Blog „Entgelt & Co.“ : Payroll 2026: Zwischen Technologie, Experience und Realität
Ich habe in den letzten Monaten viele Gespräche geführt. Mit Payroll-Verantwortlichen, HR-Leitungen, Beraterinnen, Softwareanbietern und Menschen, die tagtäglich dafür sorgen, dass Lohn und Gehalt korrekt, pünktlich und rechtssicher laufen. Und ich merke deutlich: Wir befinden uns nicht in einer Phase der Beruhigung nach dem Jahreswechsel. Die Belastung hat sich nicht aufgelöst, sie hat sich verlagert.
Payroll steht aktuell nicht unter akutem Fristendruck, sondern unter strukturellem Veränderungsdruck. Und genau das macht die Situation so anspruchsvoll.
KI wird operativ, nicht mehr nur strategisch
Ich nehme wahr, dass 2026 das Jahr ist, in dem künstliche Intelligenz (KI) im HR- und Payroll-Umfeld nicht mehr nur diskutiert, sondern tatsächlich eingesetzt wird. Nicht als Vision, sondern als Werkzeug im Alltag. KI unterstützt bei der Verarbeitung großer Datenmengen, der Erkennung von Abweichungen und auch der Automatisierung standardisierter Prozesse.
Gleichzeitig stelle ich fest: Je operativer KI wird, desto stärker rücken Fragen nach Verantwortung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit in den Fokus. Denn eine Abrechnung ist nicht nur korrekt oder falsch, sie muss erklärbar sein. Gegenüber Mitarbeitenden, Führungskräften und Prüfinstanzen.
Ich erlebe zunehmend, dass Payroll hier eine neue Rolle einnimmt: nicht mehr nur ausführend, sondern steuernd. Wer KI nutzt, muss verstehen, wie sie entscheidet und wo menschliche Kontrolle unverzichtbar bleibt.
Automatisierung entlastet, aber sie macht Schwächen sichtbar
Ich beobachte, dass viele Unternehmen auf Automatisierung setzen, um ihre Payroll-Teams zu entlasten. Das ist richtig und notwendig. Gleichzeitig zeigt die Praxis aber, dass Automatisierung das verstärkt, was bereits da ist. Saubere Prozesse werden effizienter.
Unklare Zuständigkeiten werden problematischer. Schwache Datenqualität wird zum echten Risiko.
Gerade in hybriden Arbeitsmodellen, bei flexiblen Arbeitszeiten und komplexen Beschäftigungskonstellationen stoßen Systeme schnell an Grenzen, wenn Governance und Fachlogik nicht mitgedacht wurden. Mein Eindruck ist klar: Technologie allein löst kein Problem. Sie zwingt Organisationen lediglich dazu, sich ehrlich mit ihren Strukturen auseinanderzusetzen.
Employee Experience beginnt nicht beim Benefit, sondern bei der Abrechnung
Ich halte es für einen wichtigen Perspektivwechsel, dass Payroll zunehmend als Teil der Employee Experience verstanden wird. Denn nichts wirkt so unmittelbar auf Vertrauen wie das eigene Gehalt.
Ich erlebe, dass Mitarbeitende heute transparente Abrechnungen erwarten, schnelle Antworten auf Rückfragen, funktionierende Self-Service-Lösungen und auch verlässliche Prozesse. Payroll ist damit nicht mehr unsichtbar. Sie wird spürbar. Und genau deshalb reicht es nicht mehr aus, „formal korrekt“ zu sein. Die Qualität der Payroll-Prozesse prägt das Erleben der Mitarbeitenden – jeden Monat.
Flexible Arbeit braucht flexible, aber stabile Payroll-Strukturen
Es ist deutlich zu sehen, wie stark sich Arbeitsmodelle verändert haben. Hybrid, remote, Teilzeit, neue Vergütungsmodelle – all das ist Realität. Für Payroll bedeutet das: mehr Varianten, mehr Sonderfälle, mehr Abstimmung. Gleichzeitig steigt der Anspruch, alles „einfach“ zu halten. Das ist kein Widerspruch, aber eine enorme Herausforderung. Payroll wird zunehmend zu einer infrastrukturellen Schlüsselrolle für moderne Arbeit. Sie verbindet Arbeitsrecht, Steuerrecht, Sozialversicherung, Technologie und Kommunikation. Wer das unterschätzt, zahlt später einen hohen Preis – organisatorisch wie menschlich.
Corporate Health Experience: Payroll wirkt stärker, als viele denken
Wenn über Corporate Health gesprochen wird, geht es oft um Maßnahmen, Programme oder Angebote. Aus meiner Sicht wird dabei etwas Entscheidendes übersehen: Payroll trägt direkt zur psychischen Sicherheit bei. Eine korrekte, transparente und verlässliche Abrechnung reduziert Stress. Fehler, Intransparenz oder verzögerte Klärungen erhöhen ihn massiv. Gerade in Zeiten hoher Belastung ist Payroll nicht neutral. Sie stabilisiert oder verunsichert.
Ich bin überzeugt: Die größte Veränderung betrifft nicht die Tools, sondern die Rollen.
Payroll braucht heute andere Kompetenzen als noch vor wenigen Jahren:
- technisches Verständnis,
- Prozessdenken,
- rechtliche Sicherheit,
- Kommunikationsfähigkeit
- und die Fähigkeit, mit Unsicherheit umzugehen.
Payroll entwickelt sich zur interdisziplinären Funktion. Das erfordert Investitionen in Systeme, aber vor allem in Menschen.
Fazit
Der Jahreswechsel liegt hinter uns.
Die eigentlichen Fragen liegen vor uns.
Payroll wird nicht einfacher.
Aber sie wird sichtbarer, relevanter und strategischer.
Ich glaube, es ist an der Zeit, Payroll nicht länger als „funktionierenden Hintergrundprozess“ zu betrachten, sondern als das, was sie ist: ein zentraler Stabilitätsfaktor für Unternehmen – wirtschaftlich, rechtlich und menschlich.
Nicht alles lässt sich sofort lösen. Aber vieles lässt sich klarer sehen, wenn wir anfangen, die richtigen Fragen zu stellen.
Und genau das sollten wir jetzt tun.
Janette Rosenberg