Zugang sicherstellen : Digitale Gehaltsabrechnungen sind rechtlich zulässig
Das BAG-Urteil zur digitalen Gehaltsabrechnung 2025 stellt klar: Eine Bereitstellung über ein sicheres Mitarbeiterportal genügt den gesetzlichen Anforderungen. Ein Anspruch auf Papierform besteht nicht mehr – sofern der Zugang gewährleistet ist.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in einem Grundsatzurteil vom 28.01.2025 (Az. 9 AZR 487/24) entschieden, dass Arbeitgeber ihren gesetzlichen Verpflichtungen zur Gehaltsabrechnung auch durch die Bereitstellung elektronischer Dokumente in einem passwortgeschützten Mitarbeiterportal nachkommen können. Ein Anspruch auf eine Abrechnung in Papierform besteht demnach nicht.
Im konkreten Fall hatte eine Verkäuferin eines Einzelhandelsunternehmens geklagt, da sie ihre Gehaltsabrechnungen weiterhin in Papierform erhalten wollte. Das Unternehmen stellte die Abrechnungen jedoch seit März 2022 ausschließlich digital über ein Mitarbeiterportal zur Verfügung, basierend auf einer Konzernbetriebsvereinbarung. Das BAG entschied, dass diese Praxis den Anforderungen des § 108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung entspricht, der eine Abrechnung in Textform vorschreibt. Die elektronische Bereitstellung erfüllt diese Voraussetzung.
Allerdings betonte das Gericht, dass Arbeitgeber sicherstellen müssen, dass alle Beschäftigten Zugang zu ihren digitalen Gehaltsabrechnungen haben. Für Mitarbeitende ohne privaten Online- Zugang muss die Möglichkeit bestehen, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken.
Das Urteil stärkt die Digitalisierung im Personalwesen, verpflichtet Arbeitgeber jedoch gleichzeitig, die Zugänglichkeit für alle Mitarbeitenden zu gewährleisten.
