Aufbewahrungsfristen

Die nachfolgende Auflistung zeigt, welche Unterlagen aus dem Personal- und Abrechnungsbereich jetzt vernichtet werden können.

Hinweis: Die Aufbewahrungspflicht kann ausnahmsweise länger oder kürzer sein, beispielsweise wenn:

• in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen vorgesehen sind (z. B. sechs Jahre für Lohnkonten gemäß § 41 EStG);
• längere Fristen aufgrund besonderer gesetzlicher Vorgaben oder Verfahren erforderlich sind (z. B. offene Betriebsprüfungen oder laufende Rechtsstreitigkeiten).

Wichtig: Maßgebend für die Aufbewahrungsfrist ist stets die Funktion der Unterlage und nicht deren Bezeichnung

Zusätzlich ist die Verjährung eines Anspruchs von der Aufbewahrungsfrist zu unterscheiden. Auch wenn Unterlagen nach Ablauf der Frist vernichtet werden können, sollten offene Verjährungsfristen (z. B. nach BGB oder AO) berücksichtigt werden.

1. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre (bis 2014)

Abrechnungsunterlagen

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

Aktenvermerke (Bilanzunterlagen)

Ausgangsrechnungen

Außendienstabrechnungen

Bankbelege

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger

Belege (soweit Buchfunktion)

Bewirtungsunterlagen Bilanzen (Jahresbilanzen)

Dauerauftragsunterlagen

Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)

Eingangsrechnungen

Einheitswertunterlagen

Essensmarkenabrechnungen

Fahrtkostenerstattungsunterlagen

Geschäftsberichte

Geschenknachweise

Gutschriftsanzeigen

GuV-Rechnung

Handelsbriefe

Handelsbücher

Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz)

Investitionszulageunterlagen

Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

Kassenberichte, -bücher und blätter

Kassenzettel

Kontenpläne und -änderungen

Kontenregister

Kontoauszüge

Lagerbuchführungen

Lieferscheine

Lohnbelege

Lohnkonten

Magnetbander mit Buchfunktion

Nachnahmebelege

Nebenbucher

Quittungen

Rechnungen

Reisekostenabrechnungen

Reprasentationsunterlagen

Sachkonten

Saldenbilanz

Scheck- und Wechselunterlagen

Steuerunterlagen

Telefonkostennachweise

Verbindlichkeiten

Verfahrensdokumentation

Vermogensverzeichnisse

Versandunterlagen

Wertguthabenfuhrung

Zahlungsanweisungen

Zwischenbilanzen

2. Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre (bis 2018)

Abtretungserklarungen

Aktenvermerke (allgemein)

Altersversorgung (bAV)

Antrage auf AN-Sparzulage

Betriebsabrechnungsbogen

Betriebsprufungsberichte

Depotauszuge (soweit nicht Inventar)

E-Mails (steuerrelevant)

Finanzberichte

Gehaltslisten

Geschaftsbriefe

Handelsregisterauszuge

Jahresabschlusserklarungen

Mahnbescheide

Pfandungsunterlagen

Protokolle

Prozessakten

Schadensunterlagen

Schriftwechsel

Versicherungspolicen

Vertrage

VL-Unterlagen

Zeitkonten

3. Aufbewahrungsfrist: 2 Jahre (MiLoG, bis 2022)

Arbeitszeitnachweise nach § 16 Abs. 2 ArbZG

Mindestlohngesetz: Aufzeichnungen über die Arbeitszeit gem. § 17 MiLoG

Die Übersicht dient als Orientierungshilfe. Abweichungen können sich aus speziellen gesetzlichen Anforderungen oder laufenden Verfahren ergeben.

Die Aufbewahrungsfristen sind hier auch als PDF abrufbar.