Wissensdatenbank : Wissensdatenbank als erste Hilfe bei krankheitsbedingten Ausfällen

Entgeltabrechner sind ganz besonders pflichtbewusste Menschen. In der Abrechnung muss man genau arbeiten, da es um das Geld der Arbeitnehmer und des Arbeitgebers geht. Ebenso muss die Abrechnung pünktlich fertig sein. Die Krankenkassen haben ihre Stichtage für die Abgabe der Beitragsnachweise und die Fälligkeit der Sozialabgaben. Dem Finanzamt ist die vom Arbeitnehmer einbehaltene Lohnsteuer abzuführen und die Arbeitnehmer möchten (natürlich) ihr Gehalt/ ihren Lohn pünktlich auf dem Konto haben.

In der Praxis konnte ich häufig feststellen, dass die Arbeitnehmer nicht unbedingt prüfen, in welcher Höhe die Entlohnung auf das Konto kommt, pünktlich muss es sein. Also plant der Entgelt-/Bezügerechner den Urlaub so, dass die Abrechnung mit allen Vor und Folgearbeiten rechtzeitig durchgeführt werden kann. Eine Arbeitsunfähigkeit lässt sich aber leider nicht planen und entsprechend festlegen.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:

In einem Unternehmen ist lediglich eine Person für die Entgeltabrechnung verantwortlich. Diese erledigt alle Aufgaben rund um die Abrechnung schon seit Jahren, und das auch mit Bravour. Auf die Frage „Und was passiert, wenn Sie krank werden?“, kommt meist die Aussage „Ich werde nicht krank, das kann ich mir nicht erlauben.“

Ja, das ist die Einstellung der vielen Payroller im Land. Doch leider kann man es sich nicht immer aussuchen. Vielleicht ist Ihnen folgender oder ähnlicher Sachverhalt aus Ihrer Praxis nicht unbekannt:

Diese Person stürzt die Treppe hinunter und bricht sich das Bein. Eine Operation steht bevor. Die Prognose: Das Bein darf die nächsten acht Wochen nicht belastet werden.

Und das kurz vor der Abrechnung. Was nun? Alle Besonderheiten des Unternehmens und alle Vorgehensweisen sind lediglich im Kopf dieses Mitarbeiters/dieser Mitarbeiterin „gespeichert“. Wer soll das – ohne Einarbeitung – so schnell übernehmen? Die Mitarbeiter erwarten weiterhin ihr Gehalt pünktlich auf dem Konto und auch die Krankenkassen und Finanzämter haben ihre Fälligkeitstermine, und da es hier um das „empfindliche“ Thema Geld und Finanzen geht, ist es umso wichtiger, dass eine andere Person schnell einspringen kann.

Wie kann sich ein Unternehmen auf solch einen Worst Case vorbereiten?

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In dieser befinden sich Arbeitsanweisungen, Checklisten, Formulare.

In einer Arbeitsanweisung werden einzelne Arbeitsschritte beschrieben. Eine Arbeitsanweisung sollte so aufgebaut werden, dass sich ein Dritter schnell einen Überblick verschaffen kann. Arbeitsschritte im Entgeltabrechnungsprogramm lassen sich gut mit Screenshots darstellen.

Mit diesen Anweisungen erreicht man ein gleichbleibendes Niveau und auch neueMitarbeiter können damit gut eingearbeitet werden. Bei kurzfristigen personellen Ausfällen ist gewährleistet, dass die Abrechnung trotzdem durchgeführt werden kann.

Sie helfen auch erfahrenen Abrechnern, keine Schritte zu vergessen, gerade wenn noch kurz vor der Abrechnung ein Sachverhalt umgesetzt werden muss, z. B. die korrekte Erfassung eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses.

Wie könnte so etwas aussehen?

Arbeitsanweisungen sollten elektronisch verfasst und auf einem Laufwerk abgelegt werden, auf welches auch andere Mitarbeiter Zugriff haben.

„Fertige“ Arbeitsanweisungen können nicht einfach gekauft werden, denn das hängt von den jeweiligen Gepflogenheiten und Entgeltabrechnungsprogrammen im Unternehmen ab. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitungen werden in jedem Unternehmen anders aussehen.

Muster:

Viele Unternehmen haben eine ISO-Zertifizierung. Dann existieren auch Prozessbeschreibungen im Unternehmen. Nutzen Sie solche Prozessbeschreibungen nicht nur in technischen Bereichen, sondern auch in der Entgeltabrechnung. Hier ein paar typische Sachverhalte, zu denen man solche Anleitungen erstellen sollte.

Beispiel 1:

Eintritt eines Mitarbeiters

Hier sollten alle Schritte von der Anlage der Personalakte bis zur Eingabe im Programm dokumentiert werden.

• Was kommt in die Personalakte?
• Vergabe Personalnummer
• Vergabe Kostenstellennummer
• Vergabe anderer abrechnungsrelevanter Zuordnungsmerkmale, z. B. Mitarbeiterkreis und Mitarbeitergruppe

Beispiele Mitarbeiterkreis

– Geschäftsführer

– Angestellte kfm.

– Angestellte techn.

– Auszubildende

– geringfügige Beschäftigung

Beispiele Mitarbeitergruppe

– Aktive – Rentner

– Altersteilzeit (ATZ) Arbeitsphase

– ATZ Freiphase

– ATZ Teilphase

• Welche Lohnart für Gehalt/Lohn wird unter welchen Voraussetzungen verwendet?
• Angaben zur Unfallversicherung, Gefahrenklasse
• Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale
• Anmeldung zur Sozialversicherung

Bei besonderen Personengruppen (z. B. Minijobber, Rentner, Studenten, Praktikanten) sollte es eine Checkliste geben, nach der man vorgehen kann, beispielsweise bezüglich Personen- und Beitragsgruppenschlüssel

• Welche Bescheinigungen werden bei Privatversicherten benötigt und wo werden die Daten eingegeben?
• Bescheinigung nach § 10 EStG für die Berücksichtigung des Lohnsteuerabzugs

– Bescheinigung nach § 257 SGB V und § 61 SGB XI für die Berechnung des Zuschusses

– bei befristeten Arbeitsverträgen: Eingabe des Datums

• Erfassung von Arbeitszeiten
• Erfassung der Bankverbindung des Mitarbeiters
• Angaben zur Tätigkeit erfassen
• Verwaltung Daten der Kinder (notwendig, wenn z. B. die Abwesenheit „Kind krank“ erfasst wird)
• zum Abschluss „Vier-Augen-Kontrolle“

Beispiel 2:

Vermögenswirksame Leistungen

Beispiel 3:

Betriebliche Altersversorgung

• Darf ein neu eingetretener Mitarbeiter seinen bisherigen Vertrag „mitnehmen“?
• Bietet das Unternehmen eine eigene Versorgung an?
• Wer unterschreibt im Unternehmen die Zusage?
• Checkliste erstellen: Unterscheidung „Altzusage“ und „Neuzusage“
• Voraussetzungen für Pauschalierung
• Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 63 EStG
• Bekommen die Mitarbeiter den Zuschuss in Höhe von 15 Prozent oder gewährt das Unternehmen einen höheren Zuschuss?
• Wie wird dies im Programm erfasst?
• Hat das Programm die Möglichkeit, den Zuschuss automatisch zu berechnen, nachdem der Betrag der Entgeltumwandlung eingegeben wurde?

Beispiel 4:

Fehlzeiten Mitarbeiter

• Wer bekommt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen im Unternehmen?

– Eingabe in der Zeitwirtschaft

– Eingabe im Abrechnungsprogramm

• Wo werden die Bescheinigungen abgelegt?
• Überwachung der sechs Wochen Entgeltfortzahlung
• Wann erfolgt eine Vorerkrankungsanfrage?

– Wie wird diese im Programm gestartet?

• Gibt die Firma einen Zuschuss zum Krankengeld?

– Welche Voraussetzungen müssen vorliegen?

– Wie wird das berechnet?

– Wie wird dies im Programm erfasst?

Und natürlich sollte es auch eine Dokumentation über die Verarbeitung der Abrechnungen geben.

• Welche „Knöpfe“ sind ganz am Schluss zu drücken?
• Wer im Unternehmen benötigt welche Daten?
• Accounting für den Zahlungslauf

Dies soll ein kleiner Ausschnitt von Sachverhalten sein, die im Alltag für den zuständigen Entgeltabrechner selbstverständlich sind.

Solche Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erstellen, kostet zunächst Zeit. Aber wenn man einmal damit angefangen hat, geht es fast von allein und man erkennt den Nutzen solcher Dokumentationen. Die Begeisterung lässt nicht lange auf sich warten, denn sie erleichtern den Alltag ungemein.