Erleichterungen für die Baulohn- Abrechnung : Der Arbeitgeber-Onlineservice von SOKA-BAU
Mit mehr als 800.000 Beschäftigten in 76.000 Betrieben und rund 150 Milliarden Euro Jahresumsatz (Stand: 2021) gehört das Baugewerbe zu den Schlüsselindustrien in Deutschland. Gerade in der Corona-Pandemie hat die Branche ihre Leistungsfähigkeit wieder unter Beweis gestellt, denn auf den Baustellen ging die Arbeit nahezu unvermindert weiter, als weite Teile Deutschlands im Lockdown waren. Seit jeher ist der Bau aber auch von besonderen Herausforderungen geprägt, die ihn von vielen anderen Wirtschaftszweigen unterscheiden.
Die Unternehmensstruktur ist sehr kleinteilig (80 Prozent der Unternehmen haben weniger als zehn Beschäftigte), Arbeitsplatzwechsel sind häufig (jeder fünfte Beschäftigte wechselt innerhalb eines halben Jahres den Betrieb) und die Arbeitsbedingungen (keine feste Arbeitsstätte, sondern wechselnde Baustellen, Wetterbedingungen und körperliche Belastung) stellen eine besondere Herausforderung dar.
Die Tarifvertragsparteien des Baugewerbes haben schon vor Jahrzehnten mit den Sozialkassenverfahren gemeinsam eine Antwort auf diese Herausforderungen gefunden. Diese Verfahren werden von den Sozialkassen der Bauwirtschaft (SOKABAU) organisiert. Sie sichern die Urlaubsansprüche der Arbeitnehmer ab, gewährleisten eine solide betriebliche Altersvorsorge und regeln die umlagefinanzierte Berufsausbildung in der Branche.
Die Sozialkassenverfahren machen die Baulohnabrechnung zugleich zu einem besonderen Themengebiet, auf das sich verschiedene Lohnsteuerbüros und andere Dienstleister spezialisiert haben. Auch die Fachabteilungen größerer Baubetriebe beherrschen das Thema natürlich aus dem Effeff. Rund elf Millionen Meldungen pro Jahr werden über die drei Meldeportale eXTra, KAI und MINT abgegeben und weitgehend automatisch verarbeitet. Meldungen auf Papier gehören der Vergangenheit an. Die Meldungen müssen bis zum 15. eines Monats bei der Kasse eingehen. Die Beitragszahlungen oder Erstattungen werden dann zum 28. eines Monats gebucht.
In der Praxis kam es dabei immer wieder zu Differenzen bei den Meldedaten, zum Beispiel, wenn die bei SOKA-BAU erfassten Mitarbeiter nicht mit den Daten im Lohnprogramm des Betriebs oder Baulohnabrechners übereinstimmten oder es zu Abweichungen bei der Urlaubsvergütung kam. Dann waren Verzögerungen bei der Bearbeitung der Monatsmeldung unvermeidlich, weil die Sachverhalte zunächst geklärt werden mussten. Zudem wurde die Information zum Status der eingereichten Meldung bislang monatlich per Post von SOKA-BAU an den Betrieb geschickt. Eine Info an den Baulohnabrechner/ Steuerberater erfolgte nicht; bei Bedarf mussten sie bei ihren Mandanten nachfragen oder SOKA-BAU anrufen, um eine zusätzliche aktuelle Meldeinformation zu erhalten.
Mehr Transparenz und eine schnellere Beantwortung von Anfragen waren deshalb zentrale Anforderungen der Kunden an SOKA-BAU. Diesem Wunsch entspricht die Kasse mit einem umfassenden Digitalisierungsprogramm. „Unsere Abläufe müssen künftig so übersichtlich sein, dass Nachfragen erst gar nicht nötig werden und unsere Kunden Abweichungen möglichst selbst einfach und schnell regeln können“, gibt SOKA-BAU-Vorstandsmitglied Gregor Asshoff das Ziel vor.
Ein erster zentraler Schritt wird aktuell umgesetzt. Der Arbeitgeber-Onlineservice, ein neues Internetportal, wird seit 2021 nach und nach für alle Betriebe und ihre Baulohnabrechner freigeschaltet. Rund 23.000 Betriebe und 6.000 Dienstleister arbeiten bereits damit.
Ein entscheidender Vorteil liege in der sehr übersichtlichen Benutzeroberfläche, auf der der Kunde den aktuellen Meldungsstand erkennen kann, erläutert Michael Najman, der sich bei SOKA-BAU unter anderem um die Schulungen für den Onlineservice kümmert und deshalb die Reaktionen der Kunden gut kennt.
„Betriebe und Abrechnungsdienstleister sehen jetzt tagesaktuell, ob ihre Meldung pünktlich und korrekt bei SOKA-BAU eingegangen ist, und können die Daten der gewerblichen Mitarbeiter, Angestellten und Azubis ablesen, die bei SOKA-BAU gemeldet sind“, berichtet er. Wenn es Abweichungen gibt, zeigt der Arbeitgeber-Onlineservice nun einen sogenannten Klärfall an.
Solche Klärfälle kann der Kunde dann bearbeiten – allein oder mit Unterstützung der Mitarbeiter vom SOKA-BAU-Kundensupport. Wenn alle Klärfälle beseitigt sind, werden die anstehenden Beiträge oder Erstattungen automatisch gebucht.
Das Portal biete noch weitere Infos, erläutert Najman. Der Kunde kann auf einen Blick sehen, wie viel Ausbildungsvergütung insgesamt gewährt wurde, in welchem Ausbildungsjahr sich der Auszubildende gerade befinde und für wie viele Monate die Ausbildungsvergütung beantragt wurde. Sobald der Auszubildende vertraglich erfasst ist, kann die Ausbildungsvergütung direkt über den Arbeitgeber-Onlineservice beantragt werden. Wenn die Meldung korrekt ist, erhalten Kunde und Baulohnabrechner zudem die Info, welche Beiträge oder Erstattungen zu erwarten und ob sie bereits gebucht sind.
Der Arbeitgeber-Onlineservice wird bei den Kunden in mehreren Stufen eingeführt. Online-Schulungen und viele weitere Informations- und Unterstützungsangebote stehen außerdem jederzeit zur Verfügung, um die Funktionen konkret kennenzulernen. „Die Nutzer bestätigen uns, dass die Oberfläche sehr intuitiv ist. Wir merken, dass durch die Transparenz in den Monaten nach der Umstellung auf den neuen Arbeitgeber-Onlineservice die Meldungen häufiger ohne Klärfälle verarbeitet werden. Das führt zu einem schnelleren Ergebnis bei Beiträgen und Erstattungsleistungen“, sagt Jörg Müller, Abteilungsleiter ULAK Komplexe Kundenanliegen.
Die Kunden selbst bestätigen den positiven Eindruck. „Alles in allem sind wir sehr zufrieden mit den Funktionen“, sagt Silvia Jokiel von der Baulohn-Zentrum GmbH aus Langenhagen. Sie war von Anfang an als Pilot-Kundin in die Entwicklung des Onlineservice eingebunden. „Wir können offene Fragen ohne den umständlichen und langwierigen Papierweg lösen – das spart enorm viel Zeit. Einen weiteren Vorteil gibt es beim Anfordern von SOKA-BAU-Bescheinigungen, weil wir im Portal sehen, ob alle Zahlungen und Erstattungen verbucht sind. Der Arbeitgeber-Onlineservice von SOKA-BAU ist deswegen für uns absolut zeitgemäß und erleichtert die Baulohn-Abrechnung erheblich – vor allem durch seine umfassende Transparenz.“
Wie beim Arbeitgeber-Onlineservice, werden auch alle weiteren Digitalisierungsschritte in den nächsten Jahren im engen Austausch mit den Nutzern geplant. Unter anderem wird es ein Serviceportal für die Bauarbeitnehmer und ein Verfahren für Entsendebetriebe aus dem Ausland geben. „Alle Betriebe der Baubranche müssen an unseren Verfahren teilnehmen. Das verpflichtet uns umso mehr, dass die Abläufe so wenig Aufwand wie möglich verursachen. Daran arbeiten wir intensiv“, fasst SOKABAU-Vorstandsmitglied Dr. Gerhard Mudrack zusammen.
SOKA-BAU ist die Dachmarke für die Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft (ULAK) und die Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes AG (ZVK).
Beide Kassen sind Gemeinsame Einrichtungen der Tarifvertragsparteien der Bauwirtschaft – das sind der Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e. V. (HDB), die Industriegewerkschaft Bauen-Agrar-Umwelt (IG BAU) und der Zentralverband des Deutschen Baugewerbes e. V. (ZDB). Mit rund 800.000 Arbeitnehmern, 76.000 Arbeitgebern, 40.000 Auszubildenden und 360.000 Rentnern ist SOKA-BAU die nach Zahl der Kunden größte Pensionskasse in Deutschland. Sie verwaltet ein Anlagevermögen von knapp 13 Milliarden Euro.
SOKA-BAU administriert im Auftrag seiner Träger drei Sozialkassenverfahren, die durch Tarifverträge definiert werden und durch Allgemeinverbindlichkeitserklärung des Bundesarbeitsministeriums branchenweit gelten.
Beim Urlaubsverfahren geht es um die Sicherung von Urlaubsansprüchen der Bauarbeitnehmer. Bis heute ist die Fluktuationsquote am Bau höher als in anderen Branchen, viele Arbeitnehmer können deshalb keine vollen Urlaubsansprüche erwerben.
Durch das Urlaubsverfahren sichert SOKA-BAU die Ansprüche der Arbeitnehmer und sorgt zugleich dafür, dass das Urlaubsgeld dort gezahlt wird, wo der jeweilige Anspruch anfällt. Die branchenspezifische Altersvorsorge trägt dazu bei, Rentenlücken zu schließen, die zum Beispiel durch witterungsbedingte Ausfallzeiten oder durch eine frühere Verrentung entstehen – die Arbeit am Bau ist trotz aller technischen Möglichkeiten bis heute körperlich belastend.
Das Ausbildungsverfahren schließlich ist eine Besonderheit der Branche: Alle Betriebe zahlen in einen Topf ein, aus dem jene Betriebe Geld erhalten, die tatsächlich ausbilden. Das Ausbildungsverfahren ist ein wesentlicher Grund dafür, dass die Zahl der Azubis am Bau seit Jahren wächst – im Gegensatz zu anderen Wirtschaftszweigen.
Kontakt:
SOKA-BAU
Urlaubs- und Lohnausgleichskasse
der Bauwirtschaft
Zusatzversorgungskasse des
Baugewerbes AG
www.soka-bau.de