Digitalisierung : Sensible HR-Dokumente sicher digital versenden
Erstellen Sie Monat für Monat manuell mit viel Aufwand Hunderte von Bescheinigungen? Holen Sie Informationen für Einstellungs- und Änderungsprozesse manuell ein? Drucken und kuvertieren Sie eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente, um sie anschließend per Post an die Mitarbeitenden und Prozessbeteiligten zu versenden?
Viele Arbeitgeber haben durch die COVID-19-Pandemie Handlungsbedarf erkannt und nutzen die Situation, um die Einführung digitaler Lösungen voranzutreiben. So auch das Diakoniewerk Martha-Maria in Nürnberg. Es beschäftigt rund 4.000 Mitarbeitende und betreibt Krankenhäuser, Seniorenzentren, Bildungseinrichtungen und Hotels.
Das Diakoniewerk Martha-Maria arbeitet zielgerecht darauf hin, die HR-Prozesse einfacher und zeitsparender abzuwickeln. Alle Dokumente, die bisher für den anschließenden Versand gedruckt wurden, stehen den Mitarbeitenden nun als PDF-Datei über IncaMail zur Verfügung. Für die Freischaltung des digitalen Versands muss lediglich die Mail-Adresse der Mitarbeitenden in KIDICAP® erfasst werden. Wer nicht am IncaMail-Verfahren teilnimmt, erhält seine Gehaltsabrechnungen wie gewohnt physisch per Post.
Die Kombination aus IncaMail, KIDICAP® und weiteren Applikationen, wie die elektronische Personalakte von Swiss Post Solutions, bildet die optimale Voraussetzung für eine reibungslose, zukunftsorientierte und vor allem sichere Personalwirtschaft.
Mit IncaMail Zeit und Kosten sparen
Dank IncaMail versenden Sie mit einem Klick Gehaltsabrechnungen und andere HR-Dokumente sicher, verschlüsselt und nachweisbar direkt aus Ihrer HR-Software. Das zeitraubende Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren entfällt. Ihre Mitarbeitenden profitieren von einem einfachen, kostenlosen und ortsunabhängigen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen. Zahlreiche HR-Softwareanbieter wie SAP, Sage, Microsoft Dynamics usw. verfügen bereits über eine Schnittstelle zu IncaMail. Dadurch ist IncaMail schnell und einfach eingerichtet.
Auch für den Mail-Client
Der Versanddienst IncaMail kann mit wenig Aufwand auch in Outlook und alle anderen gängigen Mail-Clients integriert werden. Ihre Mitarbeitenden verfassen vertrauliche E-Mails mit und ohne Anhänge wie gewohnt in der Mail-Anwendung und verschicken sie mit einem Klick. So kommunizieren sie vertrauensvoll mit Partnern, Kunden und anderen externen Ansprechpersonen.
»Dank IncaMail konnten wir die Digitalisierung unserer HR-Prozesse wesentlich vorantreiben und die Effizienz beim Versand der Gehaltsabrechnungen steigern.«
Dr. jur. Tobias Mähner, Personalvorstand vom Diakoniewerk Martha-Maria
Swiss Post Solutions AG
Wilhelm-Binder-Straße 19
78048 Villingen-Schwenningen
Deutschland
incamail.de@swisspost.com
www.swisspost.de/incamail