Herausforderungen und Möglichkeiten im Bereich Lohn : Quo vadis, Entgeltabrechnung?

Selten, seltener, Lohnfachkräfte

Die Zahlen lügen (leider) nicht – der Mangel an qualifizierten Fachkräften für die Lohnbuchhaltung ist nicht nur eklatant, sondern wird weiter zunehmen. Laut MPG-Studie gehört der Bereich Human Resources (HR)/Lohn schon heute zu den fünf am schwersten zu besetzenden Berufsbildern für deutsche Unternehmen. Und auch in den nächsten fünf Jahren werden Lohnbuchhalter zu den Top-30-Engpass-Berufen zählen, zeigen Untersuchungen des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW). Gleichzeitig bleibt die Erwartung bestehen, dass die Lohnabrechnung pünktlich und korrekt erfolgt – eine Aufgabe, die trotz des Mangels nicht vernachlässigt werden kann.

Dieses Missverhältnis zwischen anfallenden Aufgaben und verfügbaren Personalkapazitäten hat weitreichende Folgen für Unternehmen. Die vorhandenen Lohn-Profis sind oft überlastet. Das Arbeitspensum jeder einzelnen Fachkraft steigt, was zu längeren Bearbeitungszeiten sowie einem noch höheren Stressniveau führt. Es wächst das Risiko, dass Gehälter fehlerhaft berechnet oder verspätet ausgezahlt werden.

Kaum verwunderlich, dass viele Unternehmen mit dem Gedanken spielen, die eigenen Lohnprozesse an externe Lohndienstleister auszulagern – etwa an den Steuerberater oder ein professionelles Lohnbüro. Doch auch externe Anbieter verfügen nur über knappe Ressourcen, schlicht weil sie mit den Unternehmen um das knappe Gut „Lohnfachkraft“ buhlen. Zieht man die Erhebungen der Steuerberaterkammern hinzu, dass in den nächsten Jahren rund 27 Prozent aller Steuerberater in den Ruhestand gehen, dann wird ersichtlich, dass viele Betriebe nicht umhinkommen, tragfähige Lösungen für die Abrechnung ihrer Mitarbeiter im eigenen Unternehmen zu finden. Glücklicherweise steht ihnen dabei ein ganzer Katalog an technischen Lösungen und Dienstleistungsangeboten zur Verfügung, mit denen sie die Herausforderung „Lohn“ gut meistern können.

Schlagworte der Effizienz: Automatisierung und Digitalisierung

Mit wenig(er) Mitarbeitern besonders effizient zu arbeiten, das ist die Herausforderung. Einen wichtigen Hebel bildet dabei zweifelsohne die Lohnsoftware. Denn mit Automatisierungen an der richtigen Stelle oder durchdachten Vereinfachungen von Arbeitsschritten sparen Fachkräfte im Arbeitsalltag jede Menge Zeit ein.

Unterstützung erhalten Unternehmen hierbei von unerwarteter Seite: dem Gesetzgeber. In kaum einem Bereich tritt die öffentliche Hand so stark als Digitalisierungstreiber auf wie im Bereich der Entgeltabrechnung. Im Zuge von E-Government-Maßnahmen wurden und werden immer mehr (Melde-) Prozesse und Anträge in rein digitale Formen überführt – beispielsweise bei der verpflichtenden digitalen Bereitstellung der Unterlagen zur Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung. Die Abkehr von Papier und die zunehmende Automatisierung im Austausch mit der Verwaltung fördern zugleich die Umstellung interner Prozesse.

Eine Studie von Bitkom zeigt, dass 64 Prozent der deutschen Unternehmen die Digitalisierung in ihren Personalprozessen als notwendig empfinden, sich jedoch von der Komplexität der Umstellung überfordert fühlen. Dabei bietet ein gut implementiertes digitales System erhebliche Vorteile. So führt etwa die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben in der Lohnbuchhaltung zu einer starken Fehlerreduktion und damit zu einer massiven Zeitersparnis.

Mit Agenda wickeln Unternehmen beispielsweise Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) vollständig automatisiert ab. Das erspart Lohnabrechnern zahlreiche kleine Handgriffe und somit unterm Strich einiges an Bearbeitungszeit. Außerdem ist das Risiko von Flüchtigkeitsfehlern komplett ausgeschaltet.

Ein weiterer, häufig auftretender, digitalisierter Prozess: Bei der Krankmeldung eines Mitarbeiters wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung inzwischen ausschließlich elektronisch übermittelt. Diese muss nicht nur überwacht, sondern sowohl in der Lohnabrechnung als auch in der Zeiterfassung korrekt hinterlegt werden. Die Agenda-Software sorgt dafür, dass die elektronisch abgerufenen Bescheinigungen auch der Zeitwirtschaft zur Verfügung stehen. So wird sichergestellt, dass die Fehltage korrekt erfasst werden und dank der Übertragung an die Zeitwirtschaft gleichzeitig keine Abweichungen entstehen. In der Summe führen viele solcher kleinen Lösungen zu einem großen Effizienzgewinn.

Weitere Vorteile erzielen Payroll-Verantwortliche, wenn sie doppelte Datenerfassungen vermeiden. Ein klassisches Beispiel ist die Anbindung des Zeiterfassungssystems. Personalabteilungen sparen Zeit, wenn die abrechnungsrelevanten Daten automatisch in das Lohnabrechnungssystem fließen. Auch Korrekturen und Rückfragen werden minimiert, was den Gesamtprozess beschleunigt.

Self-Service-Portale: Mitarbeiter einbinden – Lohnfachkräfte entlasten

Die Möglichkeiten moderner Lohnsoftware allein sind jedoch keine ausreichende Antwort auf Personalengpässe in der HR-Abteilung. Eine perfekte Ergänzung bilden sogenannte Self-Service-Portale. Sie vereinfachen die Arbeit von Lohnabrechnern grundlegend, indem sie Routineaufgaben automatisieren und Mitarbeitende sowie Führungskräfte stärker in administrative Prozesse einbinden.

Für Lohnabrechner bedeutet dies eine deutliche Reduzierung des Arbeitsaufwands und eine Optimierung der Prozesseffizienz. Denn die Arbeit wird auf mehr Schultern im Unternehmen verteilt, ohne dass zusätzliche lohnbuchhalterische Fachkenntnisse benötigt werden.

Ein zentrales Beispiel ist die Änderung von Stammdaten. In vielen Unternehmen müssen Mitarbeiter Änderungen von Bankverbindungen oder Adressen noch manuell bei der Personalabteilung melden, was Zeit und Ressourcen bindet. Mit einem Self-Service-Portal, wie es beispielsweise Agenda mit dem Personal-Portal anbietet, können Mitarbeiter diese Daten selbstständig und direkt im System ändern. Der Lohnabrechner muss lediglich sicherstellen, dass die Änderungen korrekt übernommen werden, was den Aufwand deutlich reduziert.

Statt auf die fehlende Bescheinigung zur jährlichen Erstellung der Steuererklärung zu warten, stehen Angestellten in einem Self-Service-Portal alle Abrechnungen und Bescheinigungen jederzeit zur Verfügung. Die Lohnbuchhaltung wird entlastet und die Mitarbeiter laden Dokumente flexibel und unabhängig von der Personalabteilung herunter.

Darüber hinaus unterstützt das Portal die direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Personalabteilung. Urlaubsanträge können digital eingereicht und verfolgt werden, ohne dass Papierformulare nötig sind. Tritt ein neuer Mitarbeiter ein, kann der ausgefüllte Personalfragebogen direkt in die Software importiert werden. All das beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern bietet Lohnabrechnern eine bessere Übersicht und Nachverfolgbarkeit aller relevanten Informationen.

Sensible Daten, smarte Lösung: die digitale Personalakte

Die potenziellen Folgen von Datenschutzverletzungen sind für Unternehmen gravierend. Verstöße gegen den Datenschutz können nicht nur hohe Bußgelder nach sich ziehen – laut DS‑GVO sind Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes möglich –, sondern auch den Ruf des Unternehmens erheblich schädigen. Dies ist besonders kritisch, wenn es um die sensiblen Lohn- und Gehaltsdaten der Mitarbeitenden geht, da solche Daten einen besonderen Schutz genießen.

Die fehlerhafte Handhabung von Daten oder unzureichende Sicherheitsvorkehrungen können zudem dazu führen, dass Mitarbeitende oder externe Angreifer Zugriff auf vertrauliche Informationen erhalten. Dies gefährdet nicht nur die Sicherheit der Mitarbeitenden, sondern auch die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften. Auch das Vertrauen der Belegschaft in das Unternehmen kann durch Datenpannen erheblich beeinträchtigt werden.

Mit einer digitalen Personalakte werden alle Daten verschlüsselt aufbewahrt. Ein detailliertes Zugriffsmanagement sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben. Dies minimiert das Risiko, dass vertrauliche Daten von unberechtigten Personen eingesehen werden können.

Zudem unterliegen Lohn- und Gehaltsdaten gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Mit einer digitalen Personalakte lassen sich Dokumente nach Fristen filtern. Die Personalabteilung stellt bequem sicher, dass nach Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume alle Daten DS‑GVO-konform gelöscht werden. So wird das Risiko minimiert, dass sensible Informationen länger als nötig aufbewahrt werden.

Durch die Integration eines Self-Service-Portals mit der digitalen Personalakte wird gewährleistet, dass sensible Daten weiterhin geschützt bleiben. Ein ausgeklügeltes Rollen- und Rechtemanagement garantiert, dass Mitarbeiter und Führungskräfte nur auf ausgewählte Dokumente zugreifen können, während die Personalabteilung die vollständige Kontrolle über den Zugriff auf lohn- und gehaltsrelevante Informationen behält. Steht beispielsweise das jährliche Gehaltsgespräch an, kann der Vorgesetzte eine Übersicht über die Gehaltsentwicklungen des Mitarbeiters anfragen. Er bekommt die relevanten Dokumente für einen begrenzten Zeitraum von der Personalabteilung zur digitalen Einsicht.

Der Schlüssel zum Erfolg: beim Fachwissen immer auf dem neuesten Stand sein

Professionelle Software und Self-Service-Portale sind wichtige Schritte, um auf die Herausforderungen des Fachkräftemangels zu reagieren. Doch trotz der digitalen Arbeitserleichterungen – die vorhandenen Lohnfachkräfte reichen nicht für alle Unternehmen. Daher werden in Zukunft immer mehr HR-Kräfte, die keine spezialisierten Lohn-Experten sind, mit der Abrechnung von Löhnen und Gehältern beschäftigt sein. Und trotz technischer Hilfen bleibt die Entgeltabrechnung eine anspruchsvolle Aufgabe, die tiefes Fachwissen erfordert – übrigens auch für Betriebe, die ihre Abrechnung outgesourct haben. Schließlich werden Personalabteilungen trotzdem mit Fragen ihrer Mitarbeiter konfrontiert und müssen als Auftraggeber ein Grundmaß an Lohnwissen besitzen. Das bedeutet für alle Unternehmen: Die regelmäßige Fortbildung der Mitarbeiter rückt stärker als je zuvor in den Mittelpunkt.

Dies vor allem, da die Lohn- und Gehaltsabrechnung immer komplexer wird. Im internationalen Ranking des Global Payroll Complexity Index steht der deutsche Abrechnungsprozess inzwischen auf Platz 2. Ständige Änderungen bei Steuer- und Sozialversicherungsgesetzen erhöhen den administrativen Aufwand und das Risiko von Fehlberechnungen. Besonders kleinere Unternehmen kämpfen oft mit der Umsetzung neuer Vorschriften, was zu Problemen bei der Betriebsprüfung führen kann. Entsprechend sehen Payroll-Verantwortliche laut einer Personio-Studie die regelmäßigen gesetzlichen Änderungen als größten Erschwernisfaktor bei der monatlichen Abrechnung.

In diesem Zusammenhang bietet der Lohn-Xpert von Agenda eine wertvolle Unterstützung, um die interne Lohnabrechnung effizienter zu gestalten und gleichzeitig das nötige Fachwissen sicherzustellen. Das Wissens-Tool bietet Unternehmen die Möglichkeit, das Know-how ihrer Lohnfachkräfte durch praxisnahe Online-Seminare gezielt zu erweitern. Diese Schulungen – durchgeführt von Experten der Nautilus Akademie – sind speziell auf die Anforderungen der Lohnabrechnung ausgerichtet. Ein hoher Praxisbezug sorgt dafür, dass die Inhalte leicht verständlich und unmittelbar auf die betriebliche Praxis übertragbar sind. So können Lohnfachkräfte ihre Aufgaben effizient und sicher erledigen, ohne sich in den komplexen Gesetzesvorgaben zu verlieren.

Haben Mitarbeiter Fragen zur eigenen Abrechnung, ist die Lohnfachkraft der erste Ansprechpartner und Experte. Aber was, wenn Lohnbuchhalter selbst Fragen haben? An wen sich wenden? Vor allem, wenn man unter Umständen die einzige Fachkraft im Betrieb ist. Damit Lohnabrechner bei fachlichen Fragen schnelle Antworten finden, sind die wichtigsten Medien renommierter Fachverlage im Abo enthalten. Dank der Xpert-Search erhalten Lohnfachkräfte mit nur einer Anfrage eine Liste aller relevanten Lohn-Xpert-Inhalte samt Quellenangaben – vom Eintrag im Rehm-Lexikon über die Lohnsteuer- Mitteilungen von DATAKONTEXT bis zum passenden Online-Seminar. Quasi eine Suchmaschine speziell zur Entgeltabrechnung.

Diese wird dank KI-Unterstützung immer schlauer. Denn eine integrierte künstliche Intelligenz liefert auf gestellte Fragen eine fertig ausformulierte und begründete Antwort. Das macht die Recherche für Lohnabrechner so einfach, als würden sie ChatGPT fragen. Allerdings ist die KI in diesem Fall gezielt auf die Bedürfnisse von Lohnfachkräften trainiert und zieht für die Antwort ausschließlich relevante Fachliteratur heran. Das bringt enorme Effizienzgewinne im Alltag.

Darüber hinaus steht im Lohn-Xpert eine integrierte Rechtsauskunft zur Verfügung, bei der es eine kostenlose Ersteinschätzung aus Arbeitgeber-Perspektive gibt. Kleine Sachverhalte werden sogar vollständig kostenlos beantwortet. So stehen Lohn-Profis bei Sonderfällen und schwierigen Sachverhalten nicht allein da.

Zusätzlich trägt der Lohn-Xpert dazu bei, die Prozesse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu optimieren. Mit praktischen Arbeitshilfen und detaillierten Prozessbeschreibungen erhalten gerade Quereinsteiger und weniger erfahrene Lohnfachkräfte die Sicherheit, dass sie alle notwendigen Informationen berücksichtigen und keine Fristen oder Arbeitsschritte übersehen. Dies steigert die Effizienz und sorgt für eine reibungslose Abwicklung.

Plan B für den Ernstfall: dank Ausfallsicherung gegen Personalengpässe gewappnet

Der zunehmende Mangel an Fachkräften im Bereich der Lohnbuchhaltung stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Oft gibt es nur wenige, manchmal sogar nur eine Person, die für die Entgeltabrechnung zuständig ist. In solchen Fällen können unerwartete Personalausfälle, etwa durch Krankheit oder eine Kündigung, schwerwiegende Folgen haben. Die fristgerechte Lohnabrechnung kann ins Stocken geraten, was nicht nur zu internen Problemen, sondern auch zu rechtlichen und finanziellen Risiken führen kann.

Um in solchen Situationen handlungsfähig zu bleiben, ist eine Notfall-Absicherung von zentraler Bedeutung. Unternehmen, die mit der Agenda-Software arbeiten, können hier beispielsweise auf den Lohn-Notfall-Service zurückgreifen. Dieser bietet genau die Sicherheit, die Betriebe brauchen. Erfahrene Lohnexperten springen innerhalb von 48 Stunden ein und übernehmen die komplette Abwicklung der Entgeltabrechnung. Dies umfasst neben der Erstellung der Lohnabrechnungen auch das gesamte Melde- und Bescheinigungswesen und den Zahlungsverkehr. Diese schnelle Reaktionszeit minimiert die Risiken und stellt sicher, dass Mitarbeiter auch in Ausnahmesituationen pünktlich ihr Gehalt bekommen.

Gerade für Unternehmen, die durch den Fachkräftemangel nur über begrenzte personelle Ressourcen in der Lohnbuchhaltung verfügen, ist eine solche Absicherung unverzichtbar. Sie bietet nicht nur Schutz vor unerwarteten Ausfällen, sondern schafft auch die nötige Flexibilität, um unvorhergesehene Personalengpässe erfolgreich zu überbrücken.

Ausblick

Wie sieht nun die Zukunft der Entgeltabrechnung aus? Der Fachkräftemangel wird kurz- bis mittelfristig bleiben. Doch gleichzeitig zeichnet sich ein wesentlich hoffnungsvolleres Zukunftsbild ab, als es heute teilweise prognostiziert wird. Denn zahlreiche Entwicklungen stehen den Folgen des Fachkräftemangels positiv entgegen.

Die immer stärkere Automatisierung, unterstützt von cloudbasierten Anwendungen, wird Lohnabrechnern die Aufgabe der Datenerfassung zunehmend abnehmen. Schon heute sorgen Self-Service-Portale für eine spürbare Entlastung und erleichtern Personalabteilungen administrative Aufgaben. Ebenso gibt es keine Anzeichen, dass der Staat den angestoßenen Digitalisierungsprozess bei der Zusammenarbeit mit Behörden und Sozialversicherungsträgern abbremsen will.

Die größte Veränderung steckt bei alledem sogar noch in den Kinderschuhen. Das volle Potenzial künstlicher Intelligenz (KI) für die Entgeltabrechnung lässt sich noch nicht abschätzen. Bedenkt man die rapiden Entwicklungsschritte der letzten Jahre, lassen sich aber erste Prognosen treffen. So besteht die Möglichkeit, dass die KI künftig Sachverhalte selbstständig interpretiert und so die korrekte Erfassung zumindest in ausgewählten Bereichen übernimmt. Insgesamt wird der Zeitaufwand für die Lohnabrechnung drastisch zurückgehen.

Doch auch in einer stärker technisierten Zukunft bleibt der Mensch ein entscheidender Faktor – insbesondere, wenn es um die Lösung komplexer Herausforderungen und die Rolle als Kommunikator und Ansprechpartner für die Mitarbeiter geht. Unternehmen, die diese Entwicklung frühzeitig erkennen und auf eine intelligente Kombination aus Technik und menschlicher Expertise setzen, werden langfristig den entscheidenden Vorsprung haben.