„Die Anforderungen werden zunehmen!“ : Im Gespräch mit: Armin Rautenhaus

Das Bremer Rechenzentrum (BRZ) arbeitet bereits seit fast einem halben Jahrhundert im Dienste seiner Kunden. Wir haben mit Geschäftsführer Armin Rautenhaus über die Entwicklung dieses Unternehmens in einer zunehmend komplexen Welt der Entgeltabrechnung gesprochen, über die Chancen und Grenzen künstlicher Intelligenz in der Branche — und über den SV Werder Bremen.

Herr Rautenhaus, Sie sind der Payroll und dem BRZ schon lange verbunden. Seit wann genau und mit welchen Stationen?

Mein Eintritt in das Unternehmen war 1994, also vor 25 Jahren. Ich feiere dieses Jahr somit ein kleines Jubiläum. Ich war damals 31 Jahre alt und trat als Gesellschafter-Geschäftsführer aktiv in das Unternehmensgeschehen der Bremer Rechenzentrum GmbH ein. Vor meiner Zeit beim BRZ gab es drei maßgebliche Stationen in meinem Berufsleben: bei Nixdorf in München, bei ICL Nokia in Düsseldorf und beim Debis Systemhaus in Dortmund.

Mit dem Auftauchen der Personal-Computer erkannte das Rechenzentrum schließlich einen neuen Lösungsansatz: den anwenderfreundlichen Windows-PC beim Kunden und die hochautomatisierte und kosteneffiziente Verarbeitung im Service-Rechenzentrum.

Es wurden eigene Software-Konzepte realisiert, die ab 1986 als Windows-basierte Produkte BRZ-PAISY und BRZ-INFO bundesweite Marktreife erlangten. Schwerpunkt wurde die PAISY-Entgeltabrechnung unter dem Begriff „IT-Personalmanagement mit PAISY“.

1996 wurde die Firma Matthiesen Datensysteme Düsseldorf übernommen. Das BRZ erstellte damals bereits über 50.000 PAISY-Entgeltabrechnungen monatlich im Service. 2005 wurde der Bereich Druck/Kuvertierung an einen externen Dienstleister ausgelagert. 2010 erfolgte dann die Integration der Düsseldorfer Geschäftsstelle in die BRZ-Hauptzentrale nach Bremen. Zum gleichen Zeitpunkt wurde der BS/2000 Siemens Mainframe abgelöst und durch eine Client-/Server-Infrastruktur auf Basis von VMWare und Microsoft ersetzt.

Im Laufe der Jahre hat sich das BRZ vom reinen Outsourcer für Entgeltabrechnungen zu einem führenden Anbieter innovativer Software und Dienstleistungen auf dem Gebiet der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit PAISY entwickelt. Mittlerweile erstellt das BRZ monatlich über 180.000 PAISY-Entgeltabrechnungen im Teilund Full-Service für sämtliche Abrechnungstarife bundesweit (außer Baulohn). Die Anzahl der monatlich erstellten elektronischen Meldungen ist inzwischen auf das Dreifache der Entgeltabrechnungen angewachsen.

Völlig neu entwickelt wurde das WEB-basierte Personalmanagement-System BRZ-HR, das dem Anwender basierend auf einer schnellen MS-SQL-Datenbank ein sehr umfangreiches Leistungsspektrum bietet.

Welche Mission treibt das BRZ und welche Sie persönlich?

Das BRZ befindet sich seit 1991 komplett in Privatbesitz, und das soll auch so bleiben. Und mit dem 25-jährigen Rick Rautenhaus befindet sich auch schon ein potenzieller Nachfolger an Board. Mein persönlicher und unser Anspruch ist es stets, die komplexen HR-Prozesse unserer Kunden möglichst einfach und effizient zu gestalten.

Thema Haftung: Die Risiken sind gerade in der Payroll groß. Unternehmen denken oft, sie hätten mit der Payroll auch sämtliche Haftungsrisiken ausgelagert. Wie sieht die Realität aus? So wie jeder Dienstleister hat das BRZ lediglich die Verpflichtung, eine ordnungsgemäße Entgeltabrechnung gemäß Kundenvorgabe zu erstellen. Sollte das BRZ Unschärfen in der Abrechnung verursachen, so werden diese natürlich durch unentgeltliche Folgeabrechnungen korrigiert. Der Arbeitgeber kann sich durch die Auslagerung der Entgeltabrechnung natürlich nicht sämtlicher Haftungsrisiken entledigen, da geht es in Summe ja um weitaus mehr als nur um die korrekte Entgeltabrechnung.

Stichwort Startups: Junge Unternehmen machen auch in der Payroll mit webbasierten und intuitiven Lösungen Konkurrenz. Schreckt Sie das?

Die Entgeltabrechnung ist gerade in Deutschland derart kompliziert geworden, dass Personalsachbearbeiter immer häufiger Schwierigkeiten damit haben, komplexe Entgeltabrechnungen manuell nachzurechnen. Diese Entwicklung nimmt Jahr um Jahr zu. Insofern verfolgen wir die Entwicklung auf dem Markt mit Interesse — und Konkurrenz belebt je bekanntlich das Geschäft.

Kommen wir zum unumgänglichen Thema künstliche Intelligenz: Wird die fortschreitende Perfektionierung beispielsweise neuronaler Netze nicht dazu führen, dass die Entgeltabrechnung in absehbarer Zeit komplett automatisiert ist und überhaupt keine Menschen mehr braucht? Und wäre dies vor dem Hintergrund des akuten Fachkräftemangels gerade im Bereich der Entgeltabrechnung nicht sogar wünschenswert?

Bei der komplizierten deutschen Entgeltabrechnung ist das kaum vorstellbar. Denkbar wäre dies — wenn überhaupt — höchstens in Ländern mit einer sehr einfachen Brutto-Netto-Findung. Hinzu kommen die vielen Ausnahmefälle jenseits eines ohnehin schon komplizierten Standards, da braucht es schlicht Experten aus Fleisch und Blut.

Die Komplexität der Entgeltabrechnung nimmt insbesondere seitens gesetzlicher und weiterer Vorgaben zu. Sehen Sie ein Ende der Fahnenstange oder glauben Sie, es wird in Zukunft noch komplizierter?

Die Anforderungen werden aufgrund gesetzlicher und weiterer Vorgaben ständig zunehmen. Aktuell steht das Thema „A1-Bescheinigung“ an. Im nächsten Jahr wird „BEA“ zur Pflicht (Bescheinigungen elektronisch annehmen). Die Unternehmen müssen dann folgende Bescheinigungen digital — und direkt aus ihrer Entgeltabrechnungssoftware heraus — an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln: Arbeitsbescheinigung, EU-Arbeitsbescheinigung und Nebeneinkommensbescheinigung. Mittelfristig folgt dann „OMS“ (Optimierte Meldeverfahren in der Sozialversicherung), der Nachfolger von „Elena“ (Elektronischer Einkommensnachweis). Sie sehen, einfach geht anders.

Zum Abschluss eine private Frage: Für welche Dinge neben der Entgeltabrechnung begeistern Sie sich noch?

Meine Familie und meine Kinder stehen natürlich im Mittelpunkt meines privaten Lebens. Als Bremer mit Fußballleidenschaft bin ich zudem durch und durch Fan des SV Werder Bremen. Außerdem habe ich aufgrund der Ortsnähe auch eine spezielle Verbindung sowohl zum FC Oberneuland als auch zum Golf Club Oberneuland — bei beiden treten wir als Bremer Rechenzentrum gerne unterstützend als Sponsor auf.