Lohnsteuer kompakt für die Personalpraxis : Verkauf von Firmenwagen, E-Bike oder Handy an Arbeitnehmer
Häufig verkaufen Arbeitgeber gebrauchte Wirtschaftsgüter an Arbeitnehmer, u.a. wenn diese durch neue ausgetauscht werden, sie aber noch gebrauchsfähig sind. Ein Verkauf auf dem freien Markt ist für Arbeitgeber häufig zu aufwendig. Arbeitnehmer freuen sich über die Möglichkeit, die bereits von ihnen beruflich genutzten Wirtschaftsgüter privat zu erwerben. Daraus ergeben sich aber lohnsteuerlichen Folgen.
Verkauf von Firmenwagen, E-Bike oder Handy an Arbeitnehmer
In der Praxis häufig ist der Kauf des bisherigen Firmenwagens oder auch eines Dienstrads, wenn der Leasingvertrag ausgelaufen ist oder das Beschäftigungsverhältnis endet. Auch beim Arbeitgeber ausgetauschte Datenverarbeitungsgeräte wie Handys, Tablets oder Computer werden oftmals zu geringen Preisen an die Beschäftigten verkauft oder auch verschenkt.
Übereignet ein Arbeitgeber kostenlos oder verbilligt Wirtschaftsgüter an die Beschäftigten, stellt der Preisnachlass einen lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar. In der Entgeltabrechnung ist also ein Augenmerk darauf zu legen.
Zum Zeitpunkt des Verkaufs oder der unentgeltlichen Übereignung ist eine Bewertung des Wirtschaftsguts vorzunehmen. Häufig wird angenommen, dass hier der Buchwert genommen werden kann. Dies ist aber nicht korrekt. Insbesondere bereits abgeschriebene Güter haben auf dem Markt noch einen höheren Wert.
Die Bewertung im Bereich der Entgeltabrechnung ist unabhängig vom Wirtschaftsgut einheitlich geregelt. Der Wert des Wirtschaftsgutes bestimmt sich nach dem im Lohnsteuerrecht allgemein geltenden Maßstab: dem üblichen Endpreis am Abgabeort nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG. Übliche Preisnachlässe sind durch einen pauschalen Abschlag von vier Prozent zu berücksichtigen.
Alternativ darf auch der zum Zeitpunkt der Übereignung günstigste Kaufpreis angesetzt werden, zu dem am Gebrauchtmarkt (z. B. im Internet) ein vergleichbares Auto, Fahrrad, Handy etc. angeboten wird. Dies ist in der Lohnsteuerrichtline 8.1 LStR geregelt.
Die Finanzverwaltung verlangt eine entsprechende Nachweisführung bei Ermittlung des Marktwertes, die als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen ist. Wird als üblicher Endpreis der günstigste Preis am Markt angesetzt, ist der Ansatz des pauschalen Abschlags von vier Prozent ausgeschlossen.
Für nahezu alle Wirtschaftsgüter gibt es inzwischen einen Gebrauchtwarenmarkt und Verkaufsportale im Internet. Hier kann der Arbeitgeber ermitteln, welchen Wert der zu übereignende Gegenstand hat. Bei wertvollen oder seltenen Wirtschaftsgütern kann auch ein Sachverständigengutachten helfen. Autos können häufig auch durch einen Autohändler begutachtet werden. Maßgeblich ist aber nicht der Ankaufspreis, sondern der Verkaufspreis.
Werden zum Beispiel auf Gebrauchtwagenportalen verschiedene Preise ermittelt, kann der Mittelwert verwendet werden. Hierbei sollte aber immer beachtet werden, dass die Fahrzeuge und Geräte auch vergleichbar sind. Insbesondere das Baujahr und die Ausstattung sollten gleich sein.
Handelt es sich um Wirtschaftsgüter, die der Arbeitgeber überwiegend auch an Dritte vertreibt, gelten besondere Vergünstigungen. Insbesondere kann dann der sogenannte Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro abgezogen werden. Dieser ist in § 8 Abs. 3 EStG geregelt.
Beispiel
Der Arbeitgeber tauscht iPhones aus. Diese haben ein Alter von zwei Jahren. Er entschließt sich, die Smartphones an interessierte Arbeitnehmer zu einem Preis von 200 Euro zu verkaufen. Auch wenn diese beim Arbeitgeber bereits abgeschrieben sein sollten, ist der Wert zum Zeitpunkt der Übereignung zu ermitteln. In entsprechenden Gebrauchtwarenbörsen im Internet ermittelt der Arbeitgeber einen Wert von 500 Euro je Smartphone. Dies ist der Marktwert. Bei einem Verkauf an den Arbeitnehmer entsteht für diesen ein Vorteil von 300 Euro. Dieser ist als Arbeitslohn zu versteuern.
Im obigen Beispiel könnte der Arbeitgeber in diesem Fall den Freibetrag anwenden und die 300 Euro steuerfrei belassen.
Besonderheiten bei Fahrrädern
Besonders beliebt ist die Überlassung von betrieblichen Fahrrädern an Arbeitnehmer. In der Praxis werden diese nach Ablauf der Leasingzeit oder einer gewissen Nutzungsdauer an die Arbeitnehmer veräußert. Aus Vereinfachungsgründen lässt es die Verwaltung zu, den üblichen Endpreis eines Fahrrads oder E-Bikes, das Arbeitnehmern nach drei Jahren Nutzungsdauer übereignet wird, mit 40 Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer zu bewerten. Hierzu hat die Finanzverwaltung ein BMF-Schreiben vom 17. November 2017 veröffentlicht.
Ein niedrigerer Wert kann nachgewiesen werden. Dies ist z. B. durch ein Gutachten möglich.
Pauschalversteuerung
Verbleibt aus der Veräußerung ein geldwerter Vorteil, gibt es in vielen Fällen und bei vielen Wirtschaftsgütern Möglichkeiten zur Pauschalierung der Lohnsteuer. Die Versteuerung kann der Arbeitgeber dann übernehmen.
Für die Übereignung von Fahrrädern erlaubt § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 7 EStG die Pauschalversteuerung, wenn der Arbeitgeber die Fahrräder unentgeltlich oder verbilligt an Arbeitnehmer übereignet. Es gilt ein Lohnsteuersatz von 25 Prozent. Hinzu kommen der Solidaritätszuschlag sowie gegebenenfalls die Kirchensteuer. Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.
Die Pauschalbesteuerungsmöglichkeit gilt sowohl für Elektrofahrräder als auch für Fahrräder. Nicht einbezogen werden Elektrofahrräder, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen sind. Voraussetzung für die Pauschalierung der Lohnsteuer ist, dass die Übereignung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Dies bedeutet, der Verkauf darf nicht im Rahmen einer Gehaltsumwandlung erfolgen.
Die Pauschalversteuerung gilt auch bei einer Schenkung an die Arbeitnehmer.
Wenn der Arbeitgeber seinen Beschäftigten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Datenverarbeitungsgeräte wie Computer, Tablet oder Handy unentgeltlich oder verbilligt übereignet, gibt es ebenso eine Pauschalversteuerungsmöglichkeit. Das gilt auch für Zubehör wie Monitor oder Drucker sowie für die Internetgebühren. Geregelt ist diese in § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG. Auch hier gilt wieder Sozialversicherungsfreiheit.
Neben der pauschal besteuerten Übereignung ist grundsätzlich auch eine steuerfreie Überlassung von Geräten wie Telefonen und Smartphones oder Tablets im Eigentum des Arbeitgebers möglich. § 3 Nr. 45 EStG verlangt aber, dass die Geräte nicht an den Arbeitnehmer übereignet werden, sondern nur zur Nutzung an den Arbeitnehmer überlassen werden. Allerdings ist die gesamte private Nutzung unabhängig vom Umfang steuer- und sozialversicherungsfrei.
Als weitere Alternative zur individuellen Besteuerung kommt unabhängig vom Wirtschaftsgut auch die Pauschalbesteuerung mit 30 Prozent nach § 37b Abs. 2 EStG in Betracht. Zu beachten ist hierbei, dass es sich bei der Kaufpreisverbilligung um eine zusätzliche Arbeitgeberleistung handeln muss, die betragsmäßig nicht über 10.000 Euro liegen darf. Zudem kann das Wahlrecht nur für alle Geschenke und Incentives an Arbeitnehmende im Kalenderjahr einheitlich ausgeübt werden. Der Anwendungsbereich wäre hier beim Verkauf von Autos oder Möbeln eröffnet.
Leasinggesellschaft verkauft an Arbeitnehmer
Wenn die Fahrradüberlassung oder die Nutzung von Dienstwagen im Rahmen von Leasingverträgen erfolgt, bleibt die Leasinggesellschaft Eigentümer der Fahrräder oder Fahrzeuge. In diesem Fall kann nach Ablauf der Leasingdauer nur die Leasinggesellschaft das Fahrrad oder Fahrzeug verkaufen.
Auch hier erfolgen die vergünstigten Verkäufe, meist unter Marktwert.
Mit dem BMF-Schreiben vom 17.11.2017 hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit eröffnet, dass die Leasinggesellschaften die Vorteile aus dem Verkauf selbst versteuern. Dies erfolgt über § 37b Abs. 1 EstG mit 30 Prozent. Es sollte aber zuvor mit der Leasinggesellschaft abgeklärt werden.
Unterbleibt die Versteuerung durch die Leasinggesellschaft, würde ein Arbeitslohn von dritter Seite entstehen, der ebenfalls nach § 38 EStG vom Arbeitgeber zu versteuern und zu verbeitragen ist. Die Pauschalversteuerung greift hier nicht, da der Arbeitgeber keinen Vorteil zuwendet.
Daniela Karbe-Geßler