Entgeltabrechnung zum Jahreswechsel : Reibungsloser Start ins neue Jahr
Nun ist es wieder so weit: Der Jahreswechsel steht bevor und schon jetzt stehen zahlreiche Aufgaben an. Für viele ist es eine sehr geschäftige Zeit, vor allem aber für die Entgeltabrechnung.
Viele Arbeitnehmer*innen sind sich oft nicht bewusst, welchen umfangreichen Aufgaben Entgeltabrechner*innen gegenüberstehen. Sie erhalten eine Entgeltabrechnung, und da ist vor allem der Auszahlungsbetrag von größter Bedeutung. Doch häufig bleibt unklar, welche Vielzahl an komplexen Schritten und Prüfungen hinter den Kulissen durchgeführt werden muss.
Und jetzt steht auch noch der Jahreswechsel an. Das bringt zahlreiche Aufgaben für die Entgeltabrechner*innen mit sich, die sorgfältig geprüft und durchgeführt werden müssen, um sicherzustellen, dass das neue Jahr reibungslos beginnt.
Doch welche Aufgaben genau stehen beispielsweise an?
Anpassung der Steuer- und Sozialversicherungswerte
Jedes Jahr aufs Neue entscheidet der Gesetzgeber über die neuen Sozialversicherungswerte, und auch die obersten Finanzbehörden der Länder geben den Programmablaufplan für die maschinelle Berechnung der vom Arbeitslohn einzubehaltenden Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und der Maßstabsteuer für die Kirchenlohnsteuer bekannt. Das führt grundsätzlich zu Änderungen in der Entgeltabrechnung und ändert den Auszahlungsbetrag der Arbeitnehmer*innen.
Prüfung der Krankenversicherungspflicht
Die Jahresarbeitsentgeltgrenze (auch Versicherungspflichtgrenze genannt) ist ein festgelegter Betrag, der das maximale Bruttoarbeitsentgelt innerhalb eines Jahres angibt, bis zu dem Arbeitnehmer* innen verpflichtet sind, in der gesetzlichen Krankenversicherung (KV) versichert zu sein. Die Prüfung obliegt der Arbeitgeberin/dem Arbeitgeber.
Demnach müssen Entgeltabrechner* innen jedes Jahr (sowie bei Beginn der Beschäftigung, Beginn einer Nebenbeschäftigung oder bei Entgeltveränderungen) diese Grenze prüfen. Dazu erfolgt durch eine Prognose nach der Dezember-Abrechnung des abgelaufenen Jahres eine Prüfung. Dabei wird nicht das bis dahin aufgelaufene sozialversicherungspflichtige Brutto betrachtet, sondern das laufende Entgelt des Dezember- Monats mit 12 multipliziert, zuzüglich regelmäßiger Einmalzahlungen für das vergangene Jahr (basierend auf dem Dezember-Wert) und der aktuellen Werte für das Folgejahr.
Diese Prognose wird mit der bisherigen und der neuen Jahresarbeitsentgeltgrenze verglichen.
Eine zum Prüfzeitpunkt festgestellte Versicherungspflicht in der Kranken- und Pflegeversicherung (PV) wird sofort festgestellt, Versicherungsfreiheit tritt frühestens im nächsten Jahr ein. Dies gilt selbst dann, wenn die Entgeltminderung vorübergehend oder befristet ist, außer bei sehr kurzer Dauer. Als „kurze Dauer“ kann keine starre Zeitgrenze festgelegt werden, sie wird aber in der Regel bei einer vorübergehenden Entgeltminderung von nicht mehr als drei Monaten angenommen. Um zur KV-Pflicht zu führen, muss eine Teilzeit-Vereinbarung für mehr als drei Monate oder unbefristet gelten. In der Regel kann erst nach mehr als drei Monaten wieder Vollzeitbeschäftigung vereinbart werden, und die resultierende KV-Freiheit tritt erst ab dem nächsten Jahreswechsel ein.
Arbeitnehmer sollten beim Wechsel zwischen KV-/PV-Pflicht/-Freiheit entsprechend informiert werden. Ein Arbeitnehmer, der im Jahr 2023 die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschritten hat und sie im Jahr 2024 nicht überschreiten wird, kann sich innerhalb von drei Monaten von der KV-Pflicht befreien lassen, gültig bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Entgeltveränderungen, die zum Prognosezeitpunkt (zum Beispiel zum Jahreswechsel) feststehen oder mit hinreichender Sicherheit absehbar sind, müssen berücksichtigt werden. Details dazu finden sich in den „Grundsätzlichen Hinweisen zur Versicherungsfreiheit von Arbeitnehmern bei Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze“ des GKV-Spitzenverbands vom 20.03.2019.
Prüfung der Umlagepflicht U1
Die Prüfung der Umlagepflicht U1 bezieht sich auf die Überprüfung, ob Arbeitgeber* innen verpflichtet sind, die Umlage U1 gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu entrichten. Die Umlage U1 betrifft die Erstattung von Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall und ist ein Bestandteil des Umlageverfahrens.
Zum Beginn eines neuen Kalenderjahres wird die Umlagepflicht festgelegt. Dazu muss jede Arbeitgeberin/jeder Arbeitgeber selbst prüfen, ob die Voraussetzungen zur Teilnahme am U1- Verfahren vorliegen. Die Arbeitnehmerzahl ist dabei entscheidend.
Es nehmen diejenigen Arbeitgeber*innen am Verfahren teil, die im vergangenen Kalenderjahr für einen Zeitraum von mindestens acht Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer* innen beschäftigt hatten. Sollte das Unternehmen aber nicht während des ganzen Vorjahres bestanden haben, würde das Unternehmen nur teilnehmen, wenn in der überwiegenden Anzahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt waren. Wiederum sind neu gegründete Unternehmen im laufenden Kalenderjahr nur beteiligt, wenn anzunehmen ist, dass die Zahl der Beschäftigten während der überwiegenden Kalendermonate des Kalenderjahres der Neueinrichtung 30 nicht überschreiten wird.
Durchführen des Lohnsteuer- Jahresausgleichs
Gemäß § 42b des Einkommensteuergesetzes (EStG) ist es Arbeitgeber* innen gestattet, den Lohnsteuer- Jahresausgleich für ihre Arbeitnehmer*innen durchzuführen. Arbeitgeber*innen haben das Recht, den Arbeitnehmer*innen, die während des vergangenen Kalenderjahres kontinuierlich in einem bestehenden Dienstverhältnis zu ihnen gestanden haben, die im Ausgleichsjahr einbehaltene Lohnsteuer zu erstatten, sofern diese den auf den Jahresarbeitslohn entfallenden Betrag der Jahreslohnsteuer übersteigt. Die Verpflichtung zur Umsetzung des Lohnsteuer- Jahresausgleichs besteht für Arbeitgeber*innen, wenn sie am 31.12. des Ausgleichsjahres mindestens zehn Arbeitnehmer beschäftigen.
Aber Achtung! Es gibt auch Ausnahmen, in denen Arbeitgeber*innen nicht berechtigt sind, den Ausgleich vorzunehmen.
Überprüfen Minijob und Übergangsbereich
Aufgrund der Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns ab 2024 ändern sich auch die Grenzen. Die neue Minijobgrenze liegt dann bei 538 Euro und demnach beginnt der Übergangsbereich ab 538,01 Euro bis 2.000 Euro. Entgeltabrechner sind also verpflichtet, zum Jahreswechsel die bestehenden Arbeitsverhältnisse zu prüfen, ob die neuen Regelungen eingehalten werden.
Schwerbehindertenausgleichsabgabe
Es ist notwendig, dass Unternehmen jährlich in einem Anzeigeverfahren bis spätestens 31.03. des Folgejahres Daten, die zur Überprüfung der Erfüllung ihrer Beschäftigungspflicht nötig sind, an die zuständige Agentur für Arbeit übermitteln. Die Abgabe selbst ist an das zuständige Inklusionsamt zu überweisen.
Grundsätzlich sind private und öffentliche Arbeitgeber*innen mit mindestens 20 Arbeitnehmern und höchstens 39 Arbeitnehmern gesetzlich verpflichtet, mindestens fünf Prozent ihrer Arbeitsplätze mit einem schwerbehinderten oder anderen anrechnungsfähigen Menschen zu besetzen. Wenn die Quote (Höhe ist davon abhängig, in welchem Umfang die Beschäftigungspflicht erfüllt wird) nicht erfüllt wird, muss die sogenannte Ausgleichsabgabe (monatlich) entrichtet werden. Viele Unternehmen unterschätzen diese Abgabe, denn sie kann bei Nichtbesetzung der Pflichtarbeitsplätze zu einer sehr hohen Ausgabe führen.
Ab 2024 gilt eine neue Stufe. Wenn keine Schwerbehinderten beschäftigt werden, beträgt die Abgabe 720 Euro. Hinweis: Abweichende Regelungen gibt es für Arbeitgeber*innen mit weniger als 40 Arbeitnehmer*innen.
Fazit
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Jahresabschlussarbeiten. Die oben aufgeführten Beispiele sind nur ein Bruchteil an Aufgaben, die wir zu erledigen haben. Als kleine Hilfe haben wir in einer Checkliste die wichtigen Jahresabschlussarbeiten auf den nachfolgenden Seiten für Sie zusammengestellt.
Janette Rosenberg