in den Einrichtungen einen teilweise erheblichen Spagat zwischen hochmodernen Automationsprozessen und noch vorhandener „EDV zu Fuß“ zu schaffen. Doch diese Entwicklung tut not, weil der in sensiblen Bereichen wie Pflege oder IT grassierende Fachkräftemangel eine Entlastung der oftmals stark beanspruchten HR-Experten notwendig macht. Die „Personaler“ brauchen dringend mehr Freiraum für das Recruiting und die fachliche Weiterentwicklung neuer Mitarbeitender.
Die Lösung: KIDICAP
Schaut man sich die Szene der Anbieter von HR-Software für den öffentlichen und kirchlichen Dienst näher an, so wird die Luft rasch dünn. Schon die Entgeltabrechnung allein ist eine große Herausforderung, weil sie eine zuverlässige und umfassende Abbildung des ausgesprochen komplexen Tarifwesens inclusive der umfassenden Abrechnung des Zusatzversorgungswesens voraussetzt. Datenschutz und -sicherheit stehen hoch im Kurs, die gesetzlichen Meldeverfahren nehmen massiv zu und Zertifizierungen wechseln von „kann“ auf „muss“.
Die Lösung heißt KIDICAP aus dem Hause GIP, einem seit Jahrzehnten auf den öffentlichen und kirchlichen Bereich spezialisierten Anbieter von HR-Software. Das Kernprodukt KIDICAP wird von mehr als 26.000 Organisationen als Software as a Service (SaaS) in der Private Cloud genutzt – vor allem von staatlichen, öffentlichen und sozialen Arbeitgebern. Die GIP hat sich stets mit den Anforderungen der Zeit entwickelt. Das Unternehmen genießt größtes Vertrauen bei Kunden und Partnern – und ist mit einer Vielzahl fachlicher Apps auch technisch ganz vorne dabei.
Die KIDICAP-APPS optimieren die Abläufe in den Personalabteilungen und befreien die Personalexperten von lästigen Routinearbeiten. Kluge Workflows und automatisierte Prozesse unterstützen die Personalarbeit umfassend und effektiv. Es bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
Zunftsweisende Personalarbeit in der Diakonie Württemberg
„KIDICAP gehört zu unserer DNA!“
Das Diakonische Werk Württemberg (DWW) setzt im Personalbereich auf eine digitale Zukunft – und auf die modern Software KIDICAP. Sascha Busch ist beim DWW für den Personalservice und die IT zuständig. Wir haben mit ihm über die Vorteile digitaler Lösungen gesprochen – und über die fruchtbare Zusammenarbeit mit der GIP.
Herr Busch, Sie leiten den Personalservice des Diakonischen Werkes Württemberg (DWW). Möchten Sie uns etwas zu Ihren Kernaufgaben erzählen?
In erster Linie bin ich Dienstleister – und dies mit Leib und Seele. Ich bin es nach innen für alle Mitarbeitenden und nach außen für unsere Kunden. Ich bin folglich viel in Gesprächen, um die Bedürfnisse aller Beteiligten zu erfahren.
Ergänzend geht es insbesondere darum, für die stetig wachsenden Anforderungen in den Personalabteilungen unserer Kunden passende Lösungen anzubieten.
Welche Leistungen erbringt der Personalservice des DWW insgesamt?
Wir richten unser ganzes Tun darauf aus, unsere Kunden und Einrichtungen massiv von administrativen Arbeiten zu entlasten und ihnen so die Möglichkeit zu geben, sich auf die Mission der Diakonie vor Ort zu konzentrieren: den Menschen.
In der Praxis entlasten wir insbesondere durch die komplette Übernahme der Gehaltsabrechnung. Bei Bedarf stellen wir das notwendige System – also KIDICAP Personal Office – bereit, ebenso die zugehörige IT-Ausstattung. Wir bauen unseren Kunden zudem nach Bedarf personalwirtschaftliche Prozesse und Dienstleistungen. Außerdem beraten wir und unterstützen einschlägige Projekte. Das sind viele Aufgaben und sie machen allesamt große Freude.
Auch im Personalwesen setzt sich die Digitalisierung Stück für Stück durch. Welche grundsätzlichen Vorteile sehen Sie durch diese Entwicklung?
Im Wesentlichen geht es darum, Zeit, Geld und Ressourcen zu sparen – und gleichzeitig Risiken zu minimieren. Die Digitalisierung ermöglicht eine Automatisierung vieler Prozesse und eine Aufhebung riskanter und aufwendiger Medienbrüche. Das ist eine riesige Chance für alle Fachleute in der Personalabteilung. Stupide Arbeiten werden digitalisiert und es bleibt mehr Zeit für die wertschöpfenden Arbeiten von HR, zum Beispiel im Bereich der Personalgewinnung.
Das DWW setzt auf die personalwirtschaftliche Lösung der GIP, Stichwort KIDICAP. Wie wird KIDICAP bei Ihnen eingesetzt?
Wir setzen seit Jahren voll auf die Lösungen rund um KIDICAP. Unsere Digitalisierungsstrategie ist komplett auf KIDICAP abgestimmt. Zu Beginn unserer Zusammenarbeit nutzten wir nur die reine Payroll – und schon das war eine sehr gute Entscheidung. Kein anderes Verfahren in Deutschland beherrscht die Entgeltabrechnung des öffentlichen, kirchlichen und sozialen Dienstes so perfekt wie KIDICAP.
Inzwischen setzen wir im Rahmen unserer partnerschaftlichen Zusammenarbeit verstärkt auf KIDICAP.NEO. Wir haben das Meldecockpit für uns und unsere Kunden eingeführt, die Personalakte verfügbar gemacht und mit KIDICAP.Vorlagen das Datenmanagementsystem ersetzt. In Kürze bringen wir auch das digitale Postfach für die Mitarbeitenden auf den Markt und parallel werden wir die Reisekosten mit KIDICAP umsetzen.
Sie sind also ein zufriedener KIDICAP-Kunde?
KIDICAP steht für KIrche DIakonie CAritas – KIDICAP ist in unserer DNA!
