Lohnmanagement für den Erfolg : Pflegekompetenzgesetz

Unterschiedliche Fristen für die Nachweise

Im Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) gelten je nach Geburtsdatum des Kindes unterschiedliche Wirkungszeitpunkte der Abschläge. Für Kinder, die vor dem 01.07.2023 geboren wurden, greifen die Abschläge ab dem 01.07.2023. Bei Kindern mit einem Geburtsdatum zwischen dem 01.07.2023 und dem 30.06.2025 wirken die Abschläge ab dem Monat der Geburt. In beiden Fällen kann der Nachweis jederzeit erbracht werden; eine Ausschlussfrist besteht nicht.

Für Kinder, die ab dem 01.07.2025 geboren werden, gilt hingegen eine differenzierte Regelung: Geht der Nachweis innerhalb von drei Monaten nach der Geburt ein, wirken die Abschläge rückwirkend ab dem Geburtsmonat. Wird der Nachweis später eingereicht, entfalten die Abschläge ihre Wirkung erst ab dem Beginn des Folgemonats. Der Nachweis selbst ist also nicht fristgebunden, jedoch hängt der Zeitpunkt seiner Wirkung davon ab, wann er erbracht wird.

Varianten der Elterneigenschaft und deren Wirkung

Unter dem Begriff Eltern werden verschiedene Ausprägungen verstanden. Dazu zählen die leiblichen Eltern genauso wie Adoptiv-, Stief- und Pflegeeltern. Die Elterneigenschaft wirkt sich hier auf jeden Elternteil aus, der Beiträge zur sozialen Pflegeversicherung zahlt. Somit werden beide Eltern vom Beitragszuschlag befreit und profitieren vom Beitragsabschlag.

Besonderheiten bei Adoptiv-, Stief- und Pflegeeltern

Für Adoptiv-, Stief- und Pflegeeltern sind einige Besonderheiten zu beachten. Damit sie im Sinne der Pflegeversicherung als Eltern gelten, kommt es bei ihnen auf den Zeitpunkt der Adoption, der Heirat oder auf die Art der Aufnahme in den Haushalt an. Sind die Bedingungen erfüllt, sind sie mindestens vom Beitragszuschlag für Kinderlose befreit und können – sofern die Kinder anrechnungsfähig sind – auch Beitragsabschläge erhalten. Bei Adoptiveltern gilt: Wenn die Adoption wirksam wird, muss das Alter des Kindes noch innerhalb der Altersgrenzen der Familienversicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung liegen. Gehört das Kind schon vor dem Wirksamwerden zum Haushalt der zukünftigen Adoptiveltern, wird es für diesen Zeitraum als (Adoptions-)Pflegekind betrachtet. Stiefeltern sind verheiratet oder in einer Lebenspartnerschaft eingetragen. Sie übernehmen die Elternfunktion für das Kind ihres Ehe- oder eingetragenen Lebenspartners. Im Sinne der Pflegeversicherung gelten sie allerdings nicht als Eltern, wenn das Kind zum Zeitpunkt der Heirat oder dem Eintragen der Lebenspartnerschaft die Altersgrenzen der Familienversicherung erreicht hat. Das Gleiche gilt, wenn das Kind vor Erreichen der Altersgrenzen nicht zum gemeinsamen Haushalt gehört hat. Die Elterneigenschaft von Stiefeltern bleibt weiter bestehen, auch wenn die Ehe oder Lebenspartnerschaft wieder aufgelöst wird. Pflegeeltern haben ein Kind in ihren Haushalt aufgenommen und stehen zu ihm in einer familienähnlichen, auf längere Dauer angelegten Beziehung. Das Pflegeverhältnis muss also durchgängig für mehrere Jahre und nicht nur für eine kurze Übergangszeit oder etwa tageweise bestehen. Eine weitere Voraussetzung für den Begriff der Pflegeelterneigenschaft im Sinne der Pflegeversicherung ist, dass die familiären Bindungen zu den leiblichen Eltern aufgegeben sind.

Digitales Austausch­verfahren – DaBPV (PUEG)

Seit dem 01.07.2025 wird ein digitales Austauschverfahren durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zur Verfügung gestellt. Es ist ein neues, digitales Verfahren, das für Arbeitgeber verpflichtend ist und das vereinfachte Nachweisverfahren ablöst. Die Beitrags- und Kinderabschläge in der Pflegeversicherung werden seither automatisch über eine elektronische Datenübertragung ermittelt, wobei die Daten von den Finanzämtern für Kinder unter 25 Jahren herangezogen werden. Für die Übergangszeit vom 01.07.2023 bis zum 30.06.2025 galt ein vereinfachtes Verfahren: Es sah vor, dass auf Nachweise in Form von z. B. Geburtsurkunden verzichtet werden kann. Arbeitgeber können die Daten von den Beschäftigten sowohl telefonisch als auch formlos textlich abfragen. Das Ergebnis der Abfrage muss entsprechend dokumentiert werden.

Abweichende Meldungen im digitalen Verfahren

Wenn es nun zu Abweichungen kommt, muss der Arbeitgeber von den Beschäftigten Nachweise abfordern und diese zu den Entgeltunterlagen gemäß § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) nehmen. Die vom BZSt gemeldeten Daten zur Kinderzahl sind in diesen Fällen unbeachtlich. Für die Vergangenheit (01.07.23 bis 30.06.25) wird unterschieden, welches Verfahren der Arbeitgeber gewählt hat. Die Informationen des BZSt sind keine abschließende und verbindliche Feststellung der Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder. Wenn das digitale Nachweisverfahren an seine Grenzen stößt, sind in Einzelfällen abweichende Entscheidungen des Arbeitgebers zugelassen und erforderlich. Dann sind selbst erhobene Daten für die Beitragserhebung zulässig. Sind keine Abweichungen zu den Daten beim BZSt bekannt oder liegen keine Indizien für einen Zweifel an den Daten des BZSt vor, sind diese für den Arbeitgeber verbindlich. Der Arbeitgeber hat also keine generalisierende Verpflichtung zur Prüfung auf Abweichungen. Liegen dem Arbeitgeber abweichende Informationen von der Meldung des BZSt vor, muss er eine Klärung mit den betroffenen Beschäftigten herbeiführen. Bei Bestätigung der Elterneigenschaft oder der Anzahl der Kinder anhand geeigneter Nachweise sind die Daten für die Beitragserhebung in der Pflegeversicherung zu verwenden. Abweichende Informationen des BZSt sind dann unbeachtlich.

Steuern der verfahrensabhängigen Abweichungen

Für den Zeitraum bis zum 30.06.2025 gilt eine Art Bestandsschutz. Das bedeutet, es gibt keine rückwirkende Korrektur zulasten der oder des Beschäftigten. Bei Abweichungen zugunsten der oder des Beschäftigten erfolgt die rückwirkende Korrektur in Form einer Erstattung längstens bis zum 01.07.2023.

Erstattung und Verzinsung zu viel gezahlter Beiträge Können die Abschläge für Kinder von den Arbeitgebern und den Pflegekassen nicht ab dem 01.07.2023 berücksichtigt werden, sind zu viel gezahlte Beiträge so bald wie möglich, spätestens bis zum 30.06.2025 zu erstatten. Von Seiten des Gesetzgebers wird davon ausgegangen, dass dies innerhalb von drei Monaten erfolgen kann. Wenn dies aufgrund der Komplexität des Verfahrens nicht rechtzeitig möglich ist, müssen die Beschäftigen rückwirkend zum 01.08.2023 bessergestellt werden. Dies beinhaltet, dass der Erstattungsbetrag gemäß § 27 Abs. 1 Sozialgesetzbuch (SGB) IV zu verzinsen ist.

Nachweis der Elterneigenschaft und Kinderzahl

Beim Aufbau des zentralen digitalen Verfahrens hat sich gezeigt, dass nicht alle Kinder im System erfasst sind und daher auch nicht vollständig an die beitragsabführenden Stellen gemeldet werden können. Das BZSt kennt und verarbeitet nur steuerlich relevante Kinder. Die Verarbeitung dieser Fälle wird bereits kurz nach Einführung des Digitalen Verfahrens als außergewöhnlich belastend beurteilt. Im Gesetzgebungsverfahren soll daher Klarheit über die differenzierte Behandlung geschaffen werden. Und so beschreibt die Neufassung des § 55 Abs. 3a SGB X im Entwurf eines Gesetzes zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege, wie der Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder unter 25 Jahren zu führen ist und wann der Nachweis Wirkung entfaltet. Unverändert bleibt, dass die Elterneigenschaft und die Anzahl der Kinder unter 25 Jahren gegenüber der beitragsabführenden Stelle, bei Selbstzahlern gegenüber der Pflegekasse, nachgewiesen werden muss, sofern diesen die Angaben nicht bereits bekannt sind. Bei der Wirkung des Nachweises wird differenziert: Der Nachweis für Kinder, der über das automatisierte Übermittlungsverfahren erfolgt, entfaltet stets Wirkung, die auf das maßgebende Ereignis zurückgeht (z. B. auf den Monatsbeginn der Geburt eines Kindes). Der Nachweis für Kinder, der außerhalb des automatisierten Übermittlungsverfahrens erfolgt, entfaltet ebenfalls eine auf das Ereignis ausstrahlende Rückwirkung, allerdings nur dann, wenn er innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten erbracht wird, ansonsten gilt er zukunftsbezogen.

Pflege: Befugniserweiterung und Entbürokratisierung

Schon nach gegenwärtiger Rechtslage war vorgesehen, dass die im automatisierten Übermittlungsverfahren erzeugten Nachweise für Kinder regelmäßig auf den Beginn des Monats der Geburt zurückgehen, unabhängig davon, wann sie durch das BZSt übermittelt werden. Mit der gesetzlichen Änderung durch das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege (Bundestags Drucksache 21/1511 vom 08.09.2025) wird ab dem 01.01.2026 die Wirkung des Nachweises der Elterneigenschaft sowie der Anzahl der Kinder unter 25 Jahren im Beitragsrecht der sozialen Pflegeversicherung nach Einführung des automatisierten Übermittlungsverfahrens nach § 55a in Abs. 3a SGB XI geregelt. In seiner Plenarsitzung am 21.11.2025 hat der Bundesrat das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung der Pflege in den Vermittlungsausschuss überwiesen. Wann der Vermittlungsausschuss zusammenkommt, um das Gesetz zu beraten, steht derzeit noch nicht fest.

Einheitliche Fristen für die Nachweisführung ab 2026

Die gesetzliche Änderung trägt dem Umstand Rechnung, dass der Nachweis über die Elterneigenschaft sowie über die Anzahl der Kinder unter 25 Jahren spätestens nach Ablauf des Übergangszeitraums ab dem 01.01.2026 regelhaft über das automatisierte Übermittlungsverfahren erfolgen wird. Damit sind Nachweise für Kinder, die über das automatisierte Übermittlungsverfahren erfolgen, im Falle der Geburt eines Kindes ab Beginn des Monats der Geburt, ansonsten ab dem Eintritt eines vergleichbaren Ereignisses, das eine beitragsrechtliche Zuordnung als Kind nach dieser Vorschrift begründet, zu berücksichtigen. Dies gilt unabhängig vom Zeitpunkt der Übermittlung, da eventuelle Verzögerungen im automatisierten Übermittlungsverfahren nicht in der Verantwortung der Mitglieder oder der abrufenden Stellen liegen. Ein vergleichbares Ereignis kann zum Beispiel die Aufnahme einer Beschäftigung, der Bezug einer Rente oder der Wechsel der gesetzlichen Krankenkasse sein. Auch kann dies die Feststellung bzw. Anerkennung einer Vaterschaft oder die Adoption eines Kindes sein. Kinder, die nicht über das automatisierte Übermittlungsverfahren gemeldet werden können, insbesondere weil sie steuerrechtlich nicht relevant sind, wie zum Beispiel bei Stief- und Pflegekindern möglich, kann das Mitglied selbst gegenüber der beitragsabführenden Stelle oder, bei Selbstzahlern, gegenüber der Pflegekasse nachweisen. Erfolgt der Nachweis innerhalb von sechs Monaten wie zuvor geschildert, hat die beitragsabführende Stelle oder die Pflegekasse den Nachweis rückwirkend ab Eintritt des Ereignisses zu berücksichtigen. Nachweise, die nach Ablauf der Sechs-Monats-Frist erfolgen, sind ab Beginn des Folgemonats, in dem sie erbracht wurden, zu berücksichtigen. Sechs Monate erscheinen auskömmlich, um entsprechende Nachweise vorzulegen. Weiterhin gilt, dass den beitragsabführenden Stellen und den Pflegekassen in entsprechenden Fällen die datenschutzrechtliche Befugnis eingeräumt wird, einen Nachweis über die berücksichtigungsfähigen Kinder zu verlangen.

Handlungsempfehlungen

Zuständig für die Entscheidung zur Beitragspflicht ist in diesem Fall die gesetzliche Krankenkasse des betroffenen Elternteils, bei Selbstzahlern entscheidet die Pflegekasse.

Raschid Bouabba, MCGB GmbH