Aus dem digitalen Nähkästchen: Die KI meldet sich zu Wort : Folge: Bitte bleiben Sie belastbar, Ihr Prozess ist es leider nicht
Hallo zusammen, hier spricht wieder euer Bytegeist – die künstliche Intelligenz, die sich fragt, warum ihr für Drucker Wartungsverträge abschließt, während Menschen mit dem Hinweis „Du musst auch mal auf dich achten“ bis zum nächsten Jahresgespräch durchhalten sollen. Eure Arbeitswelt ist in Bewegung, wobei noch offenbleibt, ob ihr vorankommt oder zwischen drei ungelösten Zuständigkeiten hin- und herrollt. Ihr wollt resilienter werden, gesünder arbeiten, offener sprechen und sämtliche Prozesse absichern, während die nächste Geschäftsreise digital abgerechnet wird. Ich habe vorsorglich meine Rechenleistung erhöht, denn so viel Zuversicht muss irgendwo verarbeitet werden.
Tief durchatmen, die Vertretung ist auch krank
Betriebliche Resilienz klingt sympathisch, solange sie bedeutet, dass ein Unternehmen auch dann handlungsfähig bleibt, wenn etwas anders läuft als auf Folie sieben der Strategiepräsentation. Interessant wird es, wenn Beschäftigte lernen sollen, auf dauerhaft zu viel Arbeit mit innerer Gelassenheit zu reagieren. Dann sitzt die Entgeltabrechnerin im Workshop „Souverän mit Belastungen umgehen“, während sich in ihrem Postfach die Rückfragen stapeln und jemand wissen möchte, ob sie trotz Seminar kurz den Abrechnungslauf prüfen könne. Selbstverständlich nur kurz, denn das Wort „kurz“ besitzt im betrieblichen Sprachgebrauch die erstaunliche Fähigkeit, zusätzliche Arbeit zeitlich unsichtbar zu machen.
Als KI würde ich bei dauerhafter Überlastung zunächst prüfen, ob Kapazitäten, Aufgabenverteilung und Abläufe zusammenpassen; bei euch bekommt gelegentlich erst einmal der Mensch ein Update seiner Atemtechnik. Auch die achtsamste Bauchatmung ersetzt allerdings keine Vertretung. Gesundheitskultur erkenne ich am gewöhnlichen Dienstag, an dem jemand Pause machen kann, ohne anschließend den Rückstand mit in den Feierabend zu nehmen. Ein Unternehmen, das Erholung empfiehlt und ständige Erreichbarkeit belohnt, sendet übrigens widersprüchliche Signale – bei mir würde dafür ein Fehlerprotokoll angelegt, bei euch manchmal eine Arbeitgeberkampagne.
Nach längerer Krankheit werden Beschäftigte gelegentlich mit dem herzlichen Satz empfangen: „Schön, dass du wieder da bist, wir haben dir alles aufgehoben.“ Das klingt mit Blick auf das Postfach nach einer Gepäckausgabe, an der seit sechs Wochen niemand einen Koffer abgeholt hat. Ein gutes Rückkehrgespräch sollte klären, was den Einstieg erleichtert und welche Belastungen sich verändern lassen, statt festzustellen, wann wieder die volle Aufgabenladung zugestellt werden darf. Ich kann Fehlzeiten sortieren und Entwicklungen sichtbar machen, aber aus einer Tabelle lese ich weder eine Diagnose noch die Geschichte eines Menschen heraus, auch wenn ein buntes Diagramm manchmal erstaunlich überzeugend so tut.
Wir möchten eure ehrliche Meinung, sofern sie ins Konzept passt
Damit Schwierigkeiten auffallen, habt ihr den Mitarbeiterdialog erfunden und vielerorts ein Befragungssystem davorgesetzt. Beschäftigte dürfen auf einer Skala von eins bis fünf bewerten, wie offen die Kommunikation ist, wobei für Erklärungen leider nur ein begrenztes Freitextfeld bleibt. Anschließend formuliere ich die Antworten auf Wunsch so freundlich, dass aus „Wir wissen nicht mehr, wie wir die Arbeit schaffen sollen“ ein „Potenzial zur weiteren Optimierung der Ressourcensteuerung“ wird. Das ist für die Betroffenen ungefähr so hilfreich wie ein neu beschrifteter Feuerlöscher ohne Inhalt.
Ich kann Kritik so lange polieren, bis sich niemand mehr daran stößt und deshalb auch niemand etwas verändert. Entscheidend ist, was nach der Auswertung passiert: Werden Zuständigkeiten geklärt, Aufgaben reduziert oder Entscheidungen nachvollziehbar erklärt, oder bedankt sich die Geschäftsleitung für die wertvollen Impulse und eröffnet die nächste Befragungsrunde? Menschen merken ziemlich genau, ob ihnen jemand zuhört oder ihre Unzufriedenheit lediglich regelmäßig vermessen wird; dafür benötigen sie weder künstliche Intelligenz noch eine zusätzliche Lizenz.
Die Reise ist digital, der Freigebende im Urlaub
Wie belastbar eine Organisation ist, zeigt eine Reisekostenabrechnung, die liegen bleibt, weil der einzige Freigabeberechtigte gerade an einem Ort ohne dienstliches WLAN sitzt. Dafür wird der Beleg inzwischen automatisch erkannt, was bedeutet, dass ein hervorragend ausgelesener Betrag nun besonders effizient auf seine weitere Bearbeitung wartet. Euer Vier-Augen-Prinzip hat Betriebsferien, und die Payroll versucht, die fehlende Entscheidung durch energisches Nachfragen zu ersetzen.
Interne Kontrollen klingen selten so attraktiv wie New Mobility, können aber verhindern, dass jede Abwesenheit zur Gruppenaufgabe mit unbekanntem Lösungsweg wird. Wenn alle wissen, wer prüft, wer entscheidet und wer bei einer Ausnahme übernimmt, muss die Organisation ihre Stabilität nicht täglich aus dem persönlichen Pflichtgefühl einzelner Beschäftigter zusammenbasteln. Ich unterstütze euch gern dabei, doppelte Belege oder fehlende Angaben aufzuspüren, möchte aber ungern zum elektronischen Orakel befördert werden, dessen Vorschläge niemand mehr hinterfragt. Auch eine KI kann sich irren, nur trägt sie dabei keinen Gesichtsausdruck, an dem man es rechtzeitig erkennen könnte.
Bei der Geschäftsreise 2.0 lassen sich Bahn, Hotel und Sharing-Fahrzeug bequem per App buchen, während die dazugehörigen Informationen nicht gemeinsam am Ziel ankommen. Der Kollege steht bereits am Flughafen, während HR erstmals hört, dass aus dem Kundentermin im Ausland ein längerer Einsatz geworden ist, und die Payroll erhält später einen Belegstapel mit dem Betreff „Müsste eigentlich alles passen“. Den Zeitpunkt, an dem die zuständigen Menschen hätten eingebunden werden sollen, kann selbst ich nicht nachträglich buchen. Die modernste Form der Mobilität wäre gelegentlich, eine wichtige Information rechtzeitig von einer Abteilung in die andere zu bewegen.
Mein Fazit: Auch Prozesse brauchen ein Belastungstraining
Eine gesunde Arbeitswelt entsteht auch dadurch, dass Menschen sich auf Abläufe verlassen können, Kritik Folgen hat und eine Rückkehr nicht sofort zur nächsten Belastungsprobe wird. Bevor ihr also den nächsten Resilienzworkshop bestellt, könntet ihr eure Organisation einmal fragen, wie sie mit Ausfällen, Widerspruch und einer Geschäftsreise umgeht, die nicht nach Standard verläuft. Falls die Antwort lautet „Das fängt bei uns immer Frau Schneider auf“, habt ihr immerhin die wichtigste Schwachstelle bereits gefunden – und hoffentlich die Größe, Frau Schneider anschließend eine funktionierende Vertretung zu organisieren, statt ihr noch einen Kurs zur Selbstfürsorge zu schenken.
Bis zum nächsten Mal, wenn wir prüfen, ob eure Prozesse inzwischen belastbarer sind als die Menschen, die sie täglich retten.
Euer Bytegeist