Der Steuerberater empfiehlt: betriebliche Veranstaltungen : AB WANN MUSS VERSTEUERT WERDEN?
Das Vergnügen bei betrieblichen Veranstaltungen
Nicht nur in Lohnsteueraußenprüfungen wird immer wieder über betriebliche Veranstaltungen und insbesondere deren steuerliche Behandlung diskutiert. Dies gilt insbesondere für Veranstaltungen, an denen neben Arbeitnehmern auch Geschäftspartner teilnehmen. Hat die Veranstaltung (noch) einen fachlichen Hintergrund? Oder überwiegt der gesellschaftliche Charakter, das Vergnügen, bei dieser Veranstaltung? Häufig liegt eine gemischte Veranlassung vor.
Für die Unternehmen steht üblicherweise das geschäftliche Interesse im Vordergrund. Ein guter Umgang mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern ist wichtig und fördert die Bindung zum Unternehmen. Das Finanzamt sieht dies jedoch häufig anders. Danach wird bei Veranstaltungen, die (auch) dem Vergnügen und dem gemeinschaftlichen Miteinander dienen, in vielen Fällen eine steuerpflichtige Zuwendung gesehen.
Was ist bei dieser Thematik zu beachten und wie ist die Versteuerung vorzunehmen?
Als gemischte Veranstaltung sind solche anzusehen, die sowohl Elemente einer beruflichen Veranstaltung — zum Beispiel mit betrieblich geprägten Schulungen und Vorträgen — als auch einer Veranstaltung mit geselligem Charakter enthalten.
Aus steuerlicher Sicht ist eine differenzierte Betrachtung erforderlich: Sind Aufwendungen eindeutig dem fachlichen Teil der Veranstaltung zuzuordnen? Dann sind diese aus dem Gesamtbetrag herauszurechnen. Eine Versteuerung ist weder hinsichtlich der Arbeitnehmer noch der Geschäftspartner vorzunehmen.
Aufwendungen, die eindeutig dem geselligen Teil der Veranstaltung zuzuordnen sind, sind nach den nachfolgenden Grundsätzen zu versteuern.
Für Arbeitnehmer gibt es seit vielen Jahren klare Regelungen für Betriebsveranstaltungen, die zuletzt zum 01.01.2015 angepasst wurden. Seitdem gilt — die Erfüllung der Anforderungen an eine Betriebsveranstaltung vorausgesetzt —, dass für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr je Arbeitnehmer ein Betrag in Höhe von 110 Euro pro Veranstaltung sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei bleibt. Wird der Freibetrag überschritten, ist lediglich der übersteigende Betrag bei der Berechnung der Lohnsteuer und der Sozialversicherung anzusetzen. Die steuer- und beitragspflichtigen Zuwendungen können nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit 25 Prozent pauschal versteuert werden. In diesem Fall sind die Zuwendungen sozialversicherungsfrei.
Aufwendungen, die auf die Teilnahme von Geschäftspartnern oder Arbeitnehmern verbundener Unternehmen sowie deren Begleitpersonen entfallen, gehören zu den Zuwendungen im Sinne des § 37b EStG und können mit 30 Prozent pauschal versteuert werden. Alternativ sind die Zuwendungen beim Empfänger individuell zu versteuern.
Und wie sieht es aus, wenn die Aufwendungen nicht eindeutig dem einen oder dem anderen Teil der Veranstaltung zuzuordnen sind? Diese sind im Wege einer Schätzung aufzuteilen, wobei als sachgerechter Aufteilungsmaßstab grundsätzlich das Verhältnis der Zeitanteile heranzuziehen ist, in dem die Veranstaltungsteile mit geselligem Charakter zu denen der reinen betrieblichen Ve r a n l a s s u n g stehen.
Bitte beachten: Ist eine Trennung des betrieblichen und des vergnüglichen Teils auch nach Abwägung aller objektiven Kriterien nicht möglich, ist eine Versteuerung des Gesamtbetrages vorzunehmen.
Veranstaltungen sind in jedem Fall mit einem großen Maß an Vorbereitung und Dokumentation verbunden.
Neben den beruflichen und den gesellschaftlichen Anteilen sowie den Kosten sind auch die Teilnehmer zu erfassen, damit eine korrekte steuerliche Behandlung erfolgen kann.