Unverzichtbar: Mitarbeiterportal mit Self-Service-Tools : Lösung für People Operations von UKG ermöglicht agile Unternehmensführung
Eines ist sicher: Die Zukunft ist ungewiss. Unternehmen stehen mehr denn je vor zahlreichen, unvorhersehbaren Herausforderungen. Ganz gleich, ob es dabei um geopolitische Spannungen, Probleme mit globalen Lieferketten, Fusionen, Umstrukturierungen oder um die Einhaltung neuer Gesetze geht, Veränderungen betreffen dabei immer auch das Personalwesen. Mit den richtigen Technologien und Tools wie der People-Operations-Lösung von UKG bringen HR-Manager trotz aller Turbulenzen die bestmögliche Förderung der Mitarbeitenden mit der Maximierung der Unternehmensleistung in Einklang.
Unternehmen, die neue Gegebenheiten schnell adaptieren, haben einen Wettbewerbsvorteil. Eine Binsenweisheit, die wohl kaum ein Manager in Frage stellen dürfte. Doch die Praxis sieht, wie eine Umfrage des Workforce Institute von UKG zeigt, mitunter anders aus. Danach sind immerhin mehr als ein Drittel (35 Prozent) der Befragten der Auffassung, dass ihre Arbeit aufgrund von veralteten Prozessen und Technologien schwieriger ist, als sie sein müsste. Agilität sieht anders aus.
Technologien, die wenig IT-Support benötigen
Ein Grund, warum Prozesse nicht einfach an veränderte Gegebenheiten angepasst werden, ist, dass Entscheider vorhandene Technologien nicht selbst steuern können. Sie brauchen dafür den Support der IT-Abteilung oder den eines externen Anbieters. Ein Hemmschuh, insbesondere, wenn die Ressourcen knapp sind. Unternehmen, die neue Systeme einführen wollen, sollten deshalb darauf achten, dass sie es dem HR-Team ermöglichen, Regeln und Parameter selbstständig neu festzulegen und HR-Arbeitsabläufe nach Bedarf zu ändern. Ein weiteres Entscheidungskriterium sollte sein, dass die Technologien weltweit einsetzbar sind und deshalb für jeden Standort individuell angepasst werden können.
Ein Gateway statt System-Wirrwarr
Nicht wenige Unternehmen setzen unterschiedliche Systeme für HR-Prozesse ein. Das ist erfahrungsgemäß ineffizient und führt zu Frustrationen. Denn wer von den Mitarbeitenden findet in einem System-Wirrwarr schon auf Anhieb alle Informationen? Im Zweifel wird nachgefragt. Die HR-Fachkräfte müssen diese Anfragen dann immer wieder aufs Neue beantworten. Das nervt nicht nur, es kostet auch enorm viel Zeit. Mit einem zentralen Zugangspunkt auf alle verwendeten HR-Tools lässt sich dagegen die benötigte Transparenz für alle Stakeholder schaffen. Werden Prozesse aufgrund von externen oder internen Veränderungen angepasst, dann erhöht sich mit einem Gateway die Sicherheit, dass alle Mitarbeitenden die für sie relevanten Informationen erhalten und entsprechend agieren können.
Unverzichtbar: „Compliance by Design“
Noch mehr Sicherheit, insbesondere in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften oder Vereinbarungen, gibt ein System, das Compliance-Prüfungen und -Berichte integriert. Die besten Systeme kombinieren die Personal-, Dokumenten- und Prozessverwaltung, beinhalten anpassbare Compliance-Regeln und bieten proaktive Benachrichtigungen sowie ein flexibles Dashboard. Damit wird es ohne großen administrativen Aufwand möglich, eine gute Compliance zu gewährleisten. Mit der geschaffenen Transparenz erhöht sich jedoch nicht nur die Vertrauenswürdigkeit der Entscheidungsfindung. Unternehmen senken so auch die Kosten und vermeiden Strafen. Ein Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) kann bis zu zwei Prozent des gesamten globalen Umsatzes eines Unternehmens kosten. Und wenn HR- und Arbeitsschutzvorschriften nicht eingehalten werden, drohen nicht nur Geld-, sondern auch Gefängnisstrafen.
Self-Service-Tools erhöhen Zufriedenheit
Die Konkurrenz schläft nicht. Manager in der Fertigung oder im Verkauf stehen deshalb unter einem enormen Druck und haben weder die Kapazität noch die Kenntnisse, um täglich Fragen ihrer Mitarbeitenden zur Personalplanung, zu Richtlinien oder zu neuen Verfahren zu beantworten. Müssen sie auch nicht. Denn es gibt Lösungen, die strategische Aspekte des operativen Betriebs und des Personalwesens zusammenführen. Für gewöhnlich beantwortet beispielsweise das Self-Service-Wissensportal von UKG 79 Prozent der Mitarbeiterfragen. Self-Service-Tools versetzen Mitarbeitende in die Lage, ihre Vorgesetzten schnell und einfach über ihre Verfügbarkeit und Arbeitspräferenzen zu informieren, Schichten anzufordern oder zu tauschen, aufgelaufene Urlaubstage zu sehen oder bei Fragen auf HR-Dokumente und -Richtlinien zuzugreifen. Firmen, die Self-Service-Tools nutzen, bringen damit schnell und einfach persönliche Präferenzen von Mitarbeitenden mit ihren Arbeitsanforderungen in Einklang. Oder anders gesagt: Sie erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit, die Produktivität und die Agilität.
Zukunft ist Veränderung, ein Prozess der beständigen Entwicklung. Nutzen Unternehmen die HR-Software People Operations von UKG, befähigen sie trotz aller Turbulenzen ihre Mitarbeitenden dazu, schnell, effizient und rechtskonform zu agieren.