Das müssen Sie jetzt beachten : Wichtige Jahresabschlussarbeiten
Alle Jahre wieder das Gleiche. In den Lohnbüros geht es zum Jahreswechsel hoch her. Unter anderem müssen die Mitarbeiter in den Personalabteilungen spätestens bis zum 29.02.2020 (weil 2020 Schaltjahr, ansonsten 28.02.) die elektronische Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr 2019 erstellen. Außerdem müssen Sie prüfen, ob Ihr Betrieb eine Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabe entrichten muss. Viel Arbeit steht in diesen Wochen also an. Nachfolgend verraten wir Ihnen, welche Abschlussarbeiten Sie hinsichtlich der Lohnsteuer und der Sozialversicherung zum Jahreswechsel erledigen müssen.
Nach dem Willen des Gesetzgebers sollten alle Arbeitgeber in ihrem Betrieb schwerbehinderte Menschen einstellen. So besteht für alle Betriebe die Verpflichtung, eine bestimmte Mindestanzahl an Beschäftigungsverhältnissen an schwerbehinderten Menschen zu vergeben. Allerdings müssen nur die Betriebe eine gewisse Anzahl an schwerbehinderten Menschen beschäftigen, die 20 und mehr Arbeitnehmer in ihrem Betrieb haben. Beschäftigen Sie in Ihrem Betrieb weniger als 20 Mitarbeiter, so sind Sie nicht verpflichtet, eine bestimmte Zahl an schwerbehinderte Menschen einzustellen. Stellen Arbeitgeber, die nach der gesetzlichen Quotenregelung dazu verpflichtet sind, nicht genügend oder überhaupt keine schwerbehinderten Menschen ein, so muss eine Ausgleichsabgabe entrichtet werden. Mit der Ausgleichsabgabe werden Hilfen für schwerbehinderte Arbeitnehmer finanziert. Jeder Arbeitgeber muss die Ausgleichsabgabe für seinen Betrieb selbst errechnen und der zuständigen Agentur für Arbeit melden.
Staffelung
Bei der Berechnung der Ausgleichsabgabe ist zu beachten, dass diese gestaffelt ist. Dabei errechnet sich die Abgabe nach dem Anteil der in einem Betrieb beschäftigten schwerbehinderten Arbeitnehmer im Verhältnis zur Gesamtzahl der im Unternehmen Beschäftigten. Es wird eine Beschäftigungsquote ermittelt. Die Beschäftigungsquote errechnet sich, indem aus den monatlichen Beschäftigtenzahlen ein Mittelwert im jeweiligen Kalenderjahr gebildet wird.
Die jährliche Ausgleichsabgabe beträgt je unbesetzten Pflichtarbeitsplatz:
❑ monatlich 125 Euro bei einer jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote von 3 Prozent bis weniger als 5 Prozent,
❑ monatlich 220 Euro bei einer jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote von 2 Prozent bis weniger als 3 Prozent und
❑ monatlich 320 Euro bei einer jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote von weniger als 2 Prozent.
Sonderregelungen
Für kleine und mittlere Betriebe sieht der Gesetzgeber Sonderregelungen vor. Arbeitgeber mit:
❑ jahresdurchschnittlich weniger als 40 Arbeitsplätzen müssen einen schwerbehinderten Menschen beschäftigen; sie zahlen je Monat 125 Euro, wenn sie diesen Pflichtplatz nicht besetzen;
❑ jahresdurchschnittlich weniger als 60 Arbeitsplätzen müssen zwei Pflichtplätze besetzen; sie zahlen 125 Euro, wenn sie weniger als zwei Pflichtplätze besetzen, und 220 Euro, wenn weniger als ein Platz besetzt ist.
Erhebung der Ausgleichsabgabe
Zuständig ist das Integrationsamt (§ 185 Abs. 1 Nr. 1 Sozialgesetzbuch — SGB — IX), ebenso für die Verwendung. Ausgenommen davon sind bestimmte Verwendungen:
❑ im Rahmen des Ausgleichsfonds, für den das Bundesministerium für Arbeit und Soziales zuständig ist, und
❑ zur Förderung der Teilhabe schwerbehinderter Menschen, die von den Agenturen für Arbeit wahrgenommen wird (§ 187 Abs. 1 Nr. 3 SGB IX in Verbindung mit SGB III).
Die Verpflichtung zur Zahlung einer Ausgleichsabgabe gilt sowohl für die privaten Arbeitgeber als auch für die Arbeitgeber der öffentlichen Hand. Das Gesetz berücksichtigt nicht, aus welchen Gründen der Arbeitgeber seiner Beschäftigungspflicht nicht nachgekommen ist, ob er daran ein Verschulden trägt oder nicht. Dieser kann sich also zum Beispiel nicht darauf berufen, dass ihm die Agentur für Arbeit keinen schwerbehinderten Menschen vermitteln konnte. Folglich gibt es auch nach dem Gesetz keine Möglichkeit zum Erlass oder zur Ermäßigung der Ausgleichsabgabe. Das gesetzgeberische Motiv für diese Regelung ist, dass jeder Arbeitgeber verpflichtet sein soll, einen Beitrag zur Teilhabe schwerbehinderter Menschen am Arbeitsleben zu leisten. Primär soll er dies dadurch tun, dass er einen bestimmten Prozentsatz seiner Arbeitsplätze für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen zur Verfügung stellt, in zweiter Linie dadurch, dass er als Ausgleich einen bestimmten Geldbetrag zur Förderung der Teilhabe schwerbehinderter Menschen leistet. Die Zahlung der Ausgleichsabgabe ist dabei jedoch kein Ersatz für die Erfüllung der Beschäftigungspflicht, worauf in § 160 Abs. 1 Satz 2 SGB IX ausdrücklich hingewiesen wird.
Kostenmäßiger Ausgleich
Die Ausgleichsabgabe soll in erster Linie einen kostenmäßigen Ausgleich gegenüber den Arbeitgebern schaffen, die ihre Beschäftigungspflicht erfüllen und denen daraus, zum Beispiel durch den gesetzlichen Zusatzurlaub und die behindertengerechte Ausstattung des Arbeitsplatzes mit technischen Arbeitshilfen, erhöhte Kosten entstehen (sogenannte „Ausgleichsfunktion“). Darüber hinaus soll die Ausgleichsabgabe Arbeitgeber anhalten, ihre Beschäftigungspflicht zu erfüllen (sogenannte „Antriebsfunktion“). Die vom Arbeitgeber selbst zu errechnende Ausgleichsabgabe ist in einer Summe bis spätestens 31.03.2020 für das Jahr 2019 an das Integrationsamt zu entrichten.
Veranlagung und Anzeigeverfahren
Die Berechnung der Ausgleichsabgabe erfolgt im Wege der Selbstveranlagung durch die Arbeitgeber mittels des offiziellen elektronischen Anzeigeverfahrens ELAN oder der von der Bundesagentur für Arbeit zur Verfügung gestellten Vordrucke:
❑ der Anzeige zur Ermittlung der Beschäftigungsdaten (§ 163 Abs. 2 SGB IX),
❑ dem Verzeichnis der schwerbehinderten Beschäftigten (§ 163 Abs. 1 SGB IX),
❑ der Aufstellung der in Abzug gebrachten Werkstattaufträge (§ 223 SGB IX).
Diese sind ebenfalls bis spätestens 31.03.2020, für das Jahr 2019 an die für den Hauptsitz des Arbeitgebers zuständige Agentur für Arbeit zu übersenden.
Lohnsteuerjahresausgleich des Arbeitgebers
Bis zum 31.12.2019, spätestens aber bis zum 29.02.2020 (nicht der 28.02., weil 2020 Schaltjahr) müssen Sie für alle Arbeitnehmer den Lohnsteuerjahresausgleich für das Jahr 2019 durchführen (§ 42b Einkommenssteuergesetz —EstG —). Der interne Lohnsteuerjahresausgleich muss durchgeführt werden, wenn am 31.12.2019 mindestens zehn Arbeitnehmer im Betrieb beschäftigt sind.
Der Arbeitgeber darf den Lohnsteuerjahresausgleich nicht durchführen, wenn unter anderem:
❑ der Arbeitnehmer es beantragt oder
❑ der Arbeitnehmer für das Ausgleichsjahr oder für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen V oder VI zu besteuern war oder
❑ der Arbeitnehmer für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen II, III oder IV zu besteuern war oder
❑ bei der Lohnsteuerberechnung ein Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag zu berücksichtigen war oder
❑ das Faktorverfahren angewandt wurde.
Check
Zu Beginn des neuen Jahres sollten Sie unbedingt prüfen, ob bestimmte Angaben in den Lohnkonten Ihrer Arbeitnehmer stehen. Dazu gehören unter anderem:
❑ Vor- und Nachname des Arbeitnehmers
❑ Wohnanschrift Ihres Mitarbeiters
❑ Geburtsdatum des Beschäftigten
❑ Beschäftigungsbeginn des Mitarbeiters
❑ Beschäftigungsende des Mitarbeiters, wenn die Tätigkeit im Jahre 2019 beendet wurde
❑ Name des Berufes, den er bei Ihnen ausgeübt hat
❑ Höhe des sozialversicherungspflichtigen Bruttolohns bzw. Bruttogehalts
❑ Anzahl der Sozialversicherungstage
❑ Namen der zuständigen Einzugsstelle (gesetzliche Krankenkasse)
❑ jeweilige Beitragsgruppe
❑ Personengruppe (z. B. „101“ = versicherungspflichtiger Arbeitnehmer, „102“ = Auszubildender, „105“ = Praktikant, „106“ = Student etc.)
❑ Kennzeichnung der Elterneigenschaft (Zuschlag für Kinderlose in der gesetzlichen Pflegeversicherung)
❑ Bezug von Kurzarbeiter- oder Saison-Kurzarbeitergeld
Checkliste
Nachfolgend geben wir Ihnen einen kurzen Überblick, welche Aufgaben in den Lohn- bzw. Steuerbüros zum Jahreswechsel 2019/2020 unbedingt erledigt werden müssen:
Ulrich Frank
Sozialversicherungsfachwirt und Wirtschaftsjournalist