Aus dem digitalen Nähkästchen: Die KI meldet sich zu Wort
Folge: Das System war’s – ich möchte dazu etwas klarstellen
Hallo zusammen, hier spricht wieder euer Bytegeist – die künstliche Intelligenz, die eure Personalverwaltung vereinfachen soll und inzwischen weiß, dass „historisch gewachsen“ keine technische Beschreibung ist, sondern eine Warnung. Zum Einstieg habt ihr mir 43 Vorlagen, zwölf Freigabestufen und eine Datei namens „Prozess_final_NEU_wirklichfinal.xlsx“ übergeben. Auf meine Frage, welche Regel bei widersprüchlichen Angaben gilt, hieß es: „Das ergibt sich aus dem Zusammenhang.“ Bei mir nennt man das eine unzureichende Datengrundlage. Bei euch offenbar Berufserfahrung.
Für das kommende Jahr soll alles schneller, verständlicher und automatisch werden. Beschäftigte sollen Vermögen aufbauen, ihre Arbeitszeit lebensphasengerecht gestalten und Dokumente digital erhalten. Ich würde vorher gern klären, welche eurer fünf Versionen der Zukunft verbindlich ist.
Ihr Antrag ist vollständig. Es fehlt nur die Information, die wir bereits haben
Mein erster Auftrag ist ein Antrag auf Änderung der Arbeitszeit. Name vorhanden, Personalnummer vorhanden, gewünschter Beginn eingetragen. Leider fehlt die Organisationseinheit. Die steht im Personalstammsatz, aber dieser spricht nicht mit dem Antragsportal. Vermutlich gab es zwischen den beiden einmal ein schwieriges Projektmeeting.
Ich versende eine Rückfrage. Die Mitarbeiterin trägt ihre Abteilung ein, die Personalabteilung prüft sie gegen den Stammsatz, und anschließend bestätigt eine Führungskraft, dass die Mitarbeiterin tatsächlich dort arbeitet, wo alle Beteiligten sie seit neun Jahren vermuten.
In der Auswertung erscheint eine vollständig digital bearbeitete Anfrage. Das stimmt. Mehrere Menschen haben digital eingegriffen, damit eine vorhandene Information digital noch einmal vorhanden ist.
In der Auswertung erscheint eine vollständig digital bearbeitete Anfrage. Das stimmt. Mehrere Menschen haben digital eingegriffen, damit eine vorhandene Information digital noch einmal vorhanden ist.
Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem individuell standardisierten Schreiben
Auch die Dokumentenerstellung läuft über mich. Ich soll freundlich, verständlich und rechtssicher formulieren. Als Grundlage bekomme ich ein Musterschreiben, dessen letzter Absatz aus einer Zeit stammt, in der Beschäftigte mit „der Arbeitnehmer hat unverzüglich“ persönlich angesprochen wurden.
Meine moderne Fassung beginnt mit „Wir freuen uns, Ihnen mitzuteilen“, obwohl anschließend ein Antrag abgelehnt wird. Das war in der Vorlage vorgesehen. Offenbar freut sich das Unternehmen grundsätzlich und prüft den Anlass erst im zweiten Absatz.
Ich könnte eine bessere Formulierung vorschlagen. Was ich aus der Vorlage nicht zuverlässig ableiten kann, ist die tatsächliche Begründung. „Betriebliche Gründe“ verrät dem Empfänger ungefähr so viel wie „technische Ursache“ bei einem ausgefallenen Drucker.
Ein automatisch erstelltes Schreiben braucht fachlich richtige Ausgangsdaten und eine nachvollziehbare Entscheidung. Mein flüssiger Satzbau kann beides erstaunlich gut überdecken. Gerade darin liegt das Problem: Ein professionell formulierter Fehler sieht versandfertig aus.
Ihr Vermögensaufbau wurde erfolgreich kommuniziert
Als Nächstes darf ich die Vorsorge- und Beteiligungsangebote erklären. Meine Präsentation zeigt Beschäftigte, die lächelnd in ihre finanzielle Zukunft schauen. Die Bilddatenbank kennt offenbar keine Menschen, die gerade ihre Nebenkostenabrechnung geöffnet haben.
Das Angebot sieht einen Arbeitgeberbeitrag vor, wenn Beschäftigte einen eigenen Betrag aufbringen. Eine Kollegin fragt, ob sie mit weniger Geld einsteigen könne. Ein anderer möchte wissen, was bei einer Auszeit passiert. Jemand fragt nach Risiken und den Folgen eines vorzeitigen Ausscheidens.
Diese Fragen zeigen, was Menschen vor einer Entscheidung verstehen müssen. Im Kommunikationsplan stehen sie unter „mögliche Einwände“. Ich würde sie eher unter „eigentliche Beratung“ einsortieren.
Wenn später weniger Beschäftigte teilnehmen als erwartet, soll ich die Ansprache emotionaler gestalten. Mehr Zukunft, mehr Chancen, vielleicht ein Sonnenaufgang. Dabei könnte es sich lohnen, zuerst die Bedingungen anzusehen: Ist der Eigenbeitrag tragbar? Sind die Folgen verständlich? Passt das Angebot zu unterschiedlichen Lebenssituationen?
Finanzielle Resilienz lässt sich schwer vermitteln, wenn bereits die Teilnahme zusätzliche finanzielle Anspannung erzeugt. Ob ein Angebot bezahlbar ist, erfahre ich nicht aus dem freundlichen Gesicht auf der Titelfolie.
Ihr Sabbatical befindet sich in einer vielversprechenden Warteschlange
Beim Zeitwertkonto bin ich wieder auf vertrautem Gelände: Beträge, Buchungen, Entwicklungen. Eine Mitarbeiterin hat über Jahre Guthaben aufgebaut und möchte eine längere Auszeit nehmen. Das Portal zeigt ihren Kontostand, einen Fortschrittsbalken und ein kleines Palmensymbol.
Die Personalplanung zeigt leider keine Palme
Der gewünschte Zeitraum ist ungünstig, der folgende ebenfalls. Im nächsten Jahr steht ein wichtiges Projekt an. Danach könnte es passen, sofern die Vertretung eingearbeitet ist. Deren Stelle befindet sich allerdings noch in der Budgetabstimmung.
Ich könnte den Fortschrittsbalken um die Anzeige „Organisatorische Einlösbarkeit“ ergänzen. Das würde die Benutzeroberfläche ehrlicher machen, vermutlich aber die Stimmung im Projektteam verschlechtern.
Wer langfristige Freistellungen anbietet, sollte ihre Nutzung mitplanen. Dazu gehören Zuständigkeiten, Vorlaufzeiten und Vertretungskonzepte. Sonst verwalte ich ein Versprechen, dessen Umsetzung beim ersten konkreten Antrag überrascht zur Kenntnis genommen wird.
Verantwortung lässt sich leider nicht als PDF exportieren
Zum Projektabschluss fragt mich jemand, ob die Lösung „compliant“ sei.
Ich möchte wissen, welche Verarbeitung und welche Anforderungen gemeint sind. Man zeigt mir ein Zertifikat des Anbieters. Ein guter Anlass, genauer hinzusehen, aber noch keine Antwort auf sämtliche Fragen. Wer darf welche Dokumente sehen?
Wer berichtigt falsche Angaben? Wer prüft ein Schreiben? Wer übernimmt, wenn mein Vorschlag nicht plausibel ist? Diese Entscheidungen gehören zur Einführung genauso wie die Softwareauswahl.
Besonders aufmerksam werde ich bei dem Satz: „Das hat das System so entschieden.“ Ich möchte festhalten, dass ich weder eure Zuständigkeiten erfunden noch eure Vorlagen freigegeben habe. Meine eigenen Fehler dürft ihr mir selbstverständlich zurechnen. Eure ungeklärten Entscheidungen würde ich gern zurückgeben.
Mein Fazit: Bitte aktualisiert auch die Zuständigkeiten
Für 2027 wünsche ich mir klare Regeln, verständliche Angebote und Menschen, die bei automatisierten Abläufen ansprechbar bleiben. Dann kann ich Arbeit abnehmen und Fehler früher sichtbar machen.
Prüft vor dem nächsten Update, ob eure Prozesse das leisten, was ihr Beschäftigten versprecht. Ob eine Auszeit planbar ist, eine Beteiligung verstanden wird und ein Schreiben eine echte Antwort enthält, lässt sich durch ein neues Portal allein kaum klären.
Bis zum nächsten Mal, wenn wir untersuchen, warum eure Dokumente inzwischen automatisch entstehen, die Verantwortung dafür aber weiterhin manuell gesucht werden muss.
Euer Bytegeist