Aus der XING-Gruppe : Oft eine Herausforderung – die Reisekostenabrechnung
In den meisten Unternehmen gehört das Thema Reisekosten zum Geschäftsalltag. Arbeitnehmer*innen bekommen einen Großteil der Ausgaben erstattet, wenn sie entsprechend eine Reisekostenabrechnung einreichen. Leider kann die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen sehr aufwendig und auch unübersichtlich werden, gerade wenn noch alles händisch erfasst und verwaltet wird. Moderne Tools können helfen, nicht im Excel- und Zettelchaos zu versinken.
Auch bei der Reisekostenabrechnung müssen gesetzliche Anforderungen beachtet werden. Die Arbeitnehmer* innen müssen zu jeder Abrechnung alle Kosten auflisten, die durch eine geschäftlich bedingte Reisetätigkeit entstanden sind. Und damit das Finanzamt die Kosten anerkennt, müssen zu den Ausgaben Belege oder Quittungen vorhanden sein, es sei denn, es lässt sich eine Pauschale ansetzen, wie zum Beispiel die Verpflegungs- oder Übernachtungspauschale. Typische Aufwendungen, die als Reisekosten abgerechnet werden können, sind beispielsweise
- Fahrtkosten (Bahn, öffentlicher Personennahverkehr, Flugzeug, Mietwagen oder Taxis), Übernachtungskosten (Kosten für Unterkunft, Hotel oder Pension),
- Verpflegungsmehraufwand (Kosten für Essen und Getränke),
- Reisenebenkosten (Parkkosten, Mautgebühren, Servicekosten im Hotel).
Des Weiteren muss das Unternehmen begründen, dass es sich tatsächlich um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers handelt. Warum ist das wichtig? Weil nicht jede Dienstreise als Auswärtstätigkeit anerkannt wird. Wenn der/die Arbeitnehmer*in nur einen Kundentermin in der Stadt hat und der Tätigkeitsort in derselben Stadt ist, erkennt der Gesetzgeber das nicht als Dienstreise an.
Auch in unsere XING-Gruppe gab es eine Frage zum Thema Reisekostenabrechnung.
Sachverhalt:
Unsere Mitarbeiter reichen für die Reisekostenabrechnung derzeit die Originalbelege (Parkticket, Hotelrechnung, Bahnticket usw.) ein. Nun stellt sich uns die Frage, ob es genügen würde, uns die Belege als PDF-Scan in einer E-Mail einzureichen. Oder besteht die Pflicht, dass wir die Originalbelege einfordern müssen?
Antwort:
Das Finanzamt verlangt grundsätzlich Aufzeichnungen bzw. Informationen als Nachweis der Reisekosten. Der Arbeitgeber muss diese Daten anhand geeigneter Unterlagen nachweisen und glaubhaft machen. Das kann er mit der Reisekostenabrechnung tun. Viele Unternehmen lassen sich die Originalbelege aushändigen, aber auch geeignete Tools könnten genutzt werden, wo der/die Arbeitnehmer*in den Beleg abfotografiert und entsprechend hochladen kann. Bei den meisten Quittungen reicht eine Kopie als Nachweis aus, doch die Finanzbehörden können auch immer das Original verlangen, daher sollte dieses aufbewahrt werden. Wenn der Arbeitgeber auf Nummer sicher gehen will, dann sollte das mit dem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt abgeklärt werden.
Damit das Unternehmen die Kosten steuermindernd als Betriebsausgabe ansetzen kann, ist es wichtig, dass auf den Belegen die Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Für in Deutschland ausgestellte Rechnungen gelten die in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegten formalen Kriterien für Reisebelege und damit auch für die Reisekostenabrechnung. Demnach muss eine Rechnung zumindest Angaben enthalten wie Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, Informationen über die erbrachte Leistung, Rechnungsdatum, Liefer- bzw. Leistungsdatum, Steuernummer des Rechnungsstellers und den Nettobetrag der Rechnung sowie Umsatzsteuersätze und Umsatzsteuersumme. Hat ein Mitarbeiter keinen Beleg erhalten oder diesen verloren, so kann er einen Eigenbeleg schreiben und die Kosten so nachweisen (Name, Anschrift, Betrag, Art der Ausgabe, Ort und Datum sowie die Unterschrift des Ausstellers müssen darauf zu finden sein).
Sachverhalt: Krank bei Eintritt in SAP
Das Mitglied hat einen Arbeitnehmer mit einem Eintritt zum 01.06.2022. Der neue Arbeitnehmer ist vor der Arbeitsaufnahme krankgeschrieben (29.05.2022 bis 04.06.2022). Sozialversicherungstechnisch muss somit eine Anmeldung (10) zum 05.06.2022 (Aufnahme der Beschäftigung/Beginn der Mitgliedschaft bei der Krankenkasse) erfolgen.
Arbeits- und steuerrechtlich bleibt es natürlich beim Eintritt zum 01.06.2022.
Wie kann dieser Fall in SAP abgebildet werden? Derzeit hat das Mitglied „Krank bei Eintritt“ eingesteuert und die DEÜV-Anmeldung wird somit zum 01.06.2022 erfolgen. Das wäre aber falsch. Im Notfall storniere und korrigiere ich die Meldung über sv.net.
Unsere Community gab folgende Hinweise:
… Im Testsystem soll sich das Mitglied die Abwesenheitsart 0616 ansehen. Diese sollte eigentlich die Funktionalität im Standard liefern.
… Wenn eine Unsicherheit besteht, sollte evtl. eine Simulation durchgeführt werden. Eigentlich dürfte es nicht zur Anmeldung zum 01.06.2022 kommen, sondern richtigerweise zum 05.06.2022. sv.net sollte wirklich immer die allerletzte Möglichkeit sein, denn da die Meldungen ja aufeinander aufbauen, können Sie anschließende Meldungen auch nicht übers System laufen lassen. Außerdem müssen Sie dann bei Rückrechnungen immer darauf achten, dass der fragliche Zeitraum nicht mehr angefasst wird, sonst stornieren Sie sich wieder Ihre Meldung in sv.net. Mal abgesehen davon, ist es auch sehr unübersichtlich, wenn ein Teil der Meldungen aus dem System kommt und ein anderer nicht.
Janette Rosenberg