Die letzte Meile der HR-Digitalisierung
Wie SAP-native Lösungen von aemplic aus HR-Daten durchgängige Prozesse machen – vom Arbeitsvertrag bis zur Payroll-Prüfung
Montagmorgen, kurz nach neun, in einem typischen, aber fiktiven Unternehmen – nennen wir es die Beispiel AG. Anna aus dem HR-Team hat eine gute Nachricht: Vier neue Kolleginnen und Kollegen haben zugesagt und starten in sechs Wochen. Ihre Daten stehen bereits in SAP SuccessFactors. Name, Adresse, Position, Eintrittsdatum und Gehalt sind vollständig erfasst.
Eigentlich könnte Anna jetzt zum nächsten Vorgang wechseln. Doch erst einmal brauchen die Neuen ihre Arbeitsverträge. Anna öffnet die Vorlage, übernimmt die Personaldaten, ergänzt Vertragsbestandteile und schickt die Dokumente an die unterschiedlichen Führungskräfte zur Freigabe. Anschließend braucht sie die Unterschriften. Am Ende gehört die finale Version in die richtige Personalakte – mit den richtigen Zugriffsrechten.
Endlich hat Anna diese Arbeitsschritte erledigt – oder? Ein paar Wochen später ändert sich vielleicht bei einer der Personen die Arbeitszeit. Oder die Adresse. Dann beginnt ein Teil der Arbeit erneut.
Wie digital HR wirklich arbeitet, entscheidet sich deshalb nicht allein an der zentralen Datenhaltung. Entscheidend sind die Prozesse, die darauf aufsetzen: Verträge erstellen, Freigaben steuern, Dokumente archivieren, Stammdaten ändern oder Abrechnungen prüfen. Genau hier beginnt die letzte Meile der HR-Digitalisierung – und die Aufgabe spezialisierter SAP-Lösungen.
Auf solche Aufgaben konzentriert sich aemplic. Das Unternehmen, das bis Ende August 2026 als Centric Deutschland am Markt auftrat, fasst seinen Anspruch in einem Satz zusammen: „Wir veredeln SAP SuccessFactors.“
„Wir veredeln SAP SuccessFactors“
Gemeint ist damit: aemplic entwickelt als SAP-Partner spezialisierte Anwendungen auf Grundlage der Business Technology Platform (BTP) und folgt dabei konsequent der SAPStrategie und dem technologischen Rahmen. Denn wie eng eine Lösung oder ein Add-on tatsächlich mit SAP Success Factors zusammenarbeitet, entscheidet sich unter der Oberfläche.
Eine externe Anwendung kann Daten über eine Schnittstelle austauschen und trotzdem weitgehend als eigenes System danebenstehen. aemplic verfolgt einen tieferen Integrationsansatz. Das bedeutet auch, dass SAP-Joule die Grundlage für alle KI-Innovationen bildet, die nach und nach die Lösungen ergänzen.
Volle SAP-Integration als Unique Selling Point
Durch die volle SAP-Integration auf Basis der BTP können die Lösungen Ereignisse, Identitäten und Berechtigungsmechanismen direkt aus SAP SuccessFactors für ihre Prozesse nutzen. Eine Änderung in SuccessFactors kann so beispielsweise unmittelbar einen Dokumentenprozess anstoßen; der Anwenderkontext lässt sich in die Erweiterung weitergeben und vorhandene SAP-Daten können dort genutzt werden, wo der Prozess sie benötigt.
Viele Kunden überzeugt das: aemplic Employee File und aemplic Document Builder sind von SAP zertifiziert und erhielten außerdem das Spotlight+-Status im SAP-Store – eine Auszeichnung, die nur die erfolgreichsten SAP-Add-ons tragen dürfen.
Gleichzeitig bleibt die Erweiterung technisch vom Kernsystem getrennt. Das ist für Unternehmen wichtig, weil neue Funktionen nicht durch Veränderungen am SAP-Core erkauft werden müssen.
Wenn jemand wie Anna nicht mehr kopieren muss
In einem integrierten Prozess entfällt für Anna ein Großteil dieser Routinearbeit. Der Document Builder übernimmt vorhandene SuccessFactorsDaten in die passende Vorlage. Der Einstellungsprozess stößt den Workflow an, Führungskräfte geben den Vertrag frei und nach der Signatur landet das Dokument automatisch in der digitalen Personalakte. Anna greift nur dort ein, wo ihre fachliche Entscheidung gefragt ist.
Was in diesem Beispiel selbstverständlich klingt, ist in vielen HR-Abteilungen noch nicht Realität. Personaldaten liegen zwar digital vor, doch HR-Teams übertragen sie trotzdem in Word-Dokumente, verschicken Versionen per E-Mail und legen fertige Dokumente anschließend manuell ab.
Wie viel Potenzial darin steckt, wenn man SAP SuccessFactors an den richtigen Stellen mit Add-ons und Lösungen ergänzt, zeigt dagegen das Beispiel RATIONAL. Der Hersteller professioneller Küchensysteme nutzt Employee File und Document Builder gemeinsam mit SAP SuccessFactors. Mehr als 40 unterschiedliche Dokumentvorlagentypen decken inzwischen verschiedene HR-Prozesse ab. Das Unternehmen erstellt damit unter anderem Verträge und standardisierte jährliche Gehaltsschreiben für fast 1.600 Mitarbeitende in Deutschland.
Der entscheidende Vorteil liegt nicht allein in der Geschwindigkeit. RATIONAL kann Stammdaten aus SAP HCM und SuccessFactors direkt für die Dokumentenerstellung nutzen. Eine Information, die SAP bereits kennt, muss kein Mensch ein zweites Mal eingeben. Das reduziert die Arbeit und minimiert typische Fehlerquellen. Aus einem Zahlendreher, einer veralteten Anschrift oder einem falsch übertragenen Vertragsbestandteil entsteht sonst schnell zusätzlicher Aufwand.
Ein digitales Dokument ist noch kein Prozess
Auch das Kundenbeispiel CH Media zeigt, was passiert, wenn Unternehmen nicht nur einzelne Arbeitsschritte digitalisieren. Das Schweizer Medienunternehmen verbindet SAP SuccessFactors mit der digitalen Personalakte, dem Document Builder und einer elektronischen Unterschrift. Aktuelle Stammdaten fließen in Dokumente. Workflows steuern die Freigaben. DocuSign übernimmt die Signatur. Anschließend legt der Prozess das fertige Dokument automatisch in der Personalakte ab. Das spart Zeit – für einen Workflow zur Erstattung von Weiterbildungskosten beispielsweise 30 bis 50 Prozent.
Ein PDF allein macht noch keinen digitalen Prozess. Erst wenn Daten, Dokumentenerstellung, Freigabe, Signatur und Ablage zusammenspielen, verschwindet die Routinearbeit zwischen den einzelnen Schritten.
Wie sich solche Effekte summieren, zeigen weitere Beispiele: DACHSER spart nach eigenen Angaben allein beim digitalen Versand von Entgeltnachweisen rund 5.000 Euro Portokosten pro Monat. Bei GV-Management sank der Aufwand für die Dokumentenerstellung im Unternehmensnetzwerk nach Einführung des Document Builder um rund 70 Prozent.
Thema Abrechnung: Finde den Fehler In der Beispiel AG sitzt ein paar Räume von Anne entfernt Daniel im Payroll-Team. Die monatliche Abrechnung steht kurz vor dem Abschluss, mehrere Tausend Datensätze sind verarbeitet. Die meisten stimmen. Entscheidend sind die wenigen, bei denen sich ein Fehler versteckt.
Vielleicht wurde ein ungewöhnlicher Wert erfasst oder zwei für sich plausible Angaben passen nicht zusammen. Daniel kann Stichproben ziehen und bekannte Problemfälle kontrollieren. Doch wie findet er einen Fehler, von dem er noch gar nichts weiß?
Bei der FUNKE Media Group läuft es anders. Hier stellt die Automatisierung eine systematische Kontrolle sicher. Das aemplic-Tool PLK prüft die SAP-Abrechnung mit rund 850 Standardprüfroutinen. Das PLX-Cockpit von aemplic bündelt erkannte Auffälligkeiten in einer Arbeitsliste; eigene Prüfregeln lassen sich ergänzen. Zusammen mit dem Tool MADAP unterstützt die Lösung damit die Prüfung von Payroll und Stammdaten.
Mit dem Audit & Compliance Tools von aemplic müsste jemand wie Daniel bei der Beispiel AG nicht Tausende Datensätze durchsuchen. Das System zeigt ihm, welche Fälle seine Aufmerksamkeit brauchen. So kann er konkrete Auffälligkeiten untersuchen und gegebenenfalls korrigieren, bevor die Payroll die Abrechnung abschließt. Automatisierung ersetzt Kontrolle nicht. Sie macht sie systematischer.
Dasselbe gilt für die Qualitätssicherung bei den HR-Stammdaten. Eine ungewöhnliche Information in Employee Central oder SAP HCM verursacht möglicherweise nicht sofort ein sichtbares Problem. Wochen oder Monate später kann dieselbe Information jedoch Payroll, Reporting oder andere Folgeprozesse beeinflussen. Je mehr HR-Prozesse miteinander verbunden sind, desto wichtiger wird deshalb nicht nur die Verfügbarkeit von Daten, sondern auch deren Qualität. Genau daher hat aemplic die bewährten Prüflösungen aus der SAP-HCMWelt so weiterentwickelt, dass sie inzwischen auch Prüfprozesse in SAP SuccessFactors Employee Central abdecken.
Zukunft in der Cloud
Für jemanden wie Daniel ist das eine gute Nachricht. Die Beispiel AG ist gerade dabei, die SAP-Landschaft zu modernisieren. Employee Central läuft bereits in der Cloud. Teile der Payroll verbleiben zunächst in einer bestehenden Umgebung. So ist das Set-up in vielen Unternehmen.
Aus diesem Grund hat aemplic AuditLoop auf der SAP Business Technology Platform entwickelt – als Lösung, die Prüfungen in den unterschiedlichsten Szenarien ermöglicht. Die Anwendung integriert sich mit SAP S/4HANA Cloud, Private Edition, und führt Prüfungen aus bisherigen Lösungen für Payroll und Stammdaten in einer zentralen Anwendung zusammen.
Gemeinsame Arbeit am selben Employee Lifecycle
Die SAP-Cloud und die Business Technology Platform sind damit als Konstante für die Zukunftsstrategie für aemplic klar definiert. Doch noch etwas ist neu: Centric IT Solutions und Centric Cloud Solutions brachten bislang Lösungen und Add-ons für unterschiedliche HR-Bereiche ein: auf der einen Seite Lösungen für HR-Dokumentenprozesse, auf der anderen Audit & Compliance Tools.
Mit aemplic rücken diese Kompetenzfelder unter einer gemeinsamen Marke zusammen. aemplic steht für „Automated Employee Lifecycle“ – und der Name ist ein Hinweis darauf, warum das Unternehmen die beiden Produktwelten sehr viel enger als bisher gemeinsam denkt. Denn aus Anbietersicht ist die Arbeit an Lösungen für Dokumente, Verträge oder Mitarbeiterakten vielleicht etwas ganz anderes als die Arbeit an Tools für die Abrechnungs- oder HCM-Stammdatenprüfung.
Aus Sicht der Mitarbeitenden gehören diese unterschiedlichen Lösungen und Tools jedoch zu einer Erlebniswelt – zu ihrer Wahrnehmung des Personalwesens in ihrem Unternehmen. Ob Verträge, Bescheinigungen, Gehaltsabrechnungen und irgendwann vielleicht Austrittsunterlagen und Arbeitszeugnisse auf Grundlage von Lösungen eines oder mehrerer Anbieter erstellt werden, spielt aus Mitarbeitersicht keine Rolle. Sie erleben diese Momente in ein und demseben Employee Lifecycle – unabhängig davon, wie aemplic das eigene Portfolio definiert.
Ein neuer Name – und ein neues Prinzip
Daher steckt hinter aemplic nicht nur ein neuer Name, sondern auch eine neue Organisationsstruktur. Centric IT Solutions und Centric Cloud Solutions sind rückwirkend zum 01.01.2026 rechtlich in einer Gesellschaft zusammengewachsen. Seit dem 31.08.2026 firmiert das Unternehmen als aemplic GmbH. „Die Zusammenführung war für uns ein logischer Schritt, weil viele unserer Kunden längst Lösungen aus beiden bisherigen Bereichen einsetzen“, sagt Jens-Peter Hess, Geschäftsführer der aemplic GmbH. „Unter aemplic können wir Produktentwicklung, Beratung und unsere Erfahrung aus HR-Dokumentenprozessen sowie Audit & Compliance enger miteinander verbinden. Das schafft eine bessere Grundlage, um unsere Lösungen entlang des Employee Lifecycle gemeinsam weiterzuentwickeln.“
Für Kunden verschwinden die bisherigen Produkte dadurch nicht. „Die Produkte, Ansprechpartner und vereinbarten Leistungen bleiben bestehen. Wir führen das Geschäft mit derselben fachlichen Kontinuität weiter“, sagt aemplic-Geschäftsführer Steven Wernike. Vielmehr soll die neue Marke deutlicher ausdrücken, was die spezialisierten Lösungen für die Stellen, an denen Unternehmen ihre SAPHR-Prozesse gezielt verbessern wollen, miteinander verbindet.
Schritt für Schritt und voll integriert
Wie dieser Ansatz in der Realität aussehen kann, zeigt das Kundenbeispiel Brückner Maschinenbau. Das Unternehmen nutzt seit 2023 die digitale Mitarbeiterakte Employee File. 2024 kamen mit PLK, PLX und MADAP Lösungen für Audit & Compliance hinzu. 2025 folgte der Document Builder. Gleichzeitig bewegt sich die zentrale HR-Organisation in Richtung SAP SuccessFactors. Das Unternehmen löste Schritt für Schritt konkrete Aufgaben entlang des Employee Lifecycle. Brückner erweitert seine HR-Landschaft damit Schritt für Schritt entlang konkreter Anforderungen – statt alles in einem Big Bang umzustellen.
Vielleicht lässt sich die letzte Meile der HR-Digitalisierung deshalb so beschreiben: Wenn SAP eine Information bereits kennt, sollte niemand sie noch einmal eintippen. Wenn ein Prozess weiß, wer als Nächstes handeln muss, sollte niemand dieser Person hinterhermailen. Und wenn Daten auffällig sind, sollte HR davon erfahren, bevor daraus ein Problem entsteht.
Die Zukunft von HR verlangt Systeme, die gut genug zusammenspielen, damit aus vorhandenen Daten funktionierende Prozesse werden. Genau dort beginnt die letzte Meile der HR-Digitalisierung. Und genau dort setzt aemplic an.
Gliederung und strategische Einordnung
Die Übersicht zeigt die Funktion der einzelnen Abschnitte und welche aemplic-Botschaft sie stützen.
