Zeiterfassung : Zeiterfassung als Weg zu weniger Überstunden und mehr Flexibilität

Spätestens seit dem 14. Mai 2019 hat das Thema Arbeitszeiterfassung wieder an Aktualität gewonnen. Nachdem das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) öffentlich gemacht wurde, entstand in den Medien ein regelrechter Wirbel um das Thema und die Wirtschaft befürchtete eine Rückkehr zur Stechuhr. Es wurde von Kontrolle oder Überwachung der Arbeitnehmer gesprochen. Doch schnell wurde klar, warum die Zeiterfassung notwendig ist. Der eigentliche Grund des Zeiterfassung-Urteils rückte wieder in den Vordergrund: der Schutz des Arbeitnehmers. Das Urteil soll in erster Linie den Arbeitnehmer vor zu vielen Überstunden und Ausbeutung schützen. In Europa werden nämlich nachweislich viele Überstunden gemacht — die meisten davon unbezahlt. Das führt langfristig zu gesundheitlichen Folgen und zu demotivierten Mitarbeitern. Das Arbeitszeitgesetz regelt eigentlich die Höchstarbeitszeiten, setzt Ruhepausen und andere Faktoren fest. Jedoch sind die Unterschiede in den europäischen Mitgliedsstaaten so groß, dass der EuGH entschied, eine systematische Arbeitszeiterfassung als Notwendigkeit festzusetzen.

Der Kampf gegen die Überstunden

Das Statistische Bundesamt wurde beim Thema Überstunden eindeutig: Es fand heraus, dass jeder Neunte mehr als 48 Stunden pro Woche arbeitet. Zudem ließen unterschiedliche Qualifikationen der Arbeitnehmer keine Unterschiede feststellen: Sowohl höherqualifizierte als auch einfach qualifizierte Arbeitskräfte waren von der Mehrarbeit betroffen. Das Institut für Arbeitsmarkt und Berufsforschung (IAB) stützte diese Erkenntnisse: 2018 wurden in Deutschland laut IAB mehr als eine Milliarde Überstunden angesammelt, wovon die Hälfte unbezahlt war — eine hohe Zahl, welche die Dringlichkeit des EuGH-Urteils noch weiter unterstreicht.

Da der Grad der Qualifikation scheinbar keinen Einfluss auf die Anzahl der Überstunden hat, wird deutlich, dass Arbeitszeiterfassung in jeder Branche mehr Transparenz schaffen kann. Eine Studie der Universität Genf brachte nochmals Tendenzen ans Licht, die für eine systematische Zeiterfassung sprechen. Zudem wurde durch sie deutlich, dass es sich bei den Überstunden nicht nur um ein europäisches Phänomen handelt. Die Studie fand heraus, dass Menschen ohne Zeiterfassung länger arbeiten als mit einem solchen System. Arbeitnehmer aus acht verschiedenen Unternehmen diverser Branchen haben an dieser Studie teilgenommen. Mit 45,6 Stunden im Durchschnitt pro Woche arbeiteten die Arbeitnehmer ohne Zeiterfassungssystem deutlich länger als jene mit System, wo der Durchschnitt bei 39,6 Stunden lag. Sogar eine vereinfachte Form der Arbeitszeiterfassung, wie es beispielsweise mit einem Tabellenprogramm wie Excel geschehen kann, zeigte schon deutliche Verbesserungen. Hier lag die Durchschnittsarbeitsdauer bei 41,8 Stunden pro Woche. Ebenfalls kamen ohne systematische Zeiterfassung häufiger extreme oder außergewöhnliche Arbeitszeiten vor. Der Anteil jener Mitarbeiter, die länger als 55 Stunden pro Woche arbeiteten, war deutlich höher und es wurde häufiger abends oder an Wochenenden gearbeitet.

Eine interessante Erkenntnis der Studie war außerdem, dass sich der Gesundheitszustand der Personen dennoch nicht verschlechterte, solange in den Unternehmen Maßnahmen zur Vereinbarung von Familie und Beruf bzw. zur Gesundheitsförderung getroffen wurden. Diese scheinen sich also trotz Überstunden positiv auf die Arbeitnehmer auszuwirken. Jedoch traten Probleme bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf auf, wenn kein geregeltes Zeiterfassungssystem genutzt wurde, und es bestanden Indizien für ein erhöhtes Stressrisiko, besonders wenn keinerlei Begleitmaßnahmen getroffen wurden. Auch durch diese Studie lässt sich also die Notwendigkeit des Zeiterfassungs-Urteils verdeutlichen.

Digitalisierung für mehr Flexibilität

Zwar ist Vertrauensarbeitszeit durch ein Zeiterfassungssystem nicht mehr möglich, jedoch ergeben sich daraus Möglichkeiten zum Umdenken. Das Vertrauen der Mitarbeiter darf nicht unter der systematischen Erfassung der Arbeitszeiten leiden. Besonders jüngere Generationen legen heute viel Wert auf Mobilität und Flexibilität. Daher sind flexible Arbeitszeitmodelle zusammen mit einer systematischen Zeiterfassung ein guter Ansatz, den Arbeitsplatz zukunftsfähiger und agiler zu gestalten. Beispielsweise können Kernarbeitszeiten genutzt werden, um die Erreichbarkeit der Mitarbeiter zu gewährleisten und trotzdem mehr Flexibilität zu ermöglichen. Ein Gleitzeitmodell kann eingesetzt werden, um gesammelte Überstunden wieder abzubauen. Mit einer Zeiterfassungssoftware können sowohl tarifliche, gesetzliche als auch betriebliche Regelungen zu den Arbeitszeiten automatisch beachtet werden.

Die GFOS mbH aus Essen ist einer der führenden Anbieter für Zeiterfassungs- und Workforce-Management-Software. GFOS bietet Lösungen für jede Unternehmensgröße — vom Start-up über kleine und mittelständische Betriebe bis hin zum Großkonzern — je nach Bedarf On-Premises oder in der Cloud. Die IT-Experten der GFOS entwickeln Konzepte abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens, unabhängig von der Branche. So lassen sich beispielsweise Zeiterfassung, Projektzeiterfassung, Personalbedarfsermittlung oder Personaleinsatzplanung miteinander kombinieren. Ebenfalls ist eine Integration einer Security-Lösung möglich. Damit kann der Zutritt zum Unternehmensgebäude digital gesteuert werden — beispielsweise mit einem Chip, auf dem auch das Zeitkonto des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt wird.

Branchenübergreifende Möglichkeiten zur Veränderung

Deutschland liegt laut dem OECD Better Life Index zur Work-Life-Balance unter dem Durchschnitt bezüglich langer Wochenarbeitszeiten. Nur 4,3 Prozent der Beschäftigten arbeiten länger als 50 Stunden. Trotzdem lässt sich nicht leugnen, dass viele, teilweise unbezahlte Überstunden gemacht werden. Besonders in Produktionsbetrieben wird zudem häufig in Schichten gearbeitet – Heimarbeitsmodelle können hier sehr schwierig realisiert werden. Dennoch kann ein System dabei helfen, Überstunden, Anwesenheiten und Abwesenheiten gezielt zu erfassen bzw. HR-Prozesse mit digitalen Personalplanungstools zu verbinden. Systematische Zeiterfassungs- und Personaleinsatzplanungssoftware eröffnet Möglichkeiten, Überstunden und Nacht- und Wochenendschichten im Blick zu behalten. So bekommen Planungsverantwortliche klare Übersichten und können Dienstpläne gerechter zusammenstellen. Noch einfacher ist es, wenn die Software die Personaleinsatzplanung direkt automatisch vornimmt und Qualifikationen, eine gerechte Verteilung sowie Urlaub, Zeitkonten und andere Faktoren wie Mitarbeiterwünsche dabei berücksichtigt. Damit werden Planungsverantwortliche um ein Vielfaches entlastet.

Fazit: Zeiterfassungssysteme als Digitalisierungstreiber

In Sachen Digitalisierung gibt es in Deutschland noch immer viel Luft nach oben. Daher können Zeiterfassungssoftware und Co. als Einstiegspunkt dafür dienen, diese voranzutreiben. Angefangen in der Personalabteilung, lassen sich digitale Tools unternehmensübergreifend im Sinne der Ressourcenoptimierung und Transparenzsteigerung implementieren. Gewonnene Daten können über integrierte Schnittstellen direkt an das Gehaltsabrechnungssystem übergeben werden. Der Verwaltungsaufwand kann damit minimiert werden und gleichzeitig erhalten Führungskräfte und Geschäftsführung Möglichkeiten, Optimierungspotenziale hinsichtlich der Unternehmensstrategie daraus zu gewinnen.

Quellen:

https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2016/09/PD16_324_122.html

http://doku.iab.de/aktuell/2014/aktueller_bericht_1407.pdf

https://www.admin.ch/gov/de/start/dokumentation/medienmitteilungen.msgid-76569.html

http://www.oecdbetterlifeindex.org/de/topics/work-life-balance-de/